浅析如何做好档案管理工作

李佳媛

摘要：档案是一种原始记录，它见证各种事实关系，反映一个单位的历史面貌。界定归档范围和保管期限要根据各科室的具体情况、职能范围来决定，越详尽越好，就像一本说明书一样，以适用于我单位人员变化快的特点。档案信息化、一体化是新时代的特征。我们要加快知识结构的变化，要不断“充电”，不断补充“能量”，以求适应新时代的要求。

关键词：管理制度 业务素质 管理水平

一、档案管理存在的问题

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。

1.人事档案管理混乱。人事档案本身的缺陷就不断突出，非规范化的操作，致使档案的社会信度和效度大大降低，传统人事档案以控制人和制约人为根本出发点，强调的是“档随人走、人档不分”的封闭式管理，旧式的管理模式中涉及的是个人的思想品质、家庭背景、社会关系等方面的内容较多，涉及工作能力、专业特长的方面较少。重学历、轻能力、重历史、轻现实，档案材料收集不全、新材料补充不及时、不能反映个人的真实面貌，涂改和伪造的非法行为日益突出。传统人事档案缺乏行政控制，加深了行政的“随意性”。

传统的人事档案在某些时候成为了领导干部们压制人的一种手段，人事部门只管人，不管事，在管人的过程中，全凭领导干部的偏好来进行人事的裁定，而对“单位人”的品行和工作鉴定处于极度的信息不对称当中，更有甚者把称职写成不称职，把不称职写成称职，个人的随意性大，因此档案神圣化就变成了一种权力的象征，成为操纵人的一种手段，本身是属于“公权力”，现在变成了“私权利”，至于个人的思想品德，更是领导干部一人说了算，全凭领导的个人专断的“定性描述”，加深了行政的“随意性”。

2.管理人员配置不足。管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但是，由于人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。

3.人事档案的“克隆现象”严重。一个人在正常的情况下只有一份档案，重建档案的前提是档案的遗失或者损坏，如果在原有人事档案存在的前提下，只因为无法转档而重建档案，从严格意义上讲是违背人事档案原则的，有些人本想从正规的途径调走档案，但因为原单位不肯放人，不转档，新用人单位在“无奈良计”的条件下的缓兵之计，“档案克隆”的现象源于对高级人才的争夺战，普遍存在于事业单位的技术人才，为了留住人才，不惜作“克隆档案”，扰乱了档案管理的正常秩序。

二、建立健全档案管理制度

1.按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道运行。

2.档案管理人员的业务素质直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。

我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案：工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心，责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。

3.提高档案管理水平，强化服务。要进一步提高档案管理水平，必须贯彻档案的集中统一管理的原则，即要注意所藏档案门类齐全，又要注意档案的重要程度，使那些反映本部门主要职能活动的业务档案及反映重要活动的照片、录音带不同载体的档案，也能向本部门归档，实现集中统一管理。要强化服务意识，档案的收集、整理、抢救、保存这些基础工作是必要的，但目的是用档案为现代化建设服务，把死的东西变活，这也是档案工作的一项重要任务。

4.企业的不断改革和发展.档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路.使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。

5.建立完善网络档案管理。档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建設，有利于档案工作的顺利发展，还可以共享兄弟档案室的资料，为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时，要选拔那些网络技术基础好的工作人员，组成专门的指导与管理部门，以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。

结束语：综上所述，随着人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事档案存在内容失真、材料不全等问题。因此，要从根本上解决目前的人事档案管理问题，就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事档案管理新模式。endprint