浅论企业人力资源档案集成管理的作用

葛锦燕

摘要 现代企业基于人本管理理念，通过实施人力资源档案集成，创新驱动，能够有效促进档案管理由传统模式向信息化、现代化及标准化、规范化管理模式转变，并有利于企业可持续发展。

关键词 人力资源 档案管理 可持续发展

近年来，河钢宣钢面对国家宏观经济转型，通过积极响应河北省委省政府以及河钢集团党委的决策部署，不断深化国企改革，坚定不移推进“三项制度”改革，精简管理机构、压缩管理层级，持续提高劳动效率和效益，旨在降低人工成本和主业用工总量。为积极适应经济发展新常态，企业需遵循以人为本的管控原则，对职工人事档案实施集中统一管理，确保档案管理与河钢宣钢职工人力资源（简称HR）信息同步维护与完善，以便形成HR信息的集成化，有利于企业未来科学、健康发展。

一、HR档案集成管理的含义

HR档案集成管理：即指企业为加强对员工的综合管理，而基于信息化系统需求建立起来的有关员工基本情况的资料，以及历次考核和异动等项目的相关数据的集成管理。

现实中，企业档案是企业可以挖掘和利用的战略资源，是企业独有的无形资产。职工人事档案的保管工作在企业的日常经营、管理、职工队伍建设等企业基础管理中占有重要位置，且在职职工人事档案管理的好坏将直接影响职工的切身利益。

二、实施HR档案集成管理的目的与适用范围

实施HR档案集成管理，其目的在于规范企业人力资源档案管理，即传统人力资源档案管理由静态员工管理变为对员工成长过程的动态跟踪管理。适用范围包括公司所有人力资源档案的管理，如签订劳动合同人员、临时聘任人员、夜间值班人员、保洁人员等。

三、现代企业HR档案集成管理的作用

（一）促进档案管理由传统模式向信息化、现代化模式转变

伴随企业现代化发展，信息化和工业化日益深入。企业职工人事档案的管理模式已由传统依靠单一的纸质档案，发展为以纸质档案为基础并运用现代技术手段为职工建立的电子信息档案。电子信息档案的建立将为查阅职工个人信息带来极大的便利，通过减少档案出入库次数，降低纸质档案的磨损，并达到延长纸质档案寿命的目的。

（二）职工人事档案集中管理关乎企业未来发展定位

实施职工人事档案集中管理，不仅满足了公司改革创新管理要求，即缩短管理链条，优化管理流程，以形成专业集成体系，而且便于服务企业服务职工。现实工作中，在职职工人事档案的重要性关乎企业未来发展定位，并直接影响员工的切身利益，如办理社会保险、職工退休和相关工作调动等。

（三）标准化、规范化的管理模式有效保证档案的完整性和安全性

在职职工人事档案是企业基础管理中的一项核心工作。职工人事档案集中统一管理有利于档案管理整体水平的提高，也便于上级加强领导，能够对工作中出现的问题及时进行统筹并予以系统解决。

事实如此，现行档案分管制度存在着职工人事档案材料归档不及时，信息滞后现象，档案集中管理能够确保在职职工人事档案的完整和信息的准确。此外，档案分管制度的弊端还表现在职工因工作调动需转递职工人事档案，转递过程中会出现丢失、损毁、材料缺失等问题，而档案集中管理会减少档案与人接触，增强档案安全性和保密性，进而保证档案的完整性与安全性。同时，查、借阅人事档案有流程和制度可依，确保了职工档案规范化管理。

（四）满足现代化企业管理制度中精兵简政、压缩管理成本的相关要求

实施职工人事档案集中管理符合河钢集团集中一贯制的管理要求，并体现了河钢宣钢作为河钢集团子公司自身创新驱动的管控诉求，能够满足现代化企业管理制度中精兵简政、压缩管理成本的相关要求。譬如河钢宣钢依据相关规定，在人力资源部成立档案信息中心，对近17000册在职职工人事档案进行集中、统一管理，避免重复劳动，节约人力开支，减少办公用房面积、室内设备和档案工作管理费用。

四、企业实施HR档案集成后的优势分析

一是档案信息中心将企业全部在职职工人事档案进行集中管理，通过建立新的档案管理机制，提高了工作效率；二是配备专职档案管理员，并制定新的档案查、借阅制度，保证了职工人事档案的完整性、安全性和保密性；三是档案管理员将纸质档案信息录入到电脑变为电子信息，方便检索；四是档案室内配备先进的专业设备，可进一步延长纸质档案的寿命；五是职工电子档案的建立和统一管理避免了档案分管制度中各单位信息存储冗余甚至数据不一致等问题，实现了信息互通共享的管控目标。

五、效果评价

企业档案是企业可以挖掘和利用的战略资源，是企业独有的无形资产。河钢宣钢基于客观需求，率先在河钢集团内部实施“大档案管理”，建立起高效、集中、统一的档案集成化、信息化管控模式。经过一年多的实践，档案集中管理每年可节约人力成本及设备维护费约170余万元。同时，形成了档案管理完整体系和服务体系，提高了职工档案管理专业化和规范化水平，实现了企业各项工作实践对档案资源信息的综合利用。

六、结语

职工人事档案的集中统一管理，以及档案管理与企业职工人力资源信息同步维护、完善与更新，最终形成了多项功能的集成化、信息化管控模式。这既是一项有益的尝试，又进一步优化了管档人员，缩减管理环节，提高工作效率，搭建了信息综合共享平台，达到了档案工作为企业改革与发展服务、为企业的中心工作服务和为职工服务的多种良好效应。endprint