物资采购制度的设计与风险防范措施

曲峰

摘要：物资采购制度的涉及到许多环节，包括采购，到验收，到入库等等。只有在保证物资采购这个关键环节，才能保证产品最终的质量。目前，在物资采购环节中还存在一系列的问题，笔者根据在某煤业公司的具体工作经验发现，主要存在如下一系列问题。如采购制度设计不完善，风险防控措施薄弱，采购的信息化程度较低、忽视供应商的管理等等。本文根据这一系列的问题对物资采购环节存在的问题进行研究，从而提出相应的政策建议。

关键字：物资采购；制度设计；政策建议

一、引言

物资采购是保证质量的首要环节，只要在严格执行物资采购流程，以保证安全生产，经营指标为前提，充分做好物资需求计划、物资供应、物资验收入库、发放，现场材料的回收，修旧利废等工作，才能严把质量关，数量关，价格关。目前，在物资采购环节中还存在一系列的问题，笔者根据在某煤业公司的具体工作经验发现，主要存在如下一系列问题。如采购制度设计不完善，风险防控措施薄弱，采购的信息化程度较低、忽视供应商的管理等等。本文主要从物资采购制度的设计与风险防范措施两个方面进行研究，提出相应的政策建议。

二、物资采购制度的存在的问题

（一）采购制度设计的环节不完善。一般来说，采购环节包括了几个部分：（1）供应科物资入库管理，这一块主要涉及到合同进货的核对，以及物资（设备）材料到矿后，保管员要进行货物的验收工作，验收合格的物资，保管员应及时登记“材料设备（配件）统计表”，并给供货商开具材料设备驗收单。（2）物资出库管理。这一块主要包括严领料制度，并负责每月材料消耗计划报批、材料领用等事宜，以及材料出库程序，定期对库存物资进行清查盘点，做到帐帐、帐卡、帐物核对相符。（3）物资保管保养。这部分包括库存物资的维护保养，对于特殊材料进行特殊专门别类的处理。根据物资的性能、特点，结合本地的自然条件，根据自身能力，有针对地对储存物采取防热降温、防寒保暖、驱潮降潮、防干保湿、防雷击、防锈蚀、防尘沙等储存保养方法进行防护。（4）仓库管理。外购产品的验收、保管、保养、防护、发放、装卸、搬运是仓库管理的中心工作。库存物资完好程度直接影响生产的正常进行。物资经验证合格入库后，保管人员要对其负全面责任，做好物资管理工作。（5）供应科采购计划编制。保证物资材料的质量，杜绝假冒伪劣产品，控制库存积压，保证生产安全、高效、优质、低成本运转。每个环节都极大地影响着最后采购工作完成。当前物资采购制度环节中没有细化到各个环节的任务，对没有建立责任人制度。这样的结果就是导致了采购环节中出现问题无法找出原因所在，无法追究到责任人。采购制度的需要流程化才能保障物资的质量，每个流程应当责任到人，这样才能保障出了问题有责任人来承担。

（二）风险防范措施不到位。物资资料保管保养得问题最重要，经常在采购中会遇到一些特殊的产品需要特殊的处理。然而，保存不当的情况时有发生，导致物资被损坏，无法使用。一些采购管理人员的素质不高，也导致了在采购环节中无法挑选出优质的供应商，识别具有高质量的物资材料。由于采购人员的工资一般在公司属于中下水平，也导致整体采购部门的学历和素质比较薄弱，对于物资的性能以及保存措施不了解，在物资采购质量控制方面就很有劣势。其中尤其比较容易忽略的是对于对性能会因贮存时间过长而发生变化的器件。这种器件一般要根据产品要求确定贮存时间，超时贮存的要做好标识。在风险防范的过程中，因为性能变化导致劣质品的事情经常发生。

（三）采购信息化程度较低。公司没有建立物资采购的管理平台，因此生产环节与采购环节中的交流不到位，物资采购信息化建设水平还尚未达标。随着采购环节和物资的品种不断加大，要不断加大动态的资料管理环节的工作。从目前来看，还主要是靠仓库管理人员的文字记录。这主要的原因是因为公司对于信息化平台的认识不足，无法认清楚其在生产与采购环节之间的重要性。企业应该结合财务各方面的能力建立一个全套的物资变化的平台，也为企业领导做决策时提供参考。由于没有信息平台，也无法队友采购需求等进行分析，因此会导致在紧急购买的情况下，成本大量的增加。

（四）供应商的管理不到位。在供应商管理过程中，主要缺乏对于一些质量的评价。由于采购环节是与供应商直接打交道，在产品质量上具有极大地发言权。事实情况是，采购部门很少对于供应商进行综合的评价。对于外来的一些产品缺乏对其产品质量、即使水平以及产品价格之间的对比与衡量。企业不注重对于供应商的选择，使得出现物资资料质量差别大，来源分散，成本增高。

三、物资采购制度的风险防范措施

（一）、提高采购人员的素质，降低采购成本。企业应该设立相应的物资采购的培训课程，提高采购人员的素质与能力。加强内部管理工作，加强职工的学习和培训，不断提高职工的思想道德、业务素质和技术水平，树立良好的工作作风，杜绝供应工作中的不正之风。对于采购人员来说，要掌握市场行情，熟悉进货渠道，控制进货成本，熟练掌握物资材料的规格型号、用途、质量标准，严格按规定进货渠道采购，对质量严格把关，严禁购入假冒伪劣产品。应做到比价采购，随时反馈市场货源价格信息，利用时间差、价格差、地域差，及时组织到物美价廉的物资。对于企业而言，建立信息管理系统，提供物资供应信息服务，引导使用单位进行充分的物资使用的信息，做出最佳的抉择。

（二）细化采购人员的工作职责，做好风险防范措施。各保管员要对所管辖物资经常进行检查核对，供应科每月对各库进行一次抽查考核，每半年进行一次物资盘点摸底工作，每一年进行一次全面物资盘点工作（由财务科，机电科协助盘点），发现物资盈亏，认真追查落实，明确责任，各负其责，坚持以“重质量、讲服务、保生产”为原则，严格执行物资采购流程，实现统一计划，统一采购。。保管员平时要树立安全意识，仓库内严禁烟火，经常对仓库进行消防安全巡查，对可能造成事故的隐患要及时处理，不准有明火，明线头，处理不了的隐患要及时向领导汇报。对贮存的物资数量、维护方法等要经常检查，了解贮存物资的变化，当发现存在的问题时，要及时采取改进措施，保证贮存物资无差错、无损坏、无丢失、无腐烂变质现象。

（三）做好供应商管理工作，做好应急措施。做好供应商管理工作，对供应商进行评价打分，同时还要注重对于新供应商的引进工作。确保与关键的供应商之间建立良好的关系，及时沟通产品的存在的问题。此外，对于一些市场价格波动比较大，而且企业需求不稳定的物资也要建立专门的物资采购的准则，提前做好应急措施。物资紧急采购是为了保证在发生紧急情况时，能够迅速提供物资，最大限度的减少可能造成的伤害与损失。此外，为规范公司的物资管理，明确科室的责任，保证物资材料的质量，杜绝假冒伪劣产品，控制库存积压，保证生产安全、高效、优质、低成本运转。

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