材料采购成本的管理与控制

贾永生

摘要：采购管理是整个施工项目管理的重要组成部分。材料的采购管理又是项目采购管理的重要组成部分，同时是耗用资金最多的一个环节，也是目前建筑项目成本管理中普遍失控的环节，也是参与人员损公利已腐败滋生的环节。材料采购管理的优与劣关系到整个项目成本管理的成败，已成为建筑施工业对施工项目管理重点关注的领域。怎样做好材料采购管理，成为我们需要正视并亟需解决的问题。

关键词：材料采购；管理；建设体系；

做好材料采购管理，应该从两个层面着手，分别是从技术层面提高业务的执行能力和从系统建设方面创建采购的环境，并不断从这两个方面持续改进，最终一定会收到良好的效益。

一、规范采购行为，在技术层面上提升业务能力

材料采购管理是从采购计划开始，到采购询价、采购合同签定，一直到采购材料进场为止的过程管理；这个过程中我们要重点关注经济采购批量模型在实际操作中的应用。

（一）经济采购批量模型简介

众所周知，材料采购过多，造成积压，占用资金过多，会影响资金周转和资金利用效率；而采购太少，则会造成停工待料，影响工期和企业经济效益。经济采购批量模型就是寻求一个使年采购总成本最低的订货批量，称为经济订货批量，使之既不积压，又不会因缺料造成停工损失。

材料采购成本一般包括订货成本、购货成本、储存成本、缺货成本和价格变化成本等。经济订货批量选择其中主要的可控成本建立数字模型：

（二）采购计划

编制材料需用计划。材料的需用计划一般由项目的技术人员编制，其主要依据是图示量和施工方案的选择等具体要求，编制好的材料需用计划是物资部门确定经济采购批量和编制材料采购计划的主要依据，物资部门再依据采购计划确定订货点，继而签定采购合同以及进行后期的存货管理。

确定经济采购批量。经济采购批量就是项目一定期间材料存货相关总成本达到最低的一批采购数量；与存货相关的成本，是指为形成和维持材料采购管理而引起的各项费用支出，其总额随材料数量、价格等属性的变化而增减。确定经济采购批量的目的，就是使材料成本达到最低；根据施工项目的一般情况，由于订货成本和储存成本相对较小，重点要考虑购买成本和缺货成本之和的最小化，最终得出一定期间的经济采购批量。

编制采购计划。根据材料的需用计划和经济采购量的分析结果以及将要选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程进行管理；具体包括合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等，采购计划一般由项目物资部门制定；根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的，关键强调其正确性、及时性和可执行性。

（三）采购询价

采购询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格、谁能以最低成本完成材料采购计划的供应商。该过程的专业术语也叫供方资格确认，获取信息的渠道有招标公告、行业刊物、专业建筑网站等媒体。

做好采购询价管理，现在需要充分利用计算机管理系统，借助网络优势，快速地浏览和获取需要的信息，从而保障询价结果的高效率。

（四）供应商确认和采购合同签定

选择供应商的主要参照条件就是在采购询价环节的评价结果，当然也要参照其他标准，如供应能力、历史信誉等。比如具体确定商品混凝土的供应商是一家还是多家，一般都要考虑不少于两家供应商，以防供应不及时导致停工风险的发生，这里就需要考虑到混凝土浇注本身需要连续性等要求。

采购合同就是在确定了供应商后，项目与供应商之间签定的确保双方履行约定的一份法律文件；在签定之前，需要对合同类型进行选择，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间的分配；项目的目标是把最大的实施风险放在供应商，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；供应商的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。

常见的合同可分为以下三种：①成本加奖励合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同；②固定价格加奖励；长期的高价值合同；③固定总价合同，项目易于控制总成本，风险最小，供应商风险最大而潜在利润可能最大，因而最常用。

二、遏制采购腐败，在系统建设上全面完善

现职某建筑项目采购的管理人员坦言：“采购腐败是防不胜防的，我做了这么多年项目，大多数项目都绕不过这道坎……”“采购腐败可谓触目惊心，在许多项目，只要你和采购沾上边，一个项目下来，几万、几十万是常有的事情，这里的名堂太多了！”这就是现实。为寻求对这类问题的解决方案，我们需要在以下多个方面采取措施：岗位建设、人员选择、员工培训、员工绩效考核、薪酬分配制度建设和利用计算机管理系统加强监督等等。

（一）岗位建设

针对采购环节，需要设置不同的岗位，以解决采购权力过分集中的问题，岗位设置要互相制约和监督，同时又不要影响各岗位人员的工作积极性。

一般来说，项目需要设置采购总负责人、询价员、合同员、采购员和库管员等五个岗位；采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效低成本地采购到所需要物资；询价员主要负责按计划探询市场中定向物资的信息，书面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理；合同员的职责就是管理合同文件，随时监督合同执行情况；采购员的职责更多的是具体按合同，以指定的价格和数量执行采购任务；库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料进场后，合理规划存放和使用，尽可能地减少储存成本，做好库房管理。

岗位设置的多少要视项目的大小和施工时间的跨度等实际情况而定，最终目的就是把事情做好，建立好内部岗位间的权利制约机制。

（二）人员选择

采购管理各岗位人员应有严格的选择标准，需要考虑以下综合素质：具备一定的专业能力和沟通能力；具有相应的法律意识；为人清廉等，还要尽量避免项目最高管理者如项目经理的亲属担当采购总负责人。专业能力不仅包括对所负责的材料属性有一定的认识，还要对材料管理的流程有一个清晰的思路；清廉的素质，对经常与花钱打交道的采购人员来说尤其重要，虽然在内部管理各个环节上采取了种种措施，但对一线的采购人员来说，还是不可避免地遇到供应商主动提供的种种诱惑，怎样防止诱惑背后的陷阱设置，就需要采购人员本身要具备清廉的素养和法律意识等等。

（三）员工培训

对采购各岗位人员的培训包括：业务培训、法律常识培训、公司制度培训等等。业务培训重在提高業务能力，比如采购的流程管理、采购经济采购量的确定方法、如何在新形势下做好采购询价等等；而法律常识培训和公司制度培训则重在在环

境上约束非正常行为，清楚和明确采购腐败的风险成本。