以创新推进档案管理电子化

薛梅

摘 要：随着计算机网络技术的迅猛发展 ， 传统的档案 管理方式己越来越不适应新形势发展的需要。改变传统的管理手段，运用计算机等现代技术管理档案，实现档案管理电子化、网络化、现代化，是档案工作发展的必然趋势。然而，受传统档案管理思维、手段、载体等因素的影响，全面推进档案管理电子化仍然面临许多挑战，存在许多困难。为此，推进档案管理电子化进程必须转变观念，创新管理模式，依托现代科技手段，实现档案事业科学

1 思维创新，树立现代档案管理理念

当今世界已步入信息化时代，档案工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，转变长期以来以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，全面提高电子档案管理的质量和效果。

2 制度创新，建立电子档案管理的制度体系

由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、岗位调整、计算机更迭、工作移交等引起电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料完整。一是制定體现各自特色的电子文件和电子档案保管、保密和利用制度；二是将电子文件、档案的归档管理及利用整合到网络办公信息一体化系统内，实现地区信息资源共享。三是加快电子文件的研究工作，一方面探讨如何更好更快更安全地归档管理和利用好电子文件（档案），另一方面研究传统文档的电子化和网络信息化管理。

3 技术创新， 提高档案管理电子化的质量和效率

及时做好硬件设备及应用程序的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的系统及程序的要求，保证档案的延续性。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

4 管理创新， 提高电子档案的安全水平

维护电子档案的信息安全，是一项极其重要而复杂的工作。在管理过程中，要不断创新管理手段和方式，充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，制定稳妥的技术方案和严格的管理制度，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

5 人才创新， 培养高素质档案人才队伍

推进档案管理电子化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案管理电子化的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响电子化水平的提高。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，形成最佳人才结构。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会的有偿服务等等。同时，要加大教育投入，对与档案管理工作有关的人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

参考文献

1、谢海洋，数字档案馆网络安全技术初探 ，《档案学研究》2005年（3）

2、刘越男，我国电子文件管理国家战略的制定与实施迫在眉睫，《中国档案报》2007.3.1

3、冯惠玲、赵国俊等，电子文件管理国家战略刍议，《档案学通讯》2006（3）endprint