浅谈鲤城区机关事业单位职工档案管理

黄海燕

摘 要：文章在阐述鲤城区机关事业单位职工档案管理现状的基础上，分析当前机关事业单位职工档案存在的问题及原因，提出了规范职工档案管理工作的对策与措施。

关键词：机关事业单位；职工档案；管理

职工档案是职工信息的缩影，是职工在社会各项实践活动中形成的原始记录，是职工在德、能、勤、绩等方面的综合体现。近年来，随着社会对民生档案解民忧的关注度越来越高，如何规范机关事业单位职工档案管理，促进机关事业单位健康发展，引起了相关部门的日益重视。本人拟在分析鲤城区机关事业单位职工档案现状、存在问题及原因的基础上，探索并提出相应的对策与思路。

1 当前鲤城区机关事业单位职工档案管理现状

除个别单位外，鲤城区绝大多数机关事业单位都有职工，且人数不少。现有机关事业单位职工档案近千份，其中事业职工档案所占比重最大，有600多份，其次是退休职工档案有300多份，行政职工档案较少，约占总数的十分之一。一直以来，鲤城区坚持关注民生档案促进和谐发展的理念，认真贯彻落实《福建省用人单位职工档案管理办法》，在推进机关事业单位职工档案规范化、科学化建设上取得了良好的成效。鲤城区大多数管档单位能够意识到职工档案工作的重要性，设立职工档案工作领导小组，明确分管领导，配备专门档案人员。建立标准的档案库房，配备符合标准要求的档案装具，并由机关办公室或内设人事部门或综合档案室负责管理。建立完善职工档案查阅、借阅、库房管理、保密等保管利用的规章制度。能做好职工档案的收集归档，按要求进行分类。特别是教育系統、原粮食系统等职工人数较多的单位，设立了人事部门和专门档案室，配备专人对本系统职工档案进行统一管理，确保职工档案完整性和规范性。大部分主管单位能加强对所属事业单位职工档案工作的监督和指导。鲤城区机关事业单位职工档案与职工利息休戚相关，这些职工档案的规范保管和利用有利于维护职工利益，调动职工工作积极性，促进鲤城经济社会和谐健康发展。

2 鲤城区机关事业单位职工档案存在问题及原因分析

虽然近年来鲤城区机关事业单位并没有出现因职工档案问题导致严重纠纷，但仍存在不少隐患应该引起我们的重视。

（一）档案意识淡薄。一方面，作为职工档案管理“主力军”的用人单位仍有一些单位存有认识上的误区，以为职工档案的管理工作不是本单位的主要工作，而是一种保管人事信息资源或者机密文件的事务性工作，只要不损坏，不丢失，不泄密，能够进行查档、转递等工作就可以了。另一方面，由于长期以来档案管理重“保密”轻“利用”，使得一些职工成了“档案盲”，对自身档案持一种“档案无用论”的观念，认为档案可有可无，不会主动利用档案，有的由于工作变动甚至不知道自身档案在哪里，等到需要办理退休、社保等必须用到档案的时候才发现档案材料不齐全或者档案丢失，给自己造成各方面的损失和影响。

（二）档案管理制度执行不到位。在职工档案管理制度方面，大部分单位能制定并落实好查阅利用和安全保管等制度，但在职工档案的归档制度、转递移交制度等方面落实力度不够，比如有的单位职工档案材料收集归档不够及时或者材料收集不齐全；少数单位有及时收集职工新产生的档案，但整理不够规范；个别单位在职工工作调动后，没有及时办理转递或接收，导致职工在新旧单位产生的档案分散保管，直接影响职工档案的完整性、系统性和规范性，损害了职工切身利益。

（三）档案管理主体多头错位。鲤城区目前保管职工档案的主体有组织部、人社局、用人单位上级主管部门和用人单位，这种多头交叉管理的现象主要体现在两个方面，一是同个单位的职工档案分散在组织部、人社局或本单位等不同单位管理，比如有个别单位的职工档案存在两个或两个以上单位交叉管理的现象；二是同一个职工的档案，分散在不同的单位管理，比如有些单位的个别职工的档案，既部分保存在本单位，又部分保存在组织部或人社局。之所以出现上述现象，是因为原人事管理体制、1997年鲤城区行政区划调整遗留问题及工作人员身份改制（由干部改制为职工）等原因造成的。

（四）档案管理的软硬件水平不足。在档案管理硬件方面，个别单位不重视档案工作，投入经费不足，“八防”设备配套不齐全，防火、防潮、防虫等不达标，职工档案存在安全隐患。在软件方面，档案管理队伍综合素质有待提高。大多数管理人员有大学学历，持证上岗，并积极参加各级档案业务培训，有较高档案管理水平。但是有的单位由于人手不足，档案管理人员是兼职的，且人员变动频繁，档案人员对档案材料的收集归档装订等业务不熟悉，对档案工作投入精力不足，很大程度上制约了职工档案管理水平。职工档案管理方式方法较落后，档案的调用和查阅大多采用手工操作，纸质档案材料的反复调用，造成纸张褶邹、破损等，不利于档案的完整与安全。

3 规范机关事业单位职工档案管理工作的对策与措施

规范机关事业单位职工档案管理工作，应顺应新形势，坚持“以人为本”的原则，有针对性地采取措施，调动相关部门的主动性，切实保障职工的合法利益，维护社会和谐稳定。

（一）加大宣传，提高思想认识。提高全社会的档案意识是做好职工档案工作的首要环节。各用人单位和管档单位要树立高度自觉的大局意识，把职工档案工作列入本单位的中心工作上来谋划，不断推进新时期的职工档案工作。档案部门要定期组织机关事业单位的相关领导和档案管理人员参加职工档案管理的有关知识的培训学习，学习《档案法》、《福建省用人单位职工档案管理办法》等档案法律法规，不断提高单位领导和档案人员对职工档案工作的重视度和档案业务水平。要充分运用电视台、报刊、网络等多种媒体，集中宣传规范职工档案管理工作的重要性，营造浓厚的舆论氛围，扩大档案工作的社会效果，提高全社会档案意识， 从而更好地督促职工档案管理工作。

（二）健全制度，强化监督。 各职工档案管理单位要健全完善并严格落实机关事业单位职工档案管理制度，严格按制度和程序收集、鉴别、归档和移交职工档案材料，做到查阅、借阅档案有登记，转入、转出职工档案办理交接手续，确保“档随人走”。要建立健全职工档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，把职工档案工作作为相关领导干部和管理人员年度考核的一项重要内容，人社局和档案局要定期检查、指导和监督各单位职工档案管理工作，对督查中发现的问题责令限期整改；对损毁、涂改或丢失职工档案等行为必须追究相关人员法律责任，确保职工档案工作落到实处。endprint

（三）理清管理体制，明确管理主体。根据《福建省用人单位职工档案管理办法》规定，职工档案只能由人社局和用人单位来管理，考虑鲤城的实际情况，借鉴山东省泗水县、武汉市新洲区等地方的做法，鲤城区职工档案的管理应突出职能管理。一是单位主管部门管理。针对鲤城教育、卫生系统职工数量较多、主管单位职工档案管理水平较高、有专门内设人事部门和档案室的特点，教育、卫生系统的职工档案可以由其主管单位管理本单位及下属事业单位职工档案，同时接受人社局和档案局在业务上的检查、指导和监督。二是统一管理。人社局设立专门的档案室，依法综合管理除教育、卫生系统外鲤城辖区内机关事业单位的职工档案，用人单位应负责本单位职工档案新产生材料的收集和定期报送归档工作，人社局对各单位材料的报送情况进行监督指导，同时接受档案局的监督指导。

（四）開展档案清查，摸清家底。开展档案清查核对是确保档案完整规范管理的关键步骤。必须由人社局和档案局等单位联合开展一次全区性大规模机关事业单位职工档案清查整理工作。一是上门指导。人社局和档案局要组织人员分批次到各用人单位进行职工档案业务操作的上门指导，认真开展职工档案补充、整理、装订和归档工作，对职工档案进行逐份核对、清点登记，统一梳理、封装，对档案中材料不齐全、记录不规范的，认真调查核实，及时补充完善。对个别多头存放的职工档案，要督促用人单位联系相关单位，将存放于不同地方的职工档案进行整合，并查阅单位文书档案或相关资料，将散落的职工档案材料收集整理归档，做到“一人一档”，“人档相符”，规范整理。二是做好移交备案工作。教育、卫生系统等具备独立管理职工档案条件的主管单位，在规范整理所管理的职工档案的基础上，要按规定制作职工档案名册报送区人社局和档案局备案。其他用人单位应将规范整理好的职工档案，按规定全部移交区人社局集中统一管理，由区人社局建立职工档案名册，确保职工档案管理规范化、科学化。

（五）加强队伍建设，提高业务水平。档案人员的管理水平的高低直接决定档案管理水平的优劣。档案工作是一项业务性很强、繁琐单调的工作，所以档案人员必须具有爱岗敬业、责任心强、做事严谨认真、甘于奉献的精神；必须强化服务意识，树立工作就是服务的理念；必须积极参加省市区档案部门组织的各项档案专业知识的学习培训，及时掌握新技术和新方法，坚持学以致用，不断提升自身业务水平；必须坚持原则，严守纪律，严格依法治档才能适应新时期的档案管理工作，促进职工档案工作标准化、规范化和现代化。

（六）加快信息化建设，提高工作效率。实现职工档案信息化管理是提高职工档案管理工作的重要手段。必须建立统一的职工档案基本数据库，数据库的用户分为管理员（人社局）和普通用户（各职工档案管理部门），普通用户根据工作职责的不同，以不同的用户名和密码登录系统，具有不同的使用权限。各职工档案管理部门可以利用数据库平台查找特定职工档案目录内容、档案转入转出情况等基本信息，提高工作效率的同时可以及时督促职工档案材料的收集完整。同时，必须通过制度管理和技术管理等措施保证职工档案的信息安全。

参考文献

[1]张丽珠. 提高基层单位职工档案意识[J] .浙江档案，1997（8）：27.

[2]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛（下半月），2011（9）：148endprint