流动人员人事档案管理的现状与对策

2017-10-17宋屏

卷宗 2017年25期

宋屏

摘要：人事档案是我国管理和评价人才的重要方式。近年来，我国流动人员的数量不断增加，流动人口流动为我国经济带来巨大贡献的同时，这也这给流动人员的人事档案管理带来了新的难题。本文通过分析了流动人员人事档案管理的现状，提出了相应的解决措施，希望给档案管理工作带来点借鉴。

关键词：流动人口；人事档案管理；现状；对策

流动人口带来的人事档案管理问题成为了相关管理部门亟需解决的问题。这个问题的解决，对于强化公共服务，促进人才流动，加快我国经济发展具有重要意义。

1 当前我国流动人员档案管理的现状

1.1 多头管理现象普遍存在

目前我国的人事档案管理普遍是多头管理，比如人事部门下属的人才服务机构来统一管理流动人员的档案，教育部门有管理教职工的档案，人社部门下属的劳动就业机构管理奇特的下岗职工的档案等等，在这么多机构进行人事档案的管理，其中有相当多的职能是重叠的。这就导致了在现实中，如果有人成为流动人员，那么就意味着有相当部分的档案并没有交给人才服务机构来管理的，这就加剧了档案管理的混乱程度。

1.2 弃档现象严重

所谓的弃档现象就是指流动人员将本人人事档案存入人才资源交流中心或者人才市场并一次性缴纳存档费后，不再续交存档费，也不和存档管理单位联系时间达3年以上。这和流动人员对人事档案重要性认识不够有关，有的甚至认为在私企工作不必需要档案，所以对人事档案的态度是很轻视的。

1.3 流动人口档案管理不规范

当前的档案管理在实际管理中存在诸多问题。

一是档案管理的随意性，一些没有权力进行的档案管理的单位擅自接收和管理流动人员的认识档案，扰乱了正常的档案管理秩序。

二是人事档案管理的信息化程度不高，许多档案管理的设施和方法需要改善。据调查，我国多数流动人员人事档案管理部门管理设施和手段落后，比如有些部门的没有专门的档案管理库房；有的则没有严格按照相关档案管理的规章制度办事，档案管理存在随意性；有的部门虽然对档案管理工作进行了信息化的改造，但是在实际运用中，仍然无法实现对人事档案的信息化检索。

三是档案的内容方面存在着缺失，无法保证档案材料的真实性。在档案的不断传递中，档案也容易被丢失，泄密和造假。

1.4 档案管理人员专业化程度低

人事档案管理人员少，专业化程度不高，根据我国档案方面的规定，它要求“每管理一千人的档案需配备一名专职干部”，但在实际中，许多档案管理机构的管理人员却没有达到这个要求。流动人员每年都在增加，而我国许多人才管理机构的档案管理人员人数却一直没有发生变化，这样导致了档案管理人员工作繁重，根本无暇去提高自身的专业技能，许多针对性培训也是无从谈起，人事档案管理人员的专业化素质有待提高。

2 加强对流动人员人事档案管理的措施

2.1 加大对流动人员人事档案重要性的宣传

档案管理机构应该积极的向社会进行宣传档案的重要性，提高全社会的档案意识。宣传应该包括两个方面

第一，应该向流动人员宣传人事档案的重要性，要让流动人员重视档案，知道自己档案怎么保存的，提高认识。

第二，应该向用人单位宣传。主要侧重点是要用人单位知道，要注意平时流动人员的材料积累，在对流动人员人事档案提交时，应该对流动人员人事档案进行把关，确保完整性和准确性。

2.2 建立统一的档案管理机构，提高效率

档案管理工作在新时期发展要本着安全、方便的原则，应该建立统一的档案管理机构，应该打破地区、行业和身份的限制，把所有的档案集中到一起管理，然后按照重要性程度，进行分层管理。这样可以有效避免多头管理下的档案管理的效率低问题，同时在档案管理中，避免了档案资料的缺失和篡改现象。

2.3 规范流动人员的人事档案管理

加强对流动人员的人事档案管理，严格遵守档案管理有关工作的规章制度，要对相关服务进行完善，满足流动人员对人事档案管理的要求。需要做到以下几点：

第一，加强对档案资料的收集和甄别，人事档案部门要流动人口的人事档案如前文所说，其真实性和完整性是值得质疑的，管理机构要根据有关规定定时甄别流动人员人事档案内容的真实性，坚决防止假材料的泛滥。

第二，保持档案的完整性和真实性，需要建立完善的档案收集的管理机制。要求设法建立健全流动人员人事档案流动网络。人事档案管理部门要进行认真讨论，与流动人员单位合作，定时定向的跟踪流动人员去向，不断收集归档的档案。同时明确用人单位在人事档案归档时候的责任，要求档案在接收过程中的完整性和。

2.4 加强档案管理的信息化建设

积极推进流动人员人事档案的信息化建设，人事档案管理的信息化对于档案工作具有重要意义，它提高了档案管理工作的效率，使得人事档案管理工作与信息化时代相适应。流动人口的人事档案管理信息化后，可以建立流动人员人事档案管理的数据网络网。这样，流动人员也可以通过网络查询到自己的档案信息。档案的电子化也有效防止了档案的遗失，确保了档案内容的完整性。同时，流动人员对档案也没法进行修改，这样档案内容的真实性得到了保证。

2.5 加大对档案管理的投入

推动档案管理工作的現代化建设，必须加大对档案管理工作的资金投入。

第一，加大在基础设施中的投入。例如建立“三防型”的档案管理库房，配置好防火等符合国家有关规定的档案管理设备等等，这些都可以减少安全隐患，提高管理的安全性。

第二，加大投入，强化流动人员人事档案管理的服务性。目前的流动人员人事档案的管理是有偿服务的，这有悖公共服务的初衷。取消存档收费后，可以减少弃档的发生，提高人事代理的普及性。

2.6 推动档案管理工作队伍的专门化

档案管理队伍素质的提高是人事档案工作的重要组成部分，建立素质高、能力强的档案管理队伍要做到以下几点：

第一，积极推动档案管理队伍专业化。目前许多档案管理工作人员都是兼职人员，这对于档案管理队伍专业化很大影响。要为档案管理人员提供一个良好的工作环境，提高工作人员的待遇水平，促进档案管理工作人员队伍的稳定化，这样有利于档案工作的长久性。

第二，加大对档案管理人员的培训，多组织一些业务知识类的培训，不断提高综合能力和服务水准。

第三，积极鼓励档案管理人员自学，可不定期的举行一些业务能力类的比赛，设置相关奖励，刺激广大工作人员积极参与。

3 小结

在新时期，流动人员的档案管理工作要适应于整个社会的发展，积极为流动的人才解决后顾之忧。所以国家应该积极建立健全流动人员人事档案管理机制，提高档案工作的专业化能力，促进档案管理的现代化建设。

参考文献