关于工程勘察设计档案编研工作的思考

钱悦

摘 要：档案编研工作是档案业务建设中的一个重要组成部分，是实现档案资源价值、发挥档案信息效益的重要手段。工程勘察设计档案是工程勘察设计全过程的真实记录，是工程建设的重要资源。本文从工程勘察设计档案利用的实际出发，针对如何提高工程勘察设计档案编研工作的质量和水平进行了几点思考。

关键词：工程勘察设计；档案编研；档案利用

档案的价值是通过档案的利用活动来实现的，提供利用是档案工作的最终目的。档案编研工作是对分散的档案材料进行科学整理、系统分析、筛选提炼、编辑加工形成各种较为完整系统的专题资料的工作过程，是开发利用档案信息资源的有效途径，是提高档案利用服务水平的重要手段。档案信息资源通过编研其价值得到大幅提升，使档案具有更大的生命力。工程勘察设计档案是工程勘察设计全过程的真实记录，是工程建设的重要资源，它的充分开发利用必将对工程建设作出重大贡献。工程勘察设计档案的编研工作就是通过研究各类勘察设计档案材料，浓缩档案中最精华的部分，编写各种形式的参考资料，直接服务于工程勘察设计、科研以及管理等各项工作。

目前很多勘察設计单位的档案利用方式停留在对原始档案材料的阅览，编研方面的工作做的很少，对编研工作的认识和重视程度不够，编研成果内容单一、题材狭窄，往往停留在低层次的汇编，缺乏深层次的加工。很多单位在档案编研工作中投入的人力资源不够，编研人员的能力和素质都有待提高。笔者针对如何提高工程勘察设计档案编研工作的质量和水平进行了以下几方面的思考。

1 编研选题以实用性为首要原则

开展档案编研工作，首先是从选题开始的，选题既是档案编研工作的第一环，也是最重要的一环，选题是否具有应用价值和研究意义，直接关系到编研工作的成败。选题应当坚持以实用性为首要原则，不能脱离生产和科研的需要。日常工作中应当注意收集工程技术人员利用档案的规律，分析哪些是具有共同需求的专题，哪些是勘察设计工作中档案利用频率较高的题材，选择能解决工作中普遍问题的题材，有针对性的编写一些参考资料，大大节省利用者查阅档案的时间和精力，提高档案利用效率。例如以特殊地质条件下的路基工程、桥梁工程、隧道工程这类重难点工程为专题，编写《某某工程勘察设计实例汇编》，对今后在设计同类型工程时具有参考和借鉴意义。

2 多开展深层次的档案编研

档案编研有两层含义，一个是“编”，一个是“研”， “编”是“研”的基础和前提，“研”是“编”的深化和加工，两者必须有机结合才能出好成果。很多档案编研工作“编”的成分多，“研”的成分少，大部分都是一次加工的编研成果，缺少深层次的编研成果。一次加工的编研成果主要是档案资料的汇编，基本保持档案的原貌，主要起到查考依据的作用。深层次的编研成果是以原始档案资料为依据，通过系统、深入的分析研究，编写形成的一种新的参考资料，这类编研是一个再创造的过程，难度较大，对编研人员专业技术方面的素质要求很高。深层次的编研成果是对档案信息中有价值的部分的深刻挖掘，带有技术总结的特点，更具有参考价值。例如总结实际工作中容易出现的一些勘察设计质量通病，编制《常见勘察设计质量问题手册》，分析出现问题的原因和解决措施，提醒设计人员能及时纠正，避免类似问题再发生。

3 利用档案编研成果提高查档效率

工程勘察设计档案具有数量大、专业多的特点，工程技术人员在查档时面对浩瀚如烟的档案资源常常感到很盲目，编制一些指南、目录形式的手册，预先向他们介绍馆藏档案的内容和分类，可以使他们在查档时更有针对性。例如编制《项目档案目录手册》，展示各工程勘察设计项目的档案馆藏情况，并列出档案分类编号，让用户对所查项目的档案保存情况一目了然，利用其中的档案分类编号辅助查档，提高检索效率和准确度。另外，《项目档案目录手册》还能帮助档案管理部门统计项目归档情况，发现遗漏及时主动收集。

4 利用档案编研成果展示企业技术创新能力

企业技术创新能力是决定企业核心竞争力的关键要素，是企业发展的深层推动力。加强企业技术创新能力建设是企业加快发展、做大做强的迫切需要。收集优秀工程和获奖工程档案，编制《优秀工程案例精选》、《获奖工程集锦》等，总结企业在工程设计、科技创新、项目管理等方面的丰硕成果和经验，既能展示企业的新技术、新成果，促进行业技术交流，又能帮助工程技术人员获得新启发、新思路，完成更多高质量高水平的设计。

5 跟踪编研成果利用情况

在工程技术人员利用完编研成果后收集用户反馈，并及时对反馈内容进行有效的归纳整理，掌握编研成果在利用中产生的效益。通过这种跟踪管理，分析评价编研成果的质量水平，对得到大家普遍肯定和认可的编研成果，要加大推广，对利用率不高、反馈差的未达到预期效益的编研成果要找出失败原因，不断调整工作思路，改进工作方法，才能让编研工作在正确的道路上健康发展。收集用户反馈的途径有很多，比如电话回访、填写问卷、利用实例稿件收集等，需要注意的是在采集用户反馈信息的时候，应从选题、内容、编研深度等多方面考虑。

6 提高编研人员的素质

档案编研工作是一项专业性、知识性、创造性要求很高的工作，要求编研者不仅具有较高的专业知识水平，还要具有较强的逻辑思维能力、写作能力、编辑能力、综合分析能力等多方面的能力。只有高素质的编研人员才能编写出高水平的编研成果。企业的管理者在配备档案工作人员时要有全面眼光，应着重考察人员是否具备开展编研工作的能力和素质。档案编研人员在平时工作中要勤学习、常思考、多积累，包括档案专业知识、工程专业知识和企业生产经营管理知识，熟练掌握编研工作的方法和程序，善于从用户的利用规律中挖掘编研题材，培养强烈的服务意识和创新意识。同时，档案部门要加强与其他技术部门或职能部门的交流，让各类知识层次的人才参与到档案编研队伍中，弥补档案人员专业素养不足、知识结构单一的短板。

总之，档案编研工作是档案工作中非常重要的一项内容，我们需要转变传统观念，开创档案编研的新思路，加强编研人才队伍建设，使得档案信息资源的价值得到充分地挖掘和利用，使之最大程度地满足工程勘察设计工作的需要。

参考文献

[1]潘云芳.工程设计档案编研工作之我见[J].机电兵船档案，2010（04）.

[2]杨家龙.试论档案编研的几个关系[J].档案学通讯，2000（02）.endprint