事业单位档案的数字化以及改进方法

郭盛楠

摘 要：作为事业单位日常工作中的一项重要工作，档案管理在科学技术的发展下也开始实行数字化管理。数字化的档案管理在减轻事业单位档案库房压力及避免使用磨损方面具有非常重要的作用，因此大多数事业单位都开始实行档案的数字化管理。但是由于我国在档案数字化管理方面处于发展阶段，尚且存在不少的问题。本文主要探讨事业单位档案的数字化管理，并针对管理中存在的问题提出改进方法。

关键词：事业单位；档案管理；数字化

事业单位的档案主要是利用文字、音像等方式对事业单位的工作情况进行的历史记录，包含了丰富的信息，是对事业单位的工作进行查找、总结和考核的一个主要依据。传统的档案管理存在查找资料慢、占用空间大、使用磨损情况严重等问题，在新时代，档案管理中也开始借助互联网进行档案的管理，即数字化档案管理。

1 事业单位档案的数字化

事业单位档案的数字化是指利用先进的科学技术和设备，在数字化信息系统处理下，将档案转变成数字，是文字、图片等变成计算机二进制的过程[1]。档案数字化后需要利用计算机进行管理，管理档案的工作人员主要就是进行纸质档案的扫描。为了保证扫描机在扫描时不被纸质档案上的大头针或订书针等损坏，工作人员需要将纸质档案进行整理和拆分。在扫描时工作人员要注意档案中文字和图案的顺序和页码，在扫描后进行校对，保证信息的准确性。

事业单位档案的数字化给档案的管理带来很多益处，比如便于工作人员查找信息，档案的管理成本降低，安全性增强等，大大减少了工作人员在档案管理上的精力，提高了工作人员的工作效率。

2 事业单位档案数字化管理的内容

2.1 档案开放化

事业单位在互联网时代大发展的趋势下，也开始走向档案的网络化管理。很多事业单位建立互联网主页，将档案信息发布到上面。这种方式不仅能让事业单位的成员更方便地查找和利用档案信息，同时也对公众开放，能够让公众了解到事业单位的相关情况，对事业单位的发展和宣传都有非常有利的价值。

2.2 建设数据库

数据库的建设管理是事业单位档案数字化管理的重要内容。为了对档案进行分类和细致化管理，不同类型的数据库需要被设置，比如专题性质的、综合性质的、主要存放文字信息的、主要存放声音信息的、主要存放图像信息的等等，都应该是一个专门的数据库。数据库的建设和管理工作比较庞大，因此事业单位在进行数据化管理时要认真对待，建设出方便管理和使用的各类数据库。

2.3 安全管理

由于网络病毒、黑客等存在，网络并不是一个特别安全的领域。因此，要对事业单位档案的数字化进行安全管理，严加方法各种网络安全隐患。首先，要做好档案的保密性工作，确保信息的安全，因此不能把涉及到商业机密的档案资料放到单位的开放性网页上；其次，限制数据库的操作权限和使用权限，安排懂信息管理的专门人员进行管理，从而保证数据的安全性；第三，事业单位的工作人员要多学习相关的电子信息技术，适当招聘计算机方面的人才，优化升级人力资源的结构。在此基础上，提高事业单位对档案数字化管理的认识，更深入地融合档案管理和電子信息技术，从而提高事业单位档案的安全系数。

3 事业单位档案数字化管理中存在的问题

3.1 对档案的数字化认识不足

很多事业单位没有意识到档案数字化管理的主要价值，进行的数字化管理只是从形式进行附和，简单地对档案进行抄录和保存[2]。事业单位对档案的数字化管理认识不足，没有将其作为一项基本工作、长期工作来做。很多都只是做做表面工作。

3.2 档案数字化管理的人员专业水平和素质不高

档案的数字化管理不再是纸质管理，而更多地使用计算机网络。但是，有的事业单位管理数字化档案的工作人员还没有掌握计算机网络技术的使用方法，还是使用纸质档案来管理，严重影响了工作效率和档案数字化管理在事业单位的应用和普及。另外，在事业单位中不排除有工作人员为了谋取商业利益而盗取和泄露档案信息的现象，会对事业单位造成严重的损失。

3.3 陈旧的档案管理设备

事业单位档案的数字化管理设备必须要有先进的计算机软件和硬件及网络，对传统的档案管理工作环境进行了简化，但是有的事业单位的档案管理部门并没有及时购买新的设备，只在口头上进行档案数字化管理的宣传。另外，有的事业单位购置了计算机，但是计算机软件和硬件的不匹配，技术投入不足，也会导致丢失和遗漏档案信息。

4 事业单位档案管理的改进方法

4.1 提高事业单位档案管理人员的认识

针对档案管理人员对档案数字化管理认识不足的问题，可以通过各种方式对其进行培训，比如视频、会议、标语等，给事业单元人员普及档案数字化管理的重要价值。单纯的思想教育无法让工作人员意识到档案数字化的意义，因此需要事业单位建立档案管理的新模式、新制度。事业单位的领导人员通过学习先进的经验及时制定事业单位档案数字化管理的新模式、新制度，依照新的制度进行管理。比如将档案数字化管理的工作进行分级，每一项工作都落实到每一个人身上，从而促使工作人员负起责任，做好本职工作。

4.2 提高事业单位档案管理人员的专业能力和素质水平

针对事业单位的档案管理人员在计算机技术方面的不足和可能存在的信息泄密情况，首先是事业单位要组织技术培训，教会档案管理人员新的档案管理知识和方法，不断提升自身的专业水平；其次，在事业单位可以引进一些档案数字化管理的专业人才，提高档案数字换管理队伍的整体水平，也能够为事业单位的档案管理带来新的活力；第三，为了防止档案管理人员内部对档案信息的泄露，事业单位需要建立和完善监督管理体系，对档案管理人员的行为作出规范和监督，防止工作人员泄露信息，造成事业单位的损失。

4.3 更新档案管理的设备和技术，加强安全工作

档案的数字化管理除了需要高技术的人才以外，也需要借助于先进的设备和技术[3]。因此，事业单位必须投入更多的资金在档案数字化管理上，包括购买先进的计算机设备、引进先进的档案数字化管理技术等等，从而保证档案的数字化管理能够真正变成事业单位的一项基本工作，改变传统的纸质档案管理工作环境，提高档案管理人员的工作效率，最大地发挥档案数字化管理在事业单位中的作用。

网络技术本身存在的安全隐患，比如病毒、黑客等，也会威胁到事业单位档案的安全性，因此要加强系统和网络的安全系数。档案数字化管理人员要安装杀毒软件，定期对电脑进行杀毒，并更新病毒库。另外，对比较重要的档案进行加密处理，禁止工作人员私自下载，对访问权限和管理权限进行设置。禁止工作人员在管理档案的电脑上访问未知网站，以免进入携带病毒的网站，使电脑感染病毒，造成电脑瘫痪，从而对档案的数字化管理造成严重的不良影响。

5 结语

随着科学技术的发展，人类生活的方方面面都开始网络化、智能化。事业单位的档案管理数字化也是未来档案管理的大势所趋，事业单位要紧跟时代的发展做出革新，提高档案管理人员的认识，通过培训等方式提高档案管理人员的专业水平和职业素质，事业单位要加大对档案数字化管理的投入，提高事业单位档案管理的技术水平，从而使档案的数字化更好地为事业单位服务，为社会和国家的发展服务。

参考文献

[1]郑勇.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].中国管理信息化，2015，18（21）：199-199.

[2]王玉杰.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].科技展望，2015，25（33）.

[3]王涛.事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2017（7）：72-73.endprint