AI时代为档案工作带来机遇与挑战

吴春梅

摘 要：本文作者在信息技术进一步发展的时代背景下，结合自己多年的档案管理工作经验，对人工智能在档案工作中的应用进行了可能性思考。

关键词：人工智能；档案管理；信息挖掘

继蒸汽技术革命和电力技术革命之后，科技革命是人类在科技领域里的又一次重大飞跃。随着信息技术的飞速发展，生产力的提升和生产关系的改变也将成必然。人与人之间的协作转变为人与机器之间的协作。人机协作就是要我们学会取长补短，发挥各自的优势。作为档案工作者与其忧虑科技让我们面临空前的挑战，不如把它看作一个巨大的机遇，抓紧时间去了解、学习和应用。

1 档案管理迎来创新机遇

信息时代不可避免的到来，传统档案管理遭遇挑战，这就迫使我们的档案服务理念要不断拓展和转变，在重视档案收藏价值的基础上，加大档案内容实用价值的重视力度。主要体现在几个方面：

一是传统档案的服务模式是单向的和被动的。现在，社会需要开放的、便捷的档案信息服务。档案工作者要把传统的档案服务进行拓展，由定时或限时的服务转变为随时自助的服务。

二是档案存在的最大价值就在于被利用，在档案信息化系统中，反映档案价值高低和其重要程度，以及出借使用情况的信息，是最需要和利用率最高的。不但要有意识的保存这部分数据，而且要对数据进行必要分析、汇总。

三是档案信息化积累成大数据，利用电子档案可与载体分离的特点以及资源的可复制性和共享性等特点，由传统的提供实体档案到电子数据与实体档案并用服务，由平面服务转化为与网络空间结合的立体化服务。

四是在信息时代，档案信息的来源、类别和属性都有不同程度的增加，很难进行准确分类保存。在各档案信息系统建立的数据库基础上，构建多维的标引著录，索引查询就变得轻而易举了。

五是档案信息化存储将多种类型的电子档案高度整合，就可能挖掘档案的隐藏信息，为用户提供更广泛的内容和可能。隐性信息资源是档案的重要组成部分。而那些极其重要的、关键的知识、数据、信息一般都隐藏在非结构化的档案中，只有对这些大量的隐性知识、数据、信息进行快速分类、提取与应用才能使得档案资源得到有效利用。

六是通过提供的网站检索、问卷调查等诸多服务，收集的用户信息、访问记录可发現档案信息和服务的受欢迎程度，分析出档案资源的利用率，进而作为完善信息服务的依据。并可以从不同侧面加强对用户的研究，发现用户兴趣趋势，预知用户变化和需求，并予以正确理解、评估和回应。

2 人工智能时代的档案管理

在信息化建设初期我们的需求仅仅是能够对档案资料进行简单的查找。而随着科技的发展以及信息化成果的积累，面对庞大的数据支持，我们还希望能对查找结果进行分析、推理并提出某些结论，让档案管理更加智能化。人工智能技术近期已成为热门话题，时代都在催促我们要将AI应用到档案管理方面的技术中。

美国麻省理工学院的温斯顿教授说：“人工智能就是研究如何使计算机去做过去只能人才可以做的智能工作。”传统的档案管理离不开人的参与，有了人工智能的加入，人机协作势在必行。

人工智能技术在知识、数据与信息处理方面具有强大的优势。大量的档案研究著作和专家团队是我们的知识储备；十多年的档案信息化、数字化建设成果是数据基础；档案管理专业人员形成关系支撑。因此，AI应用于档案管理将是科技的必然。作为档案管理人员要居安思危，在社会进入一个人工智能时代之时，面对机遇迎接挑战，了解人工智能接受人工智能利用人工智能，让机器处理一部分工作，与人形成补充，以降低人的工作量，把人的优势和机器的优势很好地发挥出来。

上半年，AlphaGo 战胜柯洁，这是人工智能领域的大事件。其实，回望五年前，生活中有许多未曾想到的事情，都成了今天的习以为常。今日头条好像总在为你推送感兴趣的文章，淘宝首页都是你感兴趣的品牌，高德地图为你规划最佳出行方式……这些手机应用，和打败世界围棋冠军的AlphaGo 一样，都属于AI的一部分。而这些应用的背后所反映的是人工智能学习和分析能力的更上一层楼，它带来的不应该是威胁，而是机会。当我们作为消费者能坐享一些因人工智能的普及而带来的便利时，我们也需要思考作为“生产者”，人工智能在哪些方面能够帮助我们。

首先，智能搜索技术的搜索与定位信息主要基于文本内容、上下文的关系以及含义，因而能快速地搜索到最接近信息需求者要求的信息，并提供可扩展的知识、数据、信息传递，进而提高档案资源的利用率。

其次，人工智能由于具有推理、学习、记忆以及决策的能力，它可以使计算机模拟人类的智能行为。档案的隐性信息获取大多要借助档案管理人员的经验和判断得来，难以用具体的客观数据加以展示和表达。借助人工智能的学习能力，为档案工作提供协助的专家系统，能够有效挖掘档案数据中的隐性信息资源。而且我们希望在它的知识库中包含假设、想法和专家经验，从而对输入信息进行推理、分析、判断，真正起到专家作用。

根据六度空间理论，一个人和世界上任意一个陌生人的间隔都不会超过六个人。谷歌进行了一项尝试，依靠机器学习技术，将某两件艺术作品通过一系列的作品连接起来，发掘文化发展的隐藏路径。人们惊奇地发现，原来两件看似毫无关系的作品，居然也可以有联系。那么这个理论通过档案如何体现？我想这有希望依靠专家系统来实现。

第三，自动翻译工具帮助我们打破语言界限，进行跨民族、跨语种、跨文化、跨时空的交流，人工对翻译结果做校对和润色。能够给档案用户提供更丰富的资料信息。

第四，识别技术应用于档案管理，长久以来一直是档案管理工作者美好的理想。随着计算机技术的发展，采用汉字识别技术进行档案信息录入，使用扫描仪实现档案图像存储已被广泛应用。近些年语音识别和人脸识别技术也有了实质性的进展，如果将语音和人脸识别技术应用于档案管理，工作将会非常方便。设想通过语音和图像识别对音像资料进行整理检索，大量繁复的工作将变得轻而易举。

最后，我想人工智能在档案服务中也不乏用武之地。针对一个档案用户的基本信息，对档案资料检索和借阅的情况，都可以被转换成数据。让人工智能作为工具，抓取数据，存储档案信息，归纳每个人的习惯、兴趣，进行分析和描述，做出更有针对性的定制服务，研究用户的信息需求，分析他们利用数据解决问题的方法以及查询问题的特点和要求，来拓展服务范围。通过用户的反馈信息，也能客观的评价服务质量。

斯坦福大学顶尖的人工智能专家Jerry Kaplan在其新书《人工智能时代-人机共生下财富、工作与思维的大未来 》中说：“即将袭来的机器人、机器学习以及电子个人助手可能会开创一个全新的世界，在这个世界里，很多今天由人从事的工作都将由机器完成。”如今，深度学习算法、大数据、语音识别、图像识别等等人工智能相关的领域似乎都已经有了布局，人工智能浪潮似乎已经形成了泡沫。然而无论它是泡沫还是啤酒沫，它已经来了，有没有养分和味道，还是尝试一下。

“阿尔法狗赢了，人工智能将会继续改变这个世界”——这句话说起来很悲凉，但给了我们未来的其他可能性。我们要努力思考和实践的是，如何在人机协作的未来世界里，获得我们的一席之地。

参考文献

[1]李开复、王咏刚，人工智能，2017

[2]郭小磊，浅谈人工智能技术在档案管理中的应用和加强应用的必要性，河南地球科学通报卷，2009

[3]张江华，人工智能技术在企业档案管理中的应用，档案时空，2014endprint