后大众化阶段学校毕业生档案管理现状与对策

赵忠国

摘 要：我国的高等教育已经从过去的精英化开始转向大众化，高校毕业生在数量上正在不断增加，给就业形势带来了很大的压力。毕业生档案本身存在着不可替代的作用，是对毕业生进行考察和评估的重要依据。本文首先分析当前我国高校毕业生档案管理方面的问题，进而提出了相应的对策，希望可以给相关工作人员带来借鉴，建立完善的高校毕业生档案管理系统，给毕业生提供有效的服务。

关键词：后大众化；毕业生；档案管理

当前我国的高等教育已经进入了后大众化阶段，这个阶段一方面出现了规模的扩张情况，另一方面高等教育的结构也在进行改变。高校毕业生有了更为多样化的就业形势，这也给档案管理工作提出了新的要求。毕业生档案对于学生在校期间的学习情况和奖惩情况等等个人信息进行了详细记载，反映了学生在校期间的成长情况。当前企业和用人单位对于学生的档案管理已经越来越重视了，所以应该适应当前的就业形势来对档案管理工作做出改进和完善。

1 当前高校毕业生档案管理工作中的问题

对于当前的毕业生档案管理工作，最重要的问题就是被忽视的状况十分严重，甚至缺乏意识，与此同时，也欠缺一个有效的管理团队和管理手段，这些现状都导致了高校毕业生档案的工作质量无法符合当前的需要。

（一）缺乏管理意识

对于当前的形式来说，高校毕业生在就业途径上大多选择非正规就业的形式，这种形式带来的情况就是对毕业生档案管理工作不够重视了，具体可以在以下两个方面得到体现。

（1）学生自身对档案管理工作的忽视

在临近毕业的阶段，学生往往面对着自身和家庭方面的压力，忙于找工作，所以对于自己的档案是无暇顾及的。而主观上，很多单位和岗位没有明确的对于档案方面的要求，这就导致了毕业生对于自己档案管理的工作更为忽视，如果没有注意保管自己的档案，一定会给日后的工作和生活中添加不必要的麻烦。

（2）高校本身疏于管理

当前很多高校仍然把大量的时间和精力花费在教学工作中，对于档案管理工作没有给予足够的重视，造成了毕业生档案管理混乱的现状。很多学校把毕业生档案分散在各个部门进行分别保管，而没有在档案馆进行统一保管。而具体的外在表现包括，高校档案管理部门没有进行必要的宣传，而很多档案工作管理人员都缺乏相应的专业技能，还有的学校在档案管理方面存在体制上的问题。

（二）落后的管理模式和管理技术

现在社会已经进入了信息时代，技术的发展给档案管理工作提供了很多新的成果可以使用，所以档案管理工作应该不断进行革新和完善才能够满足相应的需求。但是很多学校在档案管理方面仍然采用纸质的方式来进行档案管理，通过复印和邮寄这种落后的处理方式来进行处理，这种落后的手段一方面无法对学生的材料进行更新，而另一方面特别容易在工作中出现疏漏的情況，相关单位在进行招聘的时候会受到这些错误的影响。

（三）弃档死档的现象

由于每年的毕业季工作量巨大，所以当前我国高校对于毕业生档案的管理工作还特别不完善，又因为很多高校毕业生在校期间就没有养成良好的档案管理意识。有的学生把档案放在学校所在地当地的人才市场，而后就遗忘了，还有很多学生甚至不知道自己档案的去向，有很多个可能，例如返回原籍、留在学校、转到用人单位等等，这就造成了弃档和死档的状况。根据相关的统计，近两年来人才市场关于档案丢失的问题已经高达60%，其中很大一部分档案被闲置了三年以上，甚至有的被闲置了十年之久。没有对自己的档案进行有效管理，对于高校毕业生自身的就业和户口方面也带来了很大的困扰。

2 完善高校毕业生档案管理工作的对策在后大众化阶段

完善高校毕业生档案管理工作的对策在后大众化阶段，高校毕业生就业压力越来越大，自主创业、灵活就业等多样化的就业方式对高校毕业生档案管理和服务工作提出新的要求，需要高校及毕业生更加树立档案管理意识，创新档案管理模式，做好档案服务工作，促进高校毕业生就业。

（一）加大宣传力度，树立档案管理意识。加大档案管理工作的宣传力度，树立档案管理意识，提高高校、用人单位、毕业生对档案管理的认识，使他们了解档案管理工作的重要性。首先，领导必须重视毕业生档案管理工作，高校领导自身要树立好榜样作用，把学生档案管理这一工作作为一个管理目标。高校档案管理部门应该通过定期开展讲座来加强高校毕业生档案管理的宣传力度。部门领导应当给予充足的经费来支持档案管理工作所需要的软件及硬件设施，使其适应新形势。其次，用人单位也需要正确认识到高校毕业生档案的重要性，因为一份真实完整的档案材料不仅可以给用人单位在招聘人才时节约招聘时间，而且也是用人单位招聘人才的佐证材料。

（二）创新档案管理模式，推进档案管理信息化。随着计算机技术的迅速发展，必须转变传统的档案管理模式。可充分利用先进的计算机技术记录学生在校期间的各方面的情况，使档案管理规范化，完善档案管理手段，准确、迅速地为用人单位提供毕业生档案信息。信息化是推动高校毕业生档案管理模式创新的重要手段，将传统的纸质档案进行信息化处理，借用网络技术，一方面可以规范毕业生档案材料，避免档案材料的缺失，便于相关数据的采集和查询，提高档案管理的工作效率。通过高校毕业生档案管理的信息化，可以打破档案管理的部门隔阂，促进信息共建共享。

（三）做好监督审查，严格档案转递。严格毕业生档案的转递工作，确保档案运转安全及材料完整。学生档案的转递工作，时间集中且短、流量大、涉及面广、参与的人员多，要设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，以防毕业生档案丢失[5]。具体工作如下：首先，明确档案转递的内容。在转递高校毕业生档案前，档案管理人员应严格监督审查档案内容，对于那些不满足条件的材料要及时整理出来，对于部分档案内容不完整的要及时填补，对那些档案材料遭到损坏的要立即修补。其次，规范档案转递的程序。转出方要严格按照规定填写转递通知，转入方在收到档案后应对档案材料认真检查核实，对接受的档案进行登记，确保没有误差后在档案转递回执单上盖章，然后寄给转出方。

3 结语

随着社会的飞速发展，人类已经进入了网络化时代，在这个时期，毕业生档案管理的工作正在面对前所有为的机遇和挑战，针对当前存在的一系列档案管理工作中的现状，校方只有凭借着对毕业生和企业负责的态度来进行服务，提高工作效率、借用科技发展的成果，才能够让毕业生档案管理工作走上正轨。

参考文献

[1]周海松.高校毕业生档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案.2012（04）

[2]倪迎华.规范高校学生档案管理推进毕业生就业[J].兰台世界.2011（30）

[3]吴登国.高校毕业生档案意识弱化的原因及对策[J].教育与职业.2009（09）endprint