从70页计划书看NGO项目管理

文 张菁华

从70页计划书看NGO项目管理

文 张菁华

编者按：

今年5月底，由墨卡托基金会资助，由中国国际民间组织合作促进会和欧洲气候行动网络执行的中欧民间组织互换项目（气候变化与低碳发展方向）公布了入围名单。入围者的工作领域涉及海洋保护、可再生能源、青年发展、城市恢复力和水保护。来自欧洲和我国民间组织的工作人员到互换机构工作四到八周时间，分享彼此的经验和网络。本刊邀请了数位互换到欧洲民间组织机构的工作人员，请他们写下交换期间对欧洲民间组织的观察。

“西行记”系列观察之一

6月6日，我在转机3次后终于抵达卢布尔雅那——斯洛文尼亚的首都，即将开启我7周交换的地方。

我的交换机构是Focus——福克斯可持续发展协会,这是一家非政府非营利性组织，致力于可持续发展、气候变化、能源、交通、全球责任和消费去增长领域。

Focus于2004年随着一些小城市项目启动而成立，当时仅有2名全职人员，如今有6名全职人员，100个志愿者成员，其机构领导人每4年一换，由内部选举产生。Focus坐落于政府提供的公益中心内，他们联合政府机构、当地社区，组织各种圆桌会议、工作坊及项目，也搭建意识提升合作网络，分析解读最新政策与行业内热点事件、媒体工作领域的发展，也组织一些有趣的街头活动及其他符合项目主题的活动。

志愿者平时“潜伏”有事“冒泡”

Focus有100名志愿者成员，有趣的是，他们常年处于“潜伏”状态，并不活跃，但一有活动，他们会在全国各地参与进来，这源于Focus的志愿者管理模式。

平时，Focus的工作人员会每隔2周向志愿者成员发送邮件，内容包括活动汇编、近期工作计划，以及一些需要告知的信息。在举行活动前夕，除了邮件号召参与外，还会通过官网、新闻和联合招募平台进行信息公布并招募志愿者。借用互联网实时互动，用邮件的形式传递到个人，这样的工作一旦形成机制，不会增加多少工作量，却能让志愿者及时了解机构运行情况，产生更强的凝聚力。

资金主要来自“政府购买服务”

在资金来源方面，交换期间，我到访了几家NGO，得到的答案基本类似，这些机构大部分资金来源于政府（包括本国和欧盟层面）。只要机构想开展的项目有主管部门，就可以向各政府部门申请资金，而项目资金属于政府工作预算的一部分。他们申请资助的选择面也比较广，大到政策研究，小到清扫街道，只要符合机构使命即可。这样看来，在政府支持层面，类似于国内的“政府购买服务”。斯洛文尼亚的NGO获得资助资金的弹性比较大，资金额度较小的只有40欧元，比较大的项目能到10万欧元左右，这样的项目一般需要几家NGO合作完成。

同时，斯洛文尼亚NGO面临着资金来源面窄，自我造血方式受限的问题。由于斯洛文尼亚本国并没有基金会资助NGO，他们一般向欧盟层面的基金会进行申请，而欧盟基金会更倾向于资助大的NGO或国家。据了解，斯洛文尼亚的NGO接受外来捐赠不多，企业合作更是极少（除非企业是项目的利益相关方）。NGO运转资源全部来源于项目支撑，如果哪个时间段没有申请到项目，就要面临“停业休整”的风险。也正因如此，他们为了获得更多的支持，需要联合其他几个机构共同完成一个项目。

高效的项目管理

通过近两个月的观察，我发现交换机构的同事们工作非常严谨，他们会为了使项目更有效推进，写出非常详细长达数十页的项目计划书。

在交流期间，我见到了Focus的一份项目报告，这份报告的计划部分多达70页，从几个方面让我了解了他们的项目管理。

首先是命名。他们的项目名称多为一个单词或短语，例如以“Plan B”命名的节能倡导项目，代表能源政策倡导的更好选择，“REACH”来源于“reduce energy use and change habits”几个单词的首字母，简单直接，方便记忆。

其次是计划性。以我看到的“REACH”项目为例，项目报告为40页，计划书则多达70页，可见其在项目开展前准备的完善程度。

在计划步骤安排上，计划书以结果为导向，依据以下步骤展开：首先分解项目总目标，从具体目标—主要产出—项目成果三个维度出发进行细化，制定出可衡量的项目目标；结合目标，分析利益相关方，锁定项目实施对象；明确活动开展方式和范围，细化任务包，制定追踪评估体系监测和评估项目影响。

在执行安排上，因为此项目是多个NGO合作完成的，因此在计划书里也对各个NGO进行了明确分工。依据项目步骤，逐条陈列，并将任务包里每一条任务的工作描述、机构分工、监管方式、财务管理、交流方式、决策制定和争议处理、风险管理、内部评估和质量监测进行了细化说明，非常细致。

在项目进度监管上，Focus利用相关网站进行线上管理，将任务包和细化任务按计划安排进行上传，各个机构以此为依据完成日常工作，并进行内部自测和互相监督。每月一次线上视频会议，确保合作伙伴间的及时沟通和信息共享，每6周一次线下会议，面对面讨论项目进展和问题。在这个过程中，还有协调员对项目进行总体进度的监督检查，一旦发现延误、困难或其他问题，协调员都将及时与各团队负责人协商解决，确保工作的及时高效开展。一环扣一环，以高计划性保障了高效率。

其实，在Focus的办公室里，其高计划性也可见一斑。

办公室一进门，就可以看到一块任务分工板，上面标注了每个人本季度不同月份里所负责项目的工作安排；门后贴了机构年度大事日程；墙上贴了项目细化任务表，标注着项目的时间节点和完成情况。

反观我们自己在项目执行过程中的问题，或许我们不一定要在项目执行前写出上百页的计划书，但要永远绷着那根“计划+效率”的神经，让它从设计到执行贯穿整个项目，以此达到高效管理项目的目的。

（作者单位：蓝丝带海洋保护协会）