初探档案管理工作中计算机网络技术的应用要点

冯明秋

【摘要】计算机网络技术的出现，为我国的社会发展以及各项工作带来了非常有力的促进作用，也为档案管理中的基础研究向广泛、深入的宏观研究提供了与整个社会信息系统密切相连的工作平台。档案管理工作是全部工作和项目开展的重要基础条件，只有确保全部档案资料的完整性和安全性，才能够确保工作和项目的有效进行，而且，全部工作人员的基本信息和资料也是通过档案管理工作进行的。

【关键词】档案管理；计算机；网络技术；运用

在信息时代中，计算机网络技术有着非常重要的地位，从目前来看，各行各业中都在对计算机网络技术进行科学有效的运用。在进行档案管理工作的时候，传统的管理方式效率比较低，而且实际管理工序也非常繁琐和复杂，导致档案管理工作的整体质量非常差，而利用计算机网络技术进行档案管理工作的时候，就可以对传统管理模式中的缺陷进行有效的改善，从而提高档案管理工作的效率和质量。时代发展和社会进步都要求档案管理工作必须要加强现代化水平和信息化程度，这样才能够符合信息时代和大数据时代的基本要求。在现阶段，很多企业和单位的档案管理工作都针对计算机网络技术进行了大力的运用，促使管理工作中的信息化程度逐渐提高，促进档案管理工作的健康、持续发展进步。

一、计算机网络技术在档案信息管理中的应用

1.计算机网络技术

档案信息数字化以计算机技术、通讯技术、网络技术，通过软硬件设备进行加工、研制并创造出新的信息产品。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递。档案存储数字化提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本，并可超越时间、空间、机构等因素，满足社会各界利用者的需求。

2.普及使用计算机技术

在现阶段，基本上全部的信息技术都是通过计算机网络技术体现出来的，而且计算机网络技术的发展非常快，相关的技术领域不断创新。计算机网络技术能够针对大量的数据和信息进行高效的处理和收集，同时也能够针对大量的数据信息进行查找和辨别。其在档案管理工作中的有效运用可以提高工作水平和效率，加快档案信息的收集、记录、查找、修改、传送等具体工作的效率，从而使档案管理工作的整体质量都得到大幅的提升。

3.实现信息传递网络化

在档案管理工作中，利用计算机网络技术进行档案信息资料搜索的时候，能够改变过去的联机搜索和脱机搜索的方式，使其成为智能搜索和网络平台搜索，从而提高了档案资料的信息化程度，同时也可以对大量的档案信息进行共享。通过网络平台进行档案信息资料的搜索是计算机网络技术的有效应用，从目前来看，社会中的信息量逐渐增多，而且信息的完整性和全面性也更加重要，人们的主要需求就是非常准确的信息。而利用计算机网络技术的档案管理工作就能够满足人们的实际需求。

二、在档案信息管理中应用计算机网格技术应注意的环节

1.继续做好纸质等传统载体形式的档案管理工作

在进行档案管理工作的过程中运用计算机网络技术进行虽然能够有效提高工作的效率和质量，而且还能够节约大量的人力、物力，但是，其也不能够解决全部问题。因为目前的电子档案自身具有一定的缺陷，比如说对于没有加密的电子档案资料来說，任何人都可以进行删除或修改，而且不会留下任何痕迹，导致原始档案出现问题，影响档案的保密性和完整性。针对这种情况就应该采取纸质档案与电子档案共存的办法，可以利用将纸质档案图片化，并进行良好的保存，这样一来，就能够对原始档案资料进行非常完整的保存，而且也不会被随意修改，提高了档案管理工作的安全性，加强档案资料的原始性。

2.网络技术的应用要注重档案系统工程的建设

档案信息化建设是一项系统工程。由于各部门、各单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。

3.网络技术的应用要注重档案人才队伍建设

档案管理工作中想要良好的运用计算机网络技术，就必须要保证相关工作人员的专业素质和能力符合相关要求，在进行计算机网络技术运用的过程中，会接触到非常多的先进技术和设备，这就需要相关工作人员一定要具有良好的专业知识和技能，而且还应具备非常强的学习能力，对新事物和新技术的接受能力非常好，使档案管理工作中的计算机网络技术的运用效果不断提高。这个过程中就需要相关企业和单位针对档案管理工作人员进行高效的培训过工作，在培训的时候应针对先进的计算机网络技术进行学习，并对在档案管理工作中的具体应用方面进行了解，从而使全部档案管理人员的综合素质符合计算机网络技术应用的标准要求。

三、总结

伴随信息时代的快速发展，促使在档案管理工作中对计算机网络技术的大力运用，而且计算机网络技术的发展也非常迅速，这种情况有效加快了档案管理工作的持续进步。利用计算机网络技术进行档案管理工作的时候，能够加强档案管理工作的整体效率，并将传统的纸质档案逐渐转变成电子档案，使档案的保存和管理都更加简便，同时查找和修改等工作也非常便捷，为档案管理工作开辟了全新的纪元。通过计算机网络技术的有效应用，能够对档案信息进行即时查找和传送，这个过程节省了企业和单位的大量人力资源，通过计算机网络技术中的软件就能够完成，使档案管理工作的水平大幅提高。