档案管理问题与“单轨制”转型分析

周丽莉

摘要：在这个信息的时代，从手工绘图到CAD二维平面设计，再到现在的R evit三维设计，这是速度以及设计的飞跃。推动档案管理“双轨制”向“单轨制”的必然转变是依靠利用现代化的高科技来提升档案的利用率，用此来提高档案管理者的技术水平。

关键词：信息技术；单轨制；档案管理

步入21世纪，随着科学的发展和信息时代的来到，档案管理发生着极大的变化，档案学术界一直都在时刻关注以及讨论传统纸质档案的未来和电子档案的未来发展趋势。此前大多数档案管理都处于纸质档案和电子档案的共同存在的一种状态，这也就是我们所说的“双轨制”管理部门应对电子文件和电子档案的概念加以分辨，明确电子文件的归档责任，加大对前端控制结果的包容性。为了维护电子档案的真實性是核心责任，随同也强大对电子档案的“维护性”的管理，档案管理应该从双套制管理装箱电子档案单套制归档与单轨制管理。

一、档案管理双轨制“转变的意义”

档案管理的“双轨制”是指纸质档案和电子档案同时存在的。在这个整个设计过程当中形成的文档在进行归档时，同时把纸质档案和电子文件一起交给档案室。档案人员要对这两个档案一并进行复核验收。首先因为纸质档案是最基础也是最原始的。管理者需要对纸质档案进行专业和系统的管理。其次是放下传统的纸质档案的管理，研究出一种符合的一种方法，这种方法需要符合现代信息化，而且还要有利于提高管理者的工作效率。最后，最为关键的是随着信息时代的快速的变化，纸质和电子这两种方式的共同存在性，有相对的繁琐和重复。最终一定会演变成为单一的单轨制管理。

二、纸质档案和电子档案的差异

纸质档案是一种以纸质作为记录载体的一种档案。电子档案是通过计算机的技术形成的一种档案，所谓数字文件在物理形态上都是电子文件，这些通过电子文件的形式存在的，都储存在特定的某种介质当中 （ 例如光盘、磁带、磁盘等 ） 的档案。所以电子档案和纸质档案都有着自己的不可以替换的优点，但同时也有着很多的差异。

第一，档案的体积。纸质档案的体积大，所以要占用很大的储存的空间。电子档案的容量超级大，但是体积小，能够节约很大一部分空间，这应该是一个不得不考虑的因素，因为在这个大城市里寸土寸金。

第二，档案的凭证作用和原始性。纸质文件的内容是与载体不可以分开的，文字印章图表及签署等都附在载体上，任何人都不容易篡改，所以传统档案具有一定的原始性和凭证作用。而电子文件却没有固定的载体，并且可以修改、复制、粘贴、剪贴的。在传输的这个过程当中，人为篡改不留下任何的痕迹，所有人都难于辨别真假。在法律上面纸质文件强于电子文件，就算是原始的电子文件在法律上它的凭证作用也不一定会认可它的真实性。

第三，档案内容的可操作性和保密性。因为“黑客”的入侵破坏和网络自身存在的各种缺陷，经常会导致信息内容的不安全，所以一些在公众网络上面发布的档案信息是不重要的和另用价值也不高的。保密性好，权威性强的档案文本的方式提供服务或者只是在网络上提供目录服务。纸质档案利用起来十分不方便，可操作性也比较差。但是电子档案利用起来十分方便，利用者可以直接在计算机上对电子文件进行统计分析，立刻可以进行复印，打印传输，这样可以快速满足利用者的需要。

第四，档案信息资源共享。电子档案可以不限制时间和地点，只需要有一台连接网络的电脑即可。同时还可以多人同时进行访问同一个电子档案，真正实现资源的共享。这些都是纸质档案做不到的。

所以说，电子档案和纸质档案都有自己的优点，取长补短这样就产生了档案管理的另一种模式，“双轨制”模式。

三、“双轨制”变“单轨制”的可行性及问题

现在大多企业单位事业单位早已经是信息化工作，这对利用率较低的历史档案开始全文扫描电子化，会把原来的实体档案降低其级别保管。2000年以前的工程设计档案已经全部开始扫描并且上传档案信息库，设计人员成了用档不出门，档案人员管档案不用笔。全院的所有合同文件全部都通过扫描实现了电子化，管理系统被权限设置，供全院经营权利人员来使用。

随着业务不断的扩展，办公自动化的快速普及无纸化设计的全面展开，现代化技术成功接轨，真正的实现CAD电子文档操作。随着电子文件飞速增加，相对应的纸质文档大批量的增加，在实际的操作中也产生了许许多多的问题：一份纸质档案同时一起面对许多个版本的电子文件，有一些纸质文档并没有对应的电子文件，或者出现了电子软件并不兼容又或者其他的软件原因致使图纸与电子版不符合，这也就是所说的“双轨制”的矛盾与冲突。

在“双轨制”的情形下：以一个事业单位为例每一年新出版的图归档是11万张左右，20万张的调晒图纸，7万张的扫描图纸，用废的图纸约为1万张，2000张作用修改的图纸，这是一个很庞大的修改量。而且作废图纸要仔细认真，每一张图纸都必须经过3人3次重复审核检查的，这样做是为了确保准确再进行替换最后盖章作废。扫描的工作也十分的难做，因为图纸图号具有唯一性，有一些项目的拖延时间十分长，设计人员通常会忘记以前做的那些图纸，致使图号会有一些重复或者有打印错误的情况，这样也会导致有问题的图纸没有办法正常入库归档，为正常管理档案带来了许多困难麻烦。

四、结束语

为了解决“双轨制”的预算与冲突以及以上的工作上的麻烦，也为了按照“2016年4月1日起全市房室建筑和市政基础设施工程设计图纸应当全部利用数字化和白图交付”的一些要求。经历了一年的多的研究的考察，结合总院的档案信息化的建设性的要求，在CMS项目管理的基础之上，建成了一套基于CAD运用的文件级协会设计平台上。在优化图档电子数据的基础上，形成工程档案的协会管理的平台，最后实现了图纸数字化的管理交付的模式，为替代传统管理和利用方式，即“单轨制”。

参考文献：

[1]杨茜茜.我国文件档案“双轨制”管理模式转型——澳大利亚政府数字转型政策的启示[J].档案学研究，2014（03）.

[2]白云.国内外声像档案长期保存实践研究[J].档案，2013（05）.

[3]刘淑.企业电子文件单轨制归档体系建设[J].广东档案，2010.