探讨电子信息档案管理的保密及其防范工作

2017-10-09张晓义冷雪

企业文化·下旬刊 2017年9期

张晓义+冷雪

摘要：伴随着现代科学技术不断的发展和进步，对人们日常的生产和生活都构成了很大的影响，计算机在普及的过程中也对传统的办公方式做出了一些改变，档案的信息化和电子化提高了企业的办公效率，但是同时也存在一些问题，文章重点针对电子信息档案管理的保密及其防范工作的开展进行了分析探讨。

关键词：电子信息；档案管理；保密防范；工作对策

伴随科学技术的进步，信息化水平不断提升，电子档案的管理水平反映出单位成长以及发展的历程，是重要信息资源以及宝贵经验财富，是对一个单位进行管理水平评价的最基本同时也是最关键的指标。信息档案是在现有档案基础上开展的档案管理革新，我国的经济发展十分迅速，信息化水平也在不断普及，提高档案管理工作水平以及服务能力将会成为档案管理者面临的最新挑战，如何在提高工作效率的同时确保电子档案的安全性是本次论文的研讨重点。

一、电子档案的泄漏途径

伴随信息技术不断发展，越来越多企业通过电子档案展开了档案储存。档案信息化虽然有效提高了办公效率，但是由于互联网环境的开放性，信息安全存在挑战，并且存在着泄漏隐患。避免电子档案泄漏是现阶段的电子档案管理工作中的重点。互联网的环境中，电子文件正在使用，在管理和传输的过程中会被篡改或者是窃取，这意味着电子档案有很大的泄漏风险。常见泄漏渠道有以下几个：

第一，通过计算机端口进行复制，蓝牙、USB等等。第二，是利用网络传输进行复制。第三，是电脑病毒进行文档复制和破坏，比如说生活中最常见到的木马病毒等等。电子档案被泄露会给企业或者是单位的未来发展构成很大的威胁，必须要做好电子档案保护工作。

二、电子信息档案的保密防范工作

（一）提高档案使用者的保密工作意识

首先，要从终端上解决电子档案的泄漏危险。提高档案使用者对于电子档案的保密工作意识，让他们能够在利用档案的过程中自觉地遵守使用规定，了解到自己所承载的法律责任，自动地进行自身行为的约束。所以，在企业或者是相关单位应当加强对电子档案使用的保密措施宣传力度，让档案的使用者能够更加充分了解到哪些行为在接触档案的过程中是不可取的，通过规范化的学习，提升使用者保密意识。除此之外，还要通过增加法律常识宣传力度的方式提升使用者保密的意识和法制的观念，有效控制档案泄漏的发生概率。每一个档案使用者都必须要了解到档案的使用和处理程序，了解到电子档案保密及防护的措施。加强企业的职员学习力度，组织各个职员进行《保密法》、《档案法》的学习，充分地利用档案管理相关部门的人员专业知识，开展电子档案使用方法的教学，提高职员对于电子档案的保密措施认知，更加有助于减少因错误操作造成信息泄露的次数。

（二）提高档案管理者的保密防范意识

电子档案的管理人员承载着档案管理工作，同时也要担负资料的保密和监督工作，在档案的保密过程中占据了非常重要的地位，对档案安全构成了直接的影响。所以，一定要重视档案管理者的保密防范意识的提升，要持续地进行档案保密培训，要求工作人员时刻保持警惕，一刻不能松懈，提升从业人员的专业素养及技能水平，要对档案管理保密工作负责到底，并且将风险意识贯彻到日常的行为和工作中，与此同时，要加强自身规范管理，避免脑海中秘密的泄漏，尽职尽责地完成档案安全的保障工作。档案管理部门要充分利用互联网平台，加强对电子档案保密的完成度，通过创新方法和管理制度的方式来提升电子档案的质量和管理效率。档案管理部门对于电子档案一定要进行妥善的保管，定期进行档案完整度的检查，确保无缺损且无误差，严格遵守各项法律法规，不得对外泄露任何信息，有助于提升相关管理人员档案保密的主动性和积极性，结合相关法律制度的制定分发给企业的员工，将保密的工作贯穿到企业运营全部的过程，做好档案管理工作，确保电子档案安全性。

（三）加强档案管理软硬件的建设

电子档案需要通过服务器、网络、软件实现储存、查询以及共享，所以需要加强电子相关的软硬件设施建设。传统档案管理的方式不能够适应现代电子档案的管理需求，企业的计算机必须要进行现代档案的管理，计算机是软件和硬件两个部分构成的，每一个环节都有可能存在着风险，比如说录入出错、分级差异、误删操作等等，或者是部分硬件设备使用年限太久，造成一些软件运行不顺畅，出现了突然断电等造成资料丢失的情况。除此之外，电脑病毒也需要得到及时的阻拦，因此要时刻加强杀毒软件的更新和升级，关注预防黑客的技术发展，避免因软硬件问题造成的企业损失。

在软硬件建设的过程当中，相关单位可以邀请第三方专业机构进行整体的配套以及局部的检测，确保软硬件设备都能够符合相关的标注，达到使用的性能要求，并且能够做到及时、安全和准确地进行数据的储存，避免任何丢失现象，保证信息的准确性和完整性，实现对系统的整体化管理。在客观上避免不必要的信息风险。

（四）有效使用现代先进的防范技术

1.备份技术

电子档案备份可从软件和硬件以及人工备份出发，这种多层次备份才能够确保档案丢失造成的各类影响。电子档案应该进行多元化的存储，纸质版和电子版要同时储存，同时要做好光盘、U盘等形式的备份，避免因电脑故障导致的信息遗失，光盘按照类别进行存放，方便查找和管理，并且要所在制定的档案柜中，避免遗失。

2.防火墙技术

在当代社会当中，防火墙技术正在朝着病毒的预防以及避免黑客入侵的方向努力，电子档案管理系统以及机房安装防火墙产品，能够有效控制外部访问，避免黑客的入侵。

三、结束语

本次论文阐述了电子信息档案管理的保密及其防范工作的概念，分析了电子信息档案管理的保密及其防范工作的特色，并且结合实际工作经验探讨了电子信息档案管理的保密及其防范工作在目前阶段存在的问题，希望能够通过本次论文让电子信息档案管理的保密及其防范工作更快更好地开展。

参考文献：

[1]崔萌萌.如何做好电子信息档案管理的保密工作[J].科技風，2015（14）：268.

[2]贺林燃，尚雪蕾.电子信息档案管理的风险控制策略探析[J].中外企业家，2016（06）：202.

[3]杨海燕.试论电子信息档案管理的风险控制对策[J].商场现代化，2016（02）：113.