论我国综合档案馆档案利用工作在信息资源管理环境下存在的问题

王哲

摘要：档案馆作为文化事业机构，在信息资源管理环境下构建与完善档案利用服务工作体系，为社会各界和人民群众服务，最大限度地满足社会不断增长的档案利用需求是必然的发展趋势。但目前来看，大众对综合档案馆档案工作了解不深，档案馆社会地位普遍不高。本文通过对信息资源管理的概念以及对综合档案馆档案利用工作的认识，论述了综合档案馆档案利用工作存在一些问题。

关键词：综合档案馆；信息资源管理；档案利用工作；问题

一、信息资源管理环境下综合档案馆定位

随着信息技术发展的突飞猛进，在数量上信息的收集与传播快速上涨，与日俱增，传统的信息管理模式受到了极大的冲击，因而随之信息管理便应运而生，新的信息资源管理理念对于传统的管理观念及管理理论产生了深远的影响。

笔者从在校的理论课程学习中认识到，信息资源管理理念包括了宏观、中观和微观的信息资源管理的三个层次；其中宏观层面是指在立法和政策上转变以保存和管理为主导的指导原则，要为档案资源的充分开放和共享提供法律和政策的依据；中观层面就是加强网络建设，包括网络平台的建设和档案资源的共建共享；微观层面指综合档案馆在档案利用服务工作方面进行的各项建设。

（一）信息资源管理理念对综合档案馆公共文化功能定位的影响

从为各级机关服务向为人民大众服务转变，综合档案馆将以社会文化事业机构的崭新面目出现。并在信息资源管理理念影响下，我国综合档案馆的地位不仅限于科学研究和各方面利用档案资料的中心。

在信息资源管理理念影响下，综合档案馆应发挥好社会公共文化教育的功能。近年来，有不少综合档案馆以纪念建国周年、建党周年、香港澳门回归等为主题，举办了大型展览活动。例如：中科院档案馆举办了大型历史档案展览，此方面起到了良好的公共文化传播与教育的作用。在对北京市档案馆的调研中了解到，在举办展览，传播文化知识方面也有突出的贡献，例如：北京市档案馆举办了“北京地区抗战史料展”、“北京体育百年网上展览”等一系列活动。利用者可以在线查询和观看有关档案展览信息。

在这一定位下，综合档案馆以现代信息技术为手段，开展档案公共文化利用服务。例如：配备专职的咨询服务人员，建立开放阅览室，增设开放目录柜，努力把综合档案馆建设成为为社会公众开放的并具有时代特色和文化氛围的档案馆。

（二）信息资源管理理念对综合档案馆社会信息保障服务功能定位的影响

综合档案馆应该为社会公众提供信息保障服务功能。作为政府建设的一种特殊公共事业，其运作所需的资源也是来自于国家的投资。

档案馆的社会信息保障服务功能指的是，档案馆还应加强对文件的收集和传播，加强档案馆之间档案信息资源的共享，发挥其在信息传递方面不可替代的巨大作用。综合档案馆开展的业务服务，主要包括：档案整理、建档咨询等内容；在技术服务方面，主要包括：档案修裱、保护等内容；还开展了以拍摄档案专题片和历史文献等为主要内容的社会信息提供服务。笔者认为在信息资源管理环境下，综合档案馆的服务重点应该向社会大众转移，综合档案馆的发展方向应该是追求公益共享的价值取向。

总之，综合档案馆从政府等组织走向社会人民大众，从隐密走向公开，这不仅扩大了档案的利用范围，而且使综合档案馆的社会地位和社会影响发生了根本性的变化。

二、综合档案馆档案利用服务工作中存在的几点问题

在信息资源管理环境下，综合档案馆档案利用服务工作存在的主要问题包括档案馆重藏轻用、主动服务意识薄弱、馆藏缺乏特色以及档案管理的技术手段落后等。

（一）信息资源管理环境下档案馆以馆藏为中心，主动服务意识不强

在综合档案馆的定位下，檔案利用服务存在的主要问题包括：部分档案馆的内部组织管理，基本上是过去的封闭半封闭式的管理形式；保管利用部门只负责查阅档案、库房管理等各项工作。

档案利用工作的管理体制和服务模式，存在传统、封闭狭隘的自我发展观念，缺乏整体意识，这些问题使得档案工作效益不高、档案信息的利用效果不理想。从我国目前的实际情况看，综合档案馆还未发挥遍及提供公共文化以及社会信息的功能。传统的纸质档案时代，馆藏情况严重限制了档案利用工作的范围，造成多数档案馆的档案利用工作往往围绕馆藏而展开。

笔者发现，有些档案馆的工作人员仍将自己定位成被动的保管员，缺乏主动开发利用服务的意识。究其原因，这与档案员长期以来形成的传统思想是分不开的，很多人只重视为政府等组织机构服务。

笔者通过对中国科学院档案馆的参观调研了解到，目前中国科学院档案馆还是传统形式的，对馆外人员的借阅档案、查询方面还是有一定的不便；它主要是对系统内部人员的查阅，至今还不是对外开放式的提供利用服务模式。朝阳区档案馆利用服务的方式是一种纯手工的形式，借阅相关资料也同样需要出示证明。因此在信息化的社会环境下，如何使综合档案馆拥有多元化的档案信息资源，并能够对社会公众充分提供多样化的档案信息资源，这些问题需要我们思考、重视并予以解决。

（二）信息资源管理环境下综合档案馆馆藏结构单一，缺乏特色以及利用率低

笔者通过实地和网络在对一些省级与市级档案馆的调研中发现，目前的档案难以发挥作用，档案工作难以满足社会、经济、文化的多样化需求。

笔者在北京市档案馆调研了解到，北京市档案馆的馆藏虽然丰富，但与美国国家档案馆的利用率相比，北京市档案馆的利用率明显较低，从2008年到2012年的利用人次均在7000人次左右。虽然比之2004-2008年利用率稳中有升，但是与馆藏量相比，档案利用的人次和数量还是比较低的。而且全国其他省市综合档案馆利用率与北京市档案馆利用水平相仿。从总体来看，我国综合档案馆的馆藏档案利用率低，数量庞大的档案资源并未得到充分的利用。

笔者认为综合档案馆“综合”二字还没有发挥出其特有的作用。而且，综合档案馆没有有序整合共享性档案信息资源，档案馆仅限于为党政机关服务，多为政务档案，忽视了经济建设第一线的企事业单位，与百姓物质、精神生活直接相关的档案内容也很少，难以反映社会整体发展的历史全貌。

从档案载体方面来看，大多档案都是纸质形式，而反映社会生活的磁盘等载体的档案却很少。这些问题反映出目前综合档案馆馆藏内容缺乏特色，馆藏结构单一等情况。以文书档案为例，其难以表现出具有文化特征及地方特色的形式。

（三）档案管理的技术手段落后，技术设施不新以及服务设施不健全

综合档案馆在经济建设中，然而在利用各种先进的现代信息技术设备进行馆藏资源建设、提供档案信息资源服务等方面是很落后的。这样限制了档案利用率的提高，并且难以满足在信息资源管理环境下档案信息的有效利用。

综合档案馆的库房建设与目前档案事业发展不相匹配，与在信息资源管理环境影响下，综合档案馆的定位也不相符合，普遍存在基础设施建设不完善、检索体系落后、投入不足等问题。

在社会信息化背景下，综合档案馆的机构设置、服务体系的构建等多方面都需要改进。例如：档案部门孤立单一，档案信息资源服务部门缺乏与其他组织的沟通与联系。

此外，利用电子计算机检索的服务系统存在不足，综合档案馆检索目录不健全，数字化档案目录的检索途径单一。从传统的档案信息检索来看，主要是将档案信息按照全宗、目录、案卷、文件四个层次组成检索结构，再进行手工查找。这种检索方式对检索者自身的专业素质要求较高，所以传统的查档工作大多都是由档案工作者根据用户的需求代为进行查找。

以上这种查档方式，其检索速度、检索效率都难以得到保障、也无法实现对同一主题的广泛检索，效果并不理想。虽然档案信息数字化已经取得了很大的进步，但还存在一些问题，就是网上档案目录数据库建设不足，且网上档案原文查阅局限较大。所以要最终实现档案信息化，在信息资源管理环境下建立起更加便捷高效的档案计算机检索系统，完善处理检索问题。

参考文献：

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[2]屈培红.浅谈当前档案信息资源管理[J].档案管理，2010（03）.

[3]侯飞.县级档案馆馆藏档案开发利用工作的思考[J].黑龙江档案，2010（01）.