浅谈如何改善院系图书资料室的现状

张春花

【摘 要】本文阐述了院系图书资料室的基本功能，并就其管理制度、管理人员的素质及管理方法中所存在的问题进行了相关分析，并在此基础上提出了对应的三个方面的对策建议，希望对高校院系图书资料室更好的发挥有借鉴作用。

【关键词】院系图书资料室；管理制度；管理人员；管理方法

0 引言

随着时代的发展，信息资源的获取已变得多样化，高校的图书资料系统作为高校师生获取知识的一个重要的渠道，其业务的技术含量也在不断的增加。高校图书资料系统一般分为两类，分别是校级图书馆和院系资料室，其传统的图书管理主要分为图书的收集采购、分类编排、借阅登记和整理收藏等几个部分[1]，而笔者作为一名院系资料室管理员，在阅读大量文献以及结合自身工作经验上来探讨普通高校院系图书资料室的发展问题。

1 院系图书资料室的作用与现状

随着高等教育规模的不断扩大和高等教育改革的不断深化，高校学生的学习方式相较于中学阶段更为主动，而相对于综合型的校级图书馆，院系图书资料室不仅具有服务人员更加明确化，文献资料更加专业化等特征，还具有文献更新快，精、多等多方面的优势，有利于学生的自主学习，能加深学生对所学课程的理解，特别是对研究生而言，院系图书资料室提供的信息更为专业，能有效减少搜素相关文献的时间和精力[2]。因此，院系资料室作为专门为院系科研教学提供信息资源服务的机构，其是校级图书馆的重要延伸和补充。

1.1 院系图书资料室的功能定位

院系图书资料室的功能主要分为两点：专业书籍的收藏和借阅。这就要求院系图书资料室均为围绕该院系专业课程的相关纸质书籍和电子信息资源，定期购买并收藏与该专业密切相关的基础理论课必备课本，院系内部资料以及各种实时更新的期刊杂志等，其目的是为师生提供该领域已有的研究成果，以拓展视野并掌握最新的学术动态[1]。此外，因为研究生和教师是院系图书资料室的主要借阅人员，为方便于读者，院系图书资料室多设置于各个院系的研究生自习区，以便广大师生可以就近查询。而借阅者的反馈意见亦能被院系图书资料室管理员及时接受，从而满足读者的需求，有利于保证文献资料的专业性和更新及时性。

1.2 院系图书资料室的现状分析

院系图书资料室的功能不容置喙，但根据笔者的观察，发现其在实际运作上存在多种问题。

（1）领导管理的模糊化

据《普通高等學校图书馆规程》所示，院系图书资料室由校级图书馆进行业务上的指导和协调，而在实际的行政管理上，是由院系领导负责的[2]。但由于院系领导并非专业的图书管理人员，这就导致责任分工的不明确，管理中存在一些模糊地带，而管理人员的混乱会产生诸如相同书籍反复的购买，期刊杂志更新慢以书籍分类混乱等多种问题，且在图书馆和院系的“双重领导”下各院系图书资料室之间也存在难以沟通交流的问题，最终使得院系图书资料室难以发挥全部的作用。

（2）管理人员的非专业化

由于院系图书资料室的规模相对较少，其原则上是每个资料室配备2名管理人员，但由于资金不足以及教学辅助岗位人员控制严格等现实问题，导致许多院系图书资料室仅有1名管理人员[3]。而管理员主要分为两类，一类属于临聘人员，为节省资源不少院系会调用其他岗位人员或招聘临时工以担任院系资料室管理人员，这类人员的工作时间和精力不稳定，且其流动性大，不利于资料室的稳定发展。另一类则属于职工家属，一些高校为了吸引高层次人才会对其随迁家属安排工作，而这些随迁家属的整体学历也一般不高。

而在高速发展的知识经济时代，各种交叉学科以及新型学科的不断出现，这就要求院系资料是管理人员必须同时具备图书情报知识和学科专业领域知识，以便协助师生进行专题文献的检索。

（3） 管理手段的落后化

目前大多高校的院系图书资料室的文献书籍仍采用传统的手工操作，即图书的采购，分类及借阅等仍需管理员亲手操作，管理模式简单而原始，“事事亲力亲为”的管理状态极耗费管理员的精力，而繁琐的借阅步骤亦阻碍了读者的步伐。此外，由于院系图书资料室受图书馆和院系双重领导，缺乏明确化的建设规划，投入的建设资金受院系收入所限，资料室不仅存在图书购置不规范、文献借阅混乱等管理上的问题，还有场地小、设备器材落后等硬件问题。院系图书资料室缺乏有效的考核制度，领导的忽视会进一步影响管理员的态度，使其滋生类似“当一天和尚撞一天钟”的懒散心态，而资料室疏于管理，读者减少，资料室的功能得不到体现，领导更加不重视资料室的建设，从而进入恶性循环，资料室的状况变得越来越糟糕。

2 加强建设管理的措施

院系图书资料室所存在的问题已经严重制约了其功能的发挥，为解决这些问题，需从以下三个方面进行改善。

2.1 管理体制的规范化

目前院系图书资料室相对校级图书馆，其规模较小且数目多，属于二级建制，由各个院系进行行政管理，各个资料室相对封闭，规章制度不一致，彼此之间缺乏沟通交流。为改善这种状况，需对已有的图书资料管理体系进行改革，形成以校级图书馆为中心，院系图书资料室为辅助的“蜘蛛网”似的结构，并借助现代互联网信息技术，对文献资料进行数字化处理，实现文献信息的汇总与共享，由校级图书馆进行统筹管理，各个院系资料室彼此之间可以互通有无。此外，院系图书资料室的管理员亦需要公平竞争，通过公开招聘的方式引进图书管理方面的人才，或让已有的管理员进行如参加岗位技能培训、专业学会研讨讲座等继续教育，以保证图书管理人员的综合素质。

2.2 管理人员的素质提升

目前很多院系图书管理工作人员由临聘人员或为解决家属问题录用的教师家属担任，这些工作人员对于院系图书文献专业知识的服务往往心有余而力不足，其自身能力的不足，缺乏创新精神，自身知识的更新跟不上院系教学改革的步伐等问题，也是制约院系图书资料室发展的重要原因之一。针对这种情况，一方面要建立完善合理的人才培养机制，加大人才的引进培养，另一方面对于已有的院系图书资料室管理员，则应该制定合理的竞争机制，合理引导图书管理人员的竞争意识和创新能力，采用多种激励措施来提高院系图书资料管理者的工作效率、创新动机以便更好地为广大师生服务[4]。

2.3 管理方法的信息化

随着网络信息技术的发展，高校图书馆的数字化和自动化水平也随之不断提高，如校园网的建立可以让校级图书馆和院系图书资料室紧密相连，由校级图书馆进行统一规划，进行资源共享，可以避免文献的重复购买，减少了不必要的经费支出[5-6]。而信息化时代下对的院系图书资料室则需要注意以下几点：（1）改变服务模式。院系图书资料室需适应时代的发展变化，相对于传统的借阅模式，利用互联网技术，现在广大师生可以足不出户，在学校宿舍里就可以搜索所需的文献电子资源，不受时空的限制。而这就要求图书管理员不仅具备相关的图书情报知识，还须树立终身学习意识，不断地更新与计算机相关的知识，才能更好地为读者服务。（2）在购买文献数据库的同时要保证纸质书籍的收藏。一方面虽然现在很多文献资料已录入数据库，读者可以通过网上图书馆进行查看，但部分文献资料存在特殊情况，如有些内部资料是不适宜公开在网络上的，有些文献受版权所限，亦不可转为数字资源，因此这些文献资源仍需要人工妥善保管。另一方面则是有些读者更喜欢阅读纸质书籍，纸质书籍具有电子书籍不可替代的阅读感受。（3）注重信息安全。互联网给图书管理带来了极大的便利同时也带来了数据安全的问题，为避免用户信息以及资料数据的泄露，院系资料室的管理员亦需要增强自身的责任感，并了解相关的法律知识，且需要由特定的计算机工作人员定期的检查并更新图书馆的网络系统[7]。

3 总结

总之，在高速发展的信息时代，院系图书资料室要认真客观地发现自身的不足，积极完善各方面的不足，并充分利用现代化的信息技术，健全图书情报系统，提高图书管理员的素质，更好地为广大的师生服务。

【参考文献】

[1]杜云.论高校院系级图书资料室的功能和作用[J].图书馆界，2004（3）：37-39.

[2]刘敏.院系图书资料室建设面临的问题及对策研究[J].经营管理者，2014（11）：269-269.

[3]汪晓莉.高校图书资料管理人员素质现状分析及对策研究[J].內蒙古财经大学学报，2012，10（2）：99-103.

[4]贺芹.提高基层图书管理人员综合素质的途径探索[J].人文天下，2015（17）：30-33.

[5]杨志.图档管理系统软件在图书管理方面的应用[J].企业改革与管理，2015（23）：63-63.

[6]韩兆宏.也谈云计算给图书馆管理带来的挑战[J].图书馆学刊，2014（12）：24-25.

[7]王丹慧.网络冲击下的图书资料信息管理工作探讨[J].黑龙江科技信息，2016（15）：101-101.

[责任编辑：朱丽娜]