试论提高品牌专业档案管理有效性的建议

田姝

【摘 要】本文主要针对如何提高高职院校品牌专业档案管理工作的有效性展开论述。首先，指出了品牌专业档案管理工作在高职院校中的作用和影响。其次，对高职院校品牌专业当前的档案管理方法进行了调研和分析。最后，提出了若干提高和完善品牌专业档案管理的具体方法和措施。希望本文的研究能够提高品牌专业档案管理的工作效率，并且有助于高职院校品牌专业的建设和发展。

【关键词】档案管理；品牌专业；高职院校

目前，我国高职教育正在进入 “提升质量、强化特色”的发展时期，面临着如何提升人才培养质量等突出问题，因而品牌专业的建设已成为高职教育持续发展的核心。品牌专业的发展不仅能够提高教学水平、培养高素质人才，而且能够突出高职院校的办学特色、提升院校的核心竞争力。为了更好地推进品牌专业的建设和发展，高职院校必须要对其档案管理工作的有效性进行深入的研究。

1 品牌专业档案管理工作的重要性

首先，品牌专业的档案和资料能够直观地反映出该品牌专业的建设和发展历程，高效的档案管理工作能够提高本校品牌专业在各高职院校中的竞争力。其次，品牌专业的档案管理是品牌专业建设的重要保障，科学规范的档案管理工作，能够为品牌专业的发展、品牌项目的申报提供有效的数据服务和材料支撑。除此之外，做好一个品牌专业的档案管理工作，能够为今后申报其它专业建设项目提供基础和参考，有利于高职院校申报其他品牌专业项目。因此，品牌专业的档案管理工作对品牌专业的建设乃至整个高职院校的发展都起到了至关重要的作用和影响。

2 品牌专业目前的档案管理方法分析

通过对部分高职院校品牌专业的档案管理工作的调查研究，我们了解到，传统的纸质档案保管方式正在逐步被电子档案替代。大多数档案管理工作人员都认为，纸质档案的保管较为繁复，整理、查阅的过程都太过繁琐，而电子档案不仅能降低工作量，而且也便于进行数据统计。但是某些重要的纸质档案，例如会议记录、品牌专业建设的相关文件的原件等重要纸质资料是必须要妥善存档保管的。对于纸质档案的保存，大部分工作人员都进行了详细的分类、归档保管，用于存放资料的文件柜和文件盒上也都贴有相应的标签以便查阅，部分院校还为品牌专业设立了专门的档案管理室。而对于一些音频、视频、图片等资料则可以直接以电子方式保存管理。对于电子资料的保管，档案管理工作人员将各种电子资料分门别类地存放在办公电脑的不同的文件夹实施归类归档管理。但是很少有院校采用数据库、网络平台等先进且专业的档案管理方式。由此可见，目前品牌专业纸质档案的保管方式相对较为妥当、合理，但对于品牌专业电子档案的保存管理方法还有待提高和完善。

3 提高品牌专业档案管理有效性的建议

3.1 采用纸质档案与电子档案同步管理

纸质文件归档保存是历来最传统的档案管理方式，它的优点在于直观，但缺点是难以长期保存，而且查阅较为困难。相比之下，电子档案的优势则较为明显，易于长期存储，信息查阅便捷，节省储存空间，可以资源共享等，但也存在一定的弊端，例如电脑电子档案的存储存在一定的安全风险。通过纸质档案和电子档案的优劣势比较可以发现，最佳档案管理方式就是将两者相结合，同步进行管理。高职院校品牌专业档案管理人员可以在纸质资料分类归档保存的前提下，同时采用扫描仪、数码相机等设备将文件、资料同步进行数字化加工，转换为电子化资料存储到专门的计算机中，既实现了档案备份，同时也能够保证了资料的安全性，避免纸质档案损坏造成的资料遗失。另外，在日后品牌专业的建设过程中，需要查阅和调用资料的时候，档案管理人员可以及时快速地提取与纸质档案相一致的电子档案，而不需要去仓库翻阅纸质材料，有效地提高了工作效率。因此，纸质档案与电子档案相结合的管理方式是十分必要的。

3.2 加强信息化和数字化档案管理

在当今这个信息化时代，要让品牌专业的建设以及档案管理工作能够与时俱进，就必须注重信息化建设。想要完善数字化档案管理，首先要提高品牌专业档案管理人员的信息化水平，相关管理人员不但要熟练掌握简单的归类、整理等工作技能，还需要学习如何使用DBMS、云平台等专业的电子档案保存方法，能够在提高工作效率的同时保证数据不丢失和资源共享。此外，各高职院校应当重视信息化设施的建设，积极研发学校乃至学院的数据云平台，或者是专门针对档案管理的信息系统，实现整个学校的档案管理信息化。在今后的工作中，不论是品牌专业负责人还是相关教师，都能够方便快捷地从数据库系统中查阅到相关资料，有助于提高工作效率。这样数字化和信息化档案管理不仅能够提高品牌专业档案管理的质量，而且能够为品牌专业日后的发展提供服务和支持。

3.3 加强品牌专业档案管理的安全防护

信息化建设和电子档案管理在给我们带来便利的同时，也给我们带来了一定的安全隐患问题。近年来，随着网路技术的飞速发展，信息窃取、信息泄露、系统入侵等网络安全问题引起了广泛关注。就在今年，刚刚发生过高校网络遭到黑客攻击的新闻事件。因此，高职院校品牌专业档案管理部门也应当引起足够重视。不论是纸质档案或是电子档案，都应该实施备份管理，做到有备无患。其次，学校信息资源中心需要加强学校网络平台的安全防范措施，从而能够有效避免网络系统遭到入侵導致的档案信息泄露和损失。由此可见，做好品牌专业档案管理的安全防范措施是相关档案管理工作人员乃至院校管理人员都必须重视的一项工作。

3.4 借鉴优秀的档案管理经验和成果

除了从自身管理角度提高档案管理工作的有效性，各高职院校还应当定期组织和安排品牌专业档案管理人员进行工作交流。例如，邀请兄弟院校相关档案管理人员到本校开展座谈会和讨论会，相互交流经验，不但可以借鉴他人优质先进的工作方法，还可以各自提出工作中遇到的问题和困难，并进行集体讨论。除此之外，各院校还可以组织相关品牌专业负责人和品牌专业档案管理工作人员到优秀的兄弟院校参观学习，这个做法有利于身临其境地体会他人的工作环境和方式方法，从而发现自身工作的不足之处，取长补短。因此，经验交流对于提高品牌专业档案管理工作的效率来说是非常有必要的。

4 结语

高职院校品牌专业的档案管理工作是品牌专业建设过程中的重要组成部分，应该在现有工作方法的基础上，总结、借鉴优秀经验，利用先进科学技术来提升和完善此项工作。为了不断提高品牌专业档案管理工作的有效性，我们仍需探索、总结更加规范科学的方法和措施，从而为高职院校的品牌专业建设项目提供更有力的服务和支持。

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[责任编辑：朱丽娜]endprint