办公室行政管理精细化的思路与对策

刘秋澄

【摘 要】为保障基本现代化企业运营，办公室行政管理的精细化落实已经成为高层管理者需要面对的重要现实问题，办公室行政管理精细化的顺利推行能够为实现整个办公室的高效、快捷工作提供基本保障。论文结合实际工作情况，对行政管理精细化的思路与有效对策展开分析，希望能够为广大的同行业从业管理者提供一定的参考。

【Abstract】In order to ensure the operation of the basic modern enterprise， the implementation of fine management of office administration has become an important practical problem for the senior managers. The smooth implementation of the office administrative fine management can provide basic guarantee for the efficient and quick work of the whole office. Combining with the practical engineering， paper analyzes the thinking and the effective countermeasures of administrative fine management， hoping to provide certain reference help for the general and the industry practitioners.

【关键词】办公室行政管理；精细化思考；对策

【Keywords】office administration manaqement； fine thinking； countermeasures

【中图分类号】D630 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0031-02

1 引言

随着时代的发展与经济社会的构建，中国现代化企业行政管理“精细化”系统已经成为高层管理者所需面临的新问题。“精细化”管理不仅是现代管理的最新风向标，同时它也是未来办公室行政管理工作的终极发展目标，其特点主要是通过科学、有效的管理作为执行依据，通过准确、严格、精细的管理来最大程度上节约成本，这种管理还能够全面提升企业管理的水平与效率[1]。

2 行政管理精细化思路

现代企业办公室行政管理“精细化”的提出，不仅为日后行政管理的具体目标进行了鲜明引导，同时也为降低企业运营成本、提高整体管理水平提供了基础保障，可以说是整个企业高层管理人员在现阶段的企业管理过程中最想实现的目的。

对于现代化的企业办公室行政管理而言，要想实现“精细化”管理必须要从如下几个方面进行。

2.1 量化、细化的管理科目设定

现阶段的企业在行政管理过程中是没有完全做到“延续性”与“时效性”的，究其原因主要是在于管理上的不足，长期以来一直处于模糊状态的管理，往往都是注重了管理者发挥个人水平而忽略了整个工作环节的细化与量化管理[2]。为了扭转这种局面，就要从某个工作或者任务自身所具备的逻辑性入手，将其科学地分为若干个组成部分，以便高层管理者能够对这些工作与任务进行直观监督与思考，对其中一些细节和步骤进行精准监控。

另一方面，在提升整体工作效率的时候，我们也应当将管理过程进行一种量化的思考，通过对每一项工作与任务展开数量测量，来实现量化工作安排。

2.2 将标准化、流程化理念融入实际的行政管理当中

进入新世纪以来，许多企业，特别是生产企业实现了流水线生产，这是传统生产工艺的一大革新，它对提升整体的生产效率均具有较强的现实意义。对于现阶段的办公室行政管理而言，同样也可以借鉴这种流水线的管理方式来实现“精细化”管理。这种流程化的管理手段，就是要将每一项任务进行细化分解，同时再结合其发展规律与发展情况来安排具体的工作顺序。而标准化则指的是在传统的流程化管理环节，对常规的工作进行梳理，通过设立合理、科学、缜密的管理工作来建立工作标准，例如，管理者要帮助具体的工作者思考“如何做是正确的”、“如何做是高效的”。可以说在这种办公室行政管理过程中引入标准化、流程化的管理，是整个行政管理做到“精细化”的基本保证。

2.3 通过经济化意识的渗透来提升全员的协同化意识

对于现阶段的企业而言，要想实现办公室行政管理的“精细化”并不是仅凭一个人、两个人的力量便可实现的，它不仅是一个漫长的过程，而且还需要多個环节、多个部门、全体员工共同协作才可实现。例如以实际的“精细化”管理中文件签收为例，从收到文件到上传下达的处理环节，直至最后的存档，每一个步骤都需要各个相关部门密切配合、相互协调而完成[3]。所以这种状况下，各部门、各员工之间的协调必须要具备高度的经济化与协同化，要时刻想到用最精简的工作成本获取最大回报。只有掌握了正确的管理模式来开展工作，才能够在管理成本不断减少的过程中提升整体的管理效率。

3 实现办公室行政管理精细化的具体对策

精细化管理的具体开展不仅只是要求员工要在工作流程上发生改变，同时也需要在整体的管理环节中做好工作的提升，“精细化”下的管理要求每一名企业管理者都必须不断提升个人综合素质，结合实际工作情况来对传统工作模式展开创新与实践，以此来实现办公室行政管理的精细化目标。下面就办公室行政管理精细化中主要的应对措施进行如下总结，希望能够为广大企业管理者提供一定的参考帮助。

3.1 以员工的精细化管理作为突破口endprint

在实际工作中，很多具有丰富管理經验的企业领导不仅对自己下属的优点、个性以及特点了如指掌，同时也能够对下属在日常工作中经常出现的问题做到心中有数。而在“精细化”管理体系的搭建过程中，更要提倡这种企业管理理念，从细节的把控上来提升整体的管理效果，以此来保证整体的企业效益获取得到保障。

3.2 以制度化管理作为重要管理手段

一个现代化的企业要想在实际的行政管理工作中做到“精细化”管理，除了上面提到的几方面内容外，还必须依托于可行、优化的激励机制与制约手段，在办公室行政管理实行“精细化”管理的同时，必须要在其内部制定出完善、科学、合理的规章制度与奖惩制度，同时将这种制度作为一种企业行政管理办事的重要准则来执行，最终实现企业的每一名员工都能够在日常的工作中，有据可循、有章可依，而且也要做到奖惩分明、卓越绩效。只有规范、统一的管理制度作为保障，现代化企业的战略目标才能够最终得以实现。

3.3 通过提升员工自身素质来实现办公室精细化

在现代化企业办公室行政管理精细化理论提出的同时，对企业每一名员工、心态、综合素质、专业技能掌握均提出了较高要求。从现实角度看，实现精细化的基础目标便是将企业中每一名员工的综合技能与专业素质融入日常工作中。所以在实现行政管理精细化管理的进程中，必须要不断培养、引进一批高技能、高素质的专业性人才来实现真正的科学化、精细化与标准化。除此以外，为了能够对工作成果与工作成绩进行更加直观的反映，还需要对每月制定出来的工作内容进行精细化分解与量化分解，确保工作环节中的每一个环节与步骤都精确到每一名员工。

4 结论

综上所述，办公室行政管理的精细化体系不仅是提升整个管理效率的最佳手段，能够通过较低的管理成本来获取较高的收益，同时还能够在整个办公室内建立起一整套完善、科学的规章管理体系，通过合理化、精细化、科学化的方式将精细化意识贯彻到每一名员工的脑海中，为全中国的经济社会建设贡献一份力量。

【参考文献】

【1】袁昌莉. 试论实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J]. 东方企业文化，2015（9）：125-125.

【2】徐晖. 办公室行政管理精细化思路与对策分析[J]. 经济管理：文摘版， 2016（7）：00046-00046.

【3】肖海瑛. 有效提高办公室行政管理精细化的思路与对策[J]. 中国经贸， 2016（23）89-91.endprint