高校学术会议中心使用管理与设备维护

薛宗珑++侯文红++王志献

摘 要 简要介绍高校学术会议中心的功能、管理制度、使用管理等一些具体措施，详细介绍学术会议中心常用的使用操作规范和维护保养经验。

关键词 学术会议中心；使用管理；多媒体设备；使用维护

中图分类号：G483 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2017）14-0021-03

Using Management and Equipment Maintenance of Academic Conference Center of University//XUE Zonglong， HOU Wenhong， WANG Zhixian

Abstract This paper briefly introduces the function and management

rules of the academic conference center of university， and some steps

of the management in using management. Also this paper detailed introduces the operating standards and maintenance experiences that usually used in academic conference center.

Key words academic conference center； using management； multi-media devices； using maintenance

1 前言

高校学术会议中心是学校进行学术交流、学术沙龙、学生活动、各类会议的重要场所，管理维护好学术会议中心，使其正常运行，是保证各类活动顺利进行的必要条件。本文在学术会议中心管理中的制度办法、工作流程、设备维护、规范管理等方面进行探讨，希望更好地发挥使用效率，增强使用效果。

2 使用管理的制度制定

学校各类会议中心场馆的使用由学校根据国有资产管理相关政策制定使用管理规定，由职能部门具体实施管理工作，满足学校教学和科研的需要，为学校各类学术报告、各类会议及学生活动提供良好的管理服务，明确申办会议的程序、会议审批权限、使用费收取标准等。

3 使用管理的具体实施

网上预约 网上预约管理系统模块：会议中心简介，登录可以浏览各个会议室、报告厅的结构情况、座位数量、设施功能、设备情况等信息，方便使用单位查询；申请管理，使用单位提交使用申请后显示在待审核信息中，由中心主任定期审核批准；会议使用管理，显示当前的会场状态和审核批准了的预约使用申请，显示会议的详细情况，如会议开始时间、参会人数、会议流程、使用的设备、座椅摆放、茶杯等，管理人员可根据需要提前做好会议准备；还有用户信息管理和报表管理等。

在保证学校重要会议优先使用前提下，各学院各职能部门承办的相关学术报告及会议活动可通过会议室报告厅网上预约系统查询预约，由管理部门办公室负责审查批准，由具体管理人员具体实施有关会前准备和会议服务等工作。会议室报告厅网上预约系统的使用，极大提高了使用效率，在网上可实现会议预约、会场状态查询、管理审批、使用统计、使用费缴纳管理等功能，有效避免使用冲突，实现科学管理。

管理服务人员设置 山东农业大学学术会议中心有容纳500人多功能学术报告厅一个、100人学术报告厅2个、50人小型会议室一个，每年承接学校各类学术报告、学术沙龙、会议及学生活动450余场次；有管理技术人员2名，全面负责具体使用管理设备等工作；服务人员1名，勤工助学岗位学生14名，负责会场卫生清理、茶水服务等工作。工作中分工负责、协调一致，充分调动工作人员的工作积极性。由于服务人员和勤工助学岗位学生流动性比较大，需要经常进行会议服务规范和设备使用技术培训工作，使所有工作人员都具备良好的服务意识和设备使用业务知识，做到规范服务、技术精良，不断积累工作经验、提高服务水平。

会议中心服务工作流程 根据不同的会议内容和形式做相应的会议准备安排。学术交流、学术报告型会议一般会使用多媒体投影，需要做好笔记本电脑信号线连接，调试好话筒音量和多媒体投影等，准备好PPT翻页器、激光教鞭、会议话筒、领夹话筒，注意电池更换；国际会议还需要做好同声传译的设备调试，视频会议需要提前进行联网测试等工作。同时做好会场卫生清洁、茶杯消毒，茶歇点心可根据要求进行准备。会议开始后要随时调整话筒音量，保持话筒音量均衡适中，避免音量忽高忽低及啸叫现象的发生。根据要求，可将学术报告通过自动录播系统录制成流媒体教学课件，供学生浏览学习。各类大型会议的相关准备服务工作更要做到精心准备、热情服务，按照要求及时准确地播放音乐、视频，控制灯光，调试好话筒声音等。

使用费管理 学校学术会议中心实行有偿使用的原则，根据相关规定设置专门账户，由学校财务统一管理。各学院各部门使用费用定期转账结算，所收取费用用于报告厅会议室的设施维修、设备维护、临时服务人员工资等。

4 学术会议中心设备的系统构成、使用和维护

成套设备的系统构成 学术报告厅的设备的系统构成主要有扩音系统、显示系统、中央控制系统。扩音系统由话筒、声场音频处理设备、功率放大器、音箱等设备组成；显示系统由投影机、投影幕布、LED显示屏等设备组成；中央控制系统用来切换音视频信号、调节声音大小、控制切換投影机等显示设备。另外，成套设备中还可选择一些外围设备，如同声传译系统、视频录制系统、灯光控制系统、视频会议系统等。

扩音系统设备的使用维护 在实际工作中，调音台是主要的声音调节设备：通过调节输入信号增益调节钮来调节输入信号的放大量，结合调节音量推子可使输入的信号进入调音台时处于高信噪比、小失真的最佳状态，从而保证扩音音质。调节高频、中频、低频段均衡钮可用于补偿音质。高频段钮调节主要是补偿声音的清晰度；中频段钮调节补偿声音的明亮度及声音的力度；低频段钮主要是用于补偿声音的丰满度，调节能使声音变得浑厚丰满。endprint

功能辅助旋钮调节可以把这路的信号给其他的设备，调节这些辅助旋钮，等于调节该路声音送往相应辅助母线的大小，比如输出到录像设备或同声传译设备的信号大小调整。注意区分声音信号是从推子之前引出的、不受推子调节的影响，和声音信号是从该路推子之后引出的、受推子大小调节影响之间的区别。声像平衡是声道调节，就是旋到左边是左边音箱响，旋到右边是右边音箱响；逆时针旋钮，声音会偏左声道，顺时针偏右声道。一般是为了更真实地还原双通道的立体声的声场效果而使用的，具体根据现场情况来调整，一般情况放在中间就可以了。

会议话筒的使用维护如下。

1）试音时忌拍打话筒及向话筒吹气。由于话筒的拾音部分较精密，且部件很娇贵，拍打话筒或向咪头吹气极易造成损坏或部件移位，最终影响音质。

2）会议话筒拾音时最佳距离为10 cm左右。有的人讲话时离话筒很远，有的人会嘴贴着话筒。过远造成拾音声音太小，这时如把音量提升极易引起啸叫；而过近讲话时，气流也拾入话筒，发出“呲呲”的干扰声。

3）话筒属精密设备，应放置于干净无尘、干燥、无腐蚀性气体的地方，避免阳光直晒，还要轻拿轻放。

4）在使用电容话筒时，必须加幻象电压，要在调音台上打开幻象电源开关，注意电压值及极性。成套音响设备的合理使用和定期维护是保障设备正常使用的必备条件。使用时最好使用时序电源，按一定的开机顺序依次开机，避免开机信号的冲击而损坏相关电声设备；长时间不使用时应定期通电，防止内部电子元器件老化失效；注意防潮防尘，定期更新话筒插口，避免因接触不良而引起杂音影响会议效果。

多媒体投影设备的维护 投影机是多媒体会议中心的主要显示设备，投影机的显示形式决定了投影画面的质量。从显示形式上，投影机目前可分为液晶显示、数码显示和激光显示三种形式，各有特点。激光显示形式以其投影亮度高、高清分辨率、画面清晰细腻而著称。亮度是投影机的一个重要指标，根据亮度及用途的不同，可分为普通投影机和工程投影机。工程投影机以其稳定性好、亮度高而被大型学术报告厅使用。具体使用时要注意以下几点。

1）正确开关投影机，在固定场所使用投影机应使用中控设备开关投影机，将投影机的开关信息码写入中控设备进行开关投影控制，并设置延迟断电程序。正确关闭投影机的顺序应为：先要按下控制面板中的开关按钮或中控上的关投影按键，此时进入延时断电散热状态，投影风扇在运行；等到中控指示灯不闪烁，投影风扇停止转动时，再关闭总电源或投影机上的电源开关。如果不按正确顺序开关投影机的话，很容易损坏投影机灯泡或者减少投影机灯泡的使用寿命，严重时会发生灯泡爆炸现象。

2）对于使用高压灯泡的投影机，不要频繁开关电源，在投影机开通和关闭状态间进行切换时，一定要确保有5～10分钟的间隔时间。频繁开关投影机，将缩短灯泡的使用寿命。

3）良好的通风散热条件。投影机都设计有通风口，散发工作中产生的高温。当使用投影机吊箱或进风口滤尘网堵塞，气流循环不畅时，投影机内温度会升高，加速灯泡的老化，损坏液晶板等光学元件。所以必须要保持通风口气流畅通，并经常清理过滤网。这样可以保护投影机，延长使用寿命，避免投影机因过热而自动保护停机，影响正常使用。

4）持续投影时间不能太长。为了有效延长灯泡的使用寿命，应该将投影机每次投影时间控制在5小时以内。长时间开启投影，会导致灯泡内部温度过高，影响灯泡的使用寿命，有可能发生灯泡爆炸的现象。

5）定期除尘。每个月清洗一次进风口处的滤尘网，一年清洗一次液晶板及光路。如果进风口灰尘堵塞，散热不畅，灯泡长时间过热工作，会使灯泡的寿命大大缩短，甚至炸裂。投影机安装时不要挡住通风口。清洗光路可提升投影机亮度。因此，保持进风口的畅通，及时清洁过滤网及光路十分必要。另外，有缺色现象时，首先要检查VGA信号连接线是否连接良好。投影机的亮度直接和投影机灯泡的质量、信号线长短及中控设备的信号衰减有关，所以要尽量使用短的信号线，选用高质量的中控设备，提高投影机的亮度。

多媒体计算机的维护 计算机是会议中心学术报告必备重要设备之一，用于教学课件PPT的播放演示，教学视频、宣传片视频的播放，会议音乐的播放，会议现场视频的录制采集等。使用时计算机的分辨率要和投影机的分辨率相匹配。为保证计算机的正常使用，要對计算机经常进行系统更新、杀毒、磁盘碎片整理等工作，镜像备份操作系统，以便及时恢复。

5 结束语

管理运行好学术会议中心，发挥最大的使用效率，提升服务质量，是工作努力的方向。树立管理就是服务的工作理念，为学校教学科研服务，充分运用现代网络技术实施网上预约管理，方便学校各部门使用，提升管理水平，进一步提高工作人员的技术水平和服务质量，保证学术会议中心正常运行。endprint