基于信息技术的机关档案管理质量提升策略分析

陈晓琼

【摘 要】当今时代是一个网络化及信息化非常发达的时代，任何行业工作的开展都依赖着计算机的辅助，机关档案管理工作的开展也不例外，随着当前档案资料的日渐增多，使用传统的管理方式根本不可能有效完成如此繁重的管理任务，与此同时，基于信息技术之上的档案管理也存在着许多不足之处。因此，论文分析了信息化时代下机关档案管理存在的不足以及管理质量提升的策略，为档案管理实现信息化提供具有参考价值的建议。

【Abstract】Today， the network and informatization is very advanced， any industry work depends on the computer， the archives management work in administration is no exception， with the increasing use of archives， the traditional management mode could not accomplish such a heavy task effectively at the same time， the archives management based on the information technology is also with many shortcomings. Based on this， this paper analyzes the shortages existing in archives management under the information age and the strategy to improve the quality， so as to provide reference suggestions for realizing the informatization management of archives.

【关键词】机关管理档案；信息技术；提升策略

【Keywords】government management archives； information technology； promotion strategy

【中图分类号】F270.7 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0037-02

1 引言

机关能够正常开展日常工作的根本保证是对档案进行有效管理，如果档案管理工作开展不到位，那么机关的工作效率就会随之出现显著下降。然而，当前档案管理工作仍有许多需要被优化的地方，下文就不足之處以及质量提升策略展开详细论述。

2 信息化时代机关档案管理存在的不足分析

2.1 管理办法比较落后

当前情况下，绝大多数机关单位都使用传统的管理方法对机关档案进行管理，传统版本的档案主要是厚重且陈旧的纸质档案，在档案管理的数字化以及信息化方面，管理水平较低。尽管纸质档案存在着一定程度上的优势，但是在归纳档案时，需要耗费更多的时间，较于信息化档案，此方式的保管成本以及保管要求都比较高[1]。再者而言，如果相关部门在查阅某一份档案之前，还要在众多档案中根据分类号以及编号等信息找出其所需要的那一份档案，查找过程过于复杂，利用率过低。然而，如果利用信息技术对机关档案进行管理之后，会使档案管理的质量显著提高。

2.2 软硬件设施不配套

在将档案管理实现信息化的过程中，其中一个关键的环节是要将档案实现云服务、数字化以及云储存，这一环节就对国家和政府提出了针对性的要求，要求必须在其二者之间建造一个完善的云系统，让此系统通过光纤的传输使国家和地方政府间的云档案可以实现共享。然而，以目前的情况来看，网络防护手段的安全性能较低，地方级政府基本没有能力完成对档案数字化的管理。

2.3 机关档案管理意识不强

在机关单位内部，不管是上层领导，或是机关内部的档案管理人员，对档案管理都没付出足够的关注，且都具有比较差的管理意识，主要原因是由于他们没有对档案管理在整个档案工作中的基础作用进行充分了解。此外，政府对机关单位投入较少的人力、经费以及管理设备，从某种角度来看，这些方面对机关单位工作人员的工作认真度有着一定的负面影响[2]。

2.4 对信息技术应用的技能掌握不熟练

当前条件下，档案管理体系以及基础理论都表现出了一定范围之内的变化，主要的变化是档案的数量日渐增多，档案的内容以及范围日渐广泛，档案保密系统的要求，日渐增多档案内部系统的要求日渐严密。在此基础上，新型的管理体系还对档案管理人员提出具体的要求，一方面需要让其按照传统的管理方法以整理、收集以及归纳的形式对档案进行管理，另一方面需要让其根据大数据的要求以数字化转换、存储、分类以及传输的形式对档案进行管理，最终还要构建出一个系统比较完善且以电子形式对档案进行管理的体系。此外，新型的管理体系还要求管理人员对计算机以及其内部的软件进行熟练的操作及应用。然而，由于大多数档案管理人员的知识水平都未增长，一直还保持着以往的知识水平，只会以传统的管理方法对纸质版的档案进行管理，对于新要求以及新技术的学习没有怀揣着充分的激情和热情，从而导致在信息化时代下，档案管理建设的进程非常缓慢。

3 信息化时代机关档案管理质量的提升策略分析

3.1 建立完善的档案制度

在信息化时代下，在对机关档案实行标准化以及规范化的管理之前，首先需要建立一个比较完善且有效的档案管理制度，并且要严格按照法律法规所制定的标准对档案管理制度进行制定及完善；严格按照与网络信息保密相关性较高的法律法规监控储存档案的载体，比如数据硬盘、互联网以及电脑设备等；严格制定电子档案的传输、查询以及储存等相关制度。此外，在制定好管理制度之后，管理人员需要在某一时间段内使电脑处于脱机的模式，定期地以密码验证以及防火墙设置的方式检验、审查以及核对相关的档案管理数据，从而使机关档案实现标准化以及规范化的管理。endprint

3.2 建立机关档案的电子信息数据库

作为档案管理的一个关键构成部分，档案信息化可以充当利用及保存纸质版档案的关键辅助手段，在未来的档案建设以及发展中，档案信息化充当着非常重要的角色。因此，需要从基础上扎实地做好档案信息化的建设工作，具体的方法如下：第一，使用信息化设备完成对纸质档案、视频以及照片等资料的数字化转换，并同步至计算机上，按照电子档案的分类方式对数字化档案进行分类，有效地保存好具有数字化特点的档案信息，完成档案数据库的建立。第二，按照保密系统法律法规，在其规定范围之内建立一个共享平台，在此平台上，党政机关部门下属的子机构之间可以共享自产的档案信息，部门之间可以共享机关管理的档案信息，部门和同级机构之间可以共享机关管理的档案信息，进而实现具有层次结构的信息共享。第三，使用云储存来对大数据档案进行的管理。国家应首先构建出一个国家级水平之上的檔案云系统，以网络光纤的形式将该系统和地方政府构建的档案云系统紧密地连接起来，进而使档案馆中的具体档案数据能够被有效地备份、储存以及输送。

3.3 建立机关电子档案的开发查询系统

在完成对机关电子档案的建立之后，需要为电子档案建立一个具有开放性的查询系统，从而使相关人员能够在较短的时间内查询到其详细的档案信息，进而使档案工作的社会服务水平不断攀升[3]。确切地讲，使用档案最根本的目的就是为了服务社会、固定真相以及方便查询，因此在对机关档案信息进行建档以及建管理系统时，需要做好如下四点：第一，在构建管理系统的过程中，相关工作人员需要逐渐地抛弃以往陈旧的封闭思想，将非涉密档案的开放性逐渐加强，使档案信息可以最大限度地被广大社会公众所使用，进而使档案自身的使用价值被显著提升。第二，针对各级和各部门的基本档案信息，相关管理人员需要逐渐加强二者之间信息的横向与纵向连接，使资源能够被有效共享，进而使查询到的信息更为丰富，查询过程也会更为简便。第三，在用户查询档案信息时，相关管理人员需要详细询问其查询目的，在保证信息处于安全状态的同时，制定出与其查询目的相符合的服务措施，这样既可以在保证高水平服务效率的同时，也使用户的满意度得到显著提升，进而将档案管理系统的发展空间不断向外拓展。第四，相关工作人员需要不断地对档案智能化的检索进行优化设计，根据档案基本信息的不同完成对档案的有效分类，将检索时间极大缩短，使用户可以在较短的时间内检索到其想获取的档案信息，与此同时，用户的检索效率也得到了显著提升。

4 结语

综上所述，当前的机关档案管理存在着非常多的不足之处，相关工作人员需要及时从信息化的角度重新对档案管理系统进行设计，并且在建立信息化档案系统的同时，要保证档案信息的安全性，在此基础上，需要不断提高检索效率以及服务效率，这样才能发挥出档案利用最根本的目的。

【参考文献】

【1】焦建虹.浅谈机关档案管理工作[J].办公室业务，2015（19）：50.

【2】王歆柏.浅谈网络对机关档案管理的影响与对策[J].才智，2016

（12）：252.

【3】赵文玉.试论信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].人力资源管理，2017（06）：352-353.endprint