谈企业电子档案的归档管理

穆晓腾

【摘 要】企业电子档案的归档管理具有可靠性、规范性、高效性。论文针对企业电子档案的归档管理研究，将从电子档案的归档管理特性入手，结合企业电子档案归档管理中存在的问题，对加强企业电子档案归档管理的具体对策展开论述。希望此研究，能为提升我国企业电子档案的归档管理水平提供参考性建议。

【Abstract】The archive management of enterprise electronic archives is reliable， normative and efficient. Aiming at the filing management of enterprise electronic archives， this paper will start with the characteristics of filing management of electronic archives. And combined with the problems existing in the file management of enterprise electronic archive ， it discusses the specific countermeasures to strengthen the management of electronic archives. It is hoped that the study of this paper will provide reference suggestions for improving the archival management level of electronic archives in China.

【關键词】企业；电子归档；归档管理；管理对策

【Keywords】 enterprise； electronic archiving； archive management； management measures

【中图分类号】G276；F272 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0142-02

1 引言

档案管理是企业管理中的重要部分，不仅涉及到企业员工的个人信息，同时关系到企业内部运行等重要数据。近年来，电子文件的档案化管理模式，受到了越来越多企业的推崇，帮助企业提升了运营效率。企业电子档案的归档管理，可以通过智能化服务，实现更有效率的管理方式，是顺应时代发展的必然要求。因此，加强企业电子档案的归档管理研究具有重要意义。

2 电子档案的归档管理特性

与传统档案管理不同，电子档案可随时对电子文件进行分类和归档，减少中间归档环节，降低档案被病毒侵入的机会。电子档案在归档方式上，是采用电子编码技术，并通过信息认证、设定权限等措施，保证电子文件传输稳定性[1]。在保管方式上，企业可将电子文件，以国际通用的标准存入到电子档案管理系统中，以保证电子文件安全性。在文件分类与编目方式上，企业可通过设置特定文件号与分类号，保证档案资料的唯一性。在查询利用方式上，电子文件档案管理只有具有权限的人员，才能通过身份认证，获取查阅电子文档信息，进而确保档案的真实性。可见，电子档案的归档管理具有高效性及便捷性特点。

3 企业电子档案归档管理中存在的问题

3.1 难以保证电子档案的完整性

虽然电子档案给企业的归档管理带来方便，但是也存在一些问题和弊端。比如，在电子档案完整性方面，电子文件储存在计算机磁盘内，对载体设备的依赖性较大[2]。一旦载体受到高温高热等干扰，很有可能影响内部的档案信息，使电子文件的部分信息缺失。然而，由于有些电子文件没有印件和草稿之分，再加上管理人员对文件的分类和编目不同，使电子文件与原始文件信息难以对应，无法确保电子文档的原始性。

3.2 企业电子档案的保障技术有限

电子档案易保存、易查找，但是存在一定的危险因素。电子档案的归档、查询和利用，基本是依靠计算机软硬件实现[3]。然而，在应用软件生成电子档案后，可能会出现显示困难等问题，使档案无法读取，失去应用价值。另外，电子档案的存放环境一般较高，而电子档案存储选用的载体性能存在不稳定、不耐用的情况，再加上企业对电子档案信息安全性重视度不够，对科技化的投入不足，导致电子档案的保障技术有限。在此情况下，企业电子文档很有可能受到黑客的攻击，使企业的机密电子档案发生篡改，进而使电子档案无法进行安全稳定的应用。

4 加强企业电子档案归档管理的对策

4.1 完善电子档案归档管理的企业标准

国家有关部门已经对电子档案的储存载体制定了新的管理办法和标准。企业单位应当遵循相关条例，对电子档案以标准形式归档和整理[4]。同时，企业还应结合自身的实际情况，制定适合本单位的电子归档管理的管理标准和制度，规范电子归档的整理、统计、利用、保存等各个环节与流程。比如，在整理环节，要安排专业的人员进行统一分类和编号。在单位实际工作中，企业应严格执行制定好的相关规定，在电子文件保存时选择最佳的储存方式，注重对归档材料的认定，并对归档的电子储存设备进行定期维护检查等。

4.2 增强电子文件设备与档案的安全性

增强电子文件设备与档案的安全性，可以保证电子文档的应用价值。一般而言，电子文档需要具备多人共享使用的要求。但是，共享文件只能得到批准后才能打开使用。在电子档案防护系统中，不仅进行必要的加密防护措施，还应对不同使用人员进行权限与分级控制，使登陆与使用人员，通过严格的实名登记后才可使用。同时，在电子文档使用中，管理人员需要对登陆记录与浏览过程进行跟踪和记录，并定期对电子文件设备进行检查和维护，以免病毒的侵入。对于企业中十分重要的机密文件，企业还应当进一步防护，采用特定的安全设备进行保存，同时做好数据备份，避免人为因素对电子文件数据进行修改，保证电子档案的安全性。endprint

4.3 加强对企业档案管理人员的业务培训

加强对企业档案管理人员的业务培训，是对企业电子档案管理的长期考虑。只有提高档案管理人员的业务能力，才能建立起高素质的电子档案管理团队，使企业掌握现代化技术，确保电子档案的安全与完整性。管理人员的培训内容中，首先要培养电子档案管理人员的责任意识与安全意识，同时提升其对计算机应用软件的操作水平，使其掌握对电子档案的维护技术。在管理人员介入档案形成与储存工作中时，要懂得文件的形成方式，通过有效保管，提升文件的鉴定与利用效率。除此之外，档案管理者必须自身加强学习，掌握科技信息技术，积极参与到电子文件管理、检索系统的规划设计中，具有准确识别计算机病毒的能力，并能够有效应对计算机信息盗窃、篡改等危险行为。

4.4 明确档案基本信息并完善纸质材料

明确档案基本信息，就是明確档案的信息范围、保存时间、存储地点等，这是所有参与到电子档案管理与使用者应当了解的基本信息。尤其对于管理者而言，确定好归档时间与范围，就可以及时将电子文件进行准确归档，提升管理工作效率，实现资源的共享。同时，管理者应当定期对从前归类的材料进行梳理，实现档案的集中管理。在保存方式上，管理者可根据电子文件的使用频率与保密程度，选择光盘、U盘等不同载体，并复制材料进行备份。另外，归档电子档案时，同时要完善纸质材料档案。由于电子档案自身存在缺陷，而且很容易受到计算机载体因素的影响发生损坏。因此，保存电子档案的同时要保留一份纸质档案，并进行归档管理，使企业人员对电子与纸质材料进行同时借鉴和利用。该方法解决了电子文档易被修改的问题，还对电子档案的信息起到了保护作用。

5 结论

有效的电子档案，不仅关系到企业内部材料依据，还关系到企业的运行效率与未来发展。本文针对企业电子档案的归档管理研究，是从电子档案的归档管理特性入手，对企业电子档案归档管理中存在的问题进行了分析，主要包括难以保证电子档案的完整性，以及企业电子档案的保障技术有限等重要内容。最后，为了加强企业电子档案的归档管理，本文提出了以下具体对策：第一，完善电子档案归档管理的企业标准；第二，增强电子文件设备与档案的安全性；第三，加强对企业档案管理人员的业务培训；第四，明确档案基本信息并完善纸质材料。希望本文的研究，能为提升我国企业的归档管理水平提供一份借鉴，进而保证电子文档的高效利用。

【参考文献】

【1】王宏.中国机电兵船工业档案学会在广州召开档案行业标准、办法宣贯暨工作经验交流会[J].机电兵船档案，2016（02）：57.

【2】金航数码参加档案行业标准、办法宣贯暨工作交流会分享信息化时代下企业归档模式[J].机电兵船档案，2016（03）：31.

【3】龙建强.《企业电子文件归档与电子档案管理指南》主要内容浅析[J].机电兵船档案，2016（03）：36-39.

【4】盛晓明，周妍，刘春波，等.我省企业电子文件归档和电子档案管理试点工作情况[J].黑龙江档案，2016（03）：20-21.endprint