税务电子档案管理工作中的问题及对策

侯伟基

摘 要：随着网络的发展和国家电子政务政策的相继推出，税务系统信息化成为税务部门为提高工作效率和推行国家政策的重要目标。为摆脱传统低效的手工税务业务处理和税务档案管理方式，各个地区的税务部门纷纷响应国家政策开始实行电子化办公，推行能提高税务工作效率的电子档案管理模式。本文就税务电子档案管理工作中的问题及对策进行研究分析，以供参考和借鉴。

关键词：税务电子；档案管理；问题；对策

二十一世纪以来，档案界对电子档案管理的关注越来越多，对电子文件的采集、保存以及安全等问题做了深入探索，并取得了一定的成果，但相关调查显示，这些研究大多处于理论探索阶段，并没有完全应运于实际的档案管理工作中。电子文件与纸质档案有着本质的不同，其特殊性为传统的档案管理工作提出了更高要求，如何对电子档案进行科学有效的管理已成为档案界亟待解决的问题之一。

一、税务电子档案管理工作中的问题

（一）税务电子档案管理设施尚不完善

税务机关要想有效管理电子档案就必须有过硬的硬件配置和良好的软件系统支持，但是由于经费和技术的限制，我国多数基层税务部门税务档案设施还比较落后。电子档案管理所需的相关设备和档案管理软件不足，现有的电脑、扫描仪等设备落后陈旧、功能不能满足目前电子档案管理的需求。这些都使税务档案数字化与税收征管信息化建设脱节，严重影响了税务档案管理的性能。

（二）税务电子档案的安全措施不到位

在税务电子档案管理工作中，保证电子档案的信息安全和保密性，是提升税务电子档案管理有效性及科学性的重要保证。当前税务电子档案的数字化建设还不够完善，网络安全措施还不到位，税务电子档案管理系统有被黑客攻击和病毒侵袭的隐患。我国许多税务部门电子档案的使用尚在初级阶段，电子档案的数据系统滞后，如果受到黑客攻击和病毒感染，档案信息和数据就会丢失，并给税收征管工作带来重大损失。因此，必须尽快完善电子档案网络系统，做好安全保密工作。

二、税务电子档案管理问题的改进对策

（一）加强办公自动化系统建设

当前总局的“金税三期”工程已经在全国各级税务部门试点推行，这进一步完善了税收征管数字化管理信息系统的建设，有助于对系统的流畅性和安全性进一步提升。此外，在对税务档案的六大系统模块管理、应用的基础上，要把每个模块功能加以细化，加强高拍仪采集、高速扫描、本地上传等功能建设，使纳税人的业务办理更加快捷方便。为了让电子档案的资源价值得以充分利用，税务部门还要拓展档案应用模块，把税务电子书、档案统计查询、电子文件展示等纳入档案应用模块中，做到档案资源共享，为需求者提供咨询、查阅服务。另外，税务部门要提高税务档案工作人员对计算机的应用水平，努力使税务档案管理人员做到既懂计算机又精通税收知识，成为税务电子档案管理的复合型人才。税务部门还要对计算机专业人才加强税收专业知识的培训，使其能够更好地从事计算机的开发管理工作。要加强对税收干部进行计算机知识培训，强化信息数字化技术在税务档案管理工作中的应用。要协同相关技术部门加强信息化技术的相关研究，解决税务档案管理工作中存在的存储与压缩以及保密性、长期保存等技术问题，切实做好税务电子档案管理工作。

（二）规范税务电子档案管理

国家税务总局应该制定出一套规范、统一、切实可行的办公自动化流程，并根据当前各税务部门的工作软件实际情况，开发出能够综合各项税务工作的应用程序，使税务电子档案管理工作更加规范，提高税务信息系统的应用效率。税务部门要在規范和统一的征管流程下，依照数据一致、一次录入、平台统一、信息共享的原则，在保证行政管理信息和税收业务积累不受影响的情况下，在同一省内努力实现税务系统软件开发的规范性、系统性、兼容性与全面性。此外，税务部门应该完善税务电子档案管理的考核制度，让税务电子档案管理有法可依、有章可循，规范税务档案管理人员的工作行为，提升档案管理人员的工作积极性。要确立电子档案管理负责人，由其负责电子档案校验、监督工作，并对工作中出现的问题及时处理。同时，要完善电子档案管理的考核制度，结合税务系统的绩效考核模式，明确档案管理责任制，对电子档案的采集、整理、开发有明确的奖惩考核指标，激励档案管理工作者不断提高工作积极性，提升自身综合素质。

（三）完善税务档案安全系统

在电子档案管理过程中，档案信息与载体是可以分开的，这就造成电子档案文件信息随时都可能被更改、盗取，甚至有被毁坏的危险。因此，保护电子档案资源信息的安全，是电子档案管理人员的重要工作。当前能够保护电子档案资源信息数据安全的主要是防火墙和病毒查杀系统，它采用了数据加密法和存取权限控制法，以及数字时间印章法、数字水印法等安全保障措施。其中数字水印法是利用特殊技术把作者自己设置的花纹、印鉴等标志隐藏到电子档案文件中，在档案数据被复制、拷贝时，这些标志无法复制，这就保证了文件信息的唯一性；数字加密法是按照一定的加密变换规律，对没有加密的文件数据进行加密处理，让它成为无法识别的难读数据，以此来保护电子档案不被窃取；数字时间印章保证了电子档案信息的原始性和真实性不会受到破坏，如果已经归档的文件信息被删除或修改，该文件在网上登记或生成的时间不可改变。

三、结语

综上所述，税务电子档案的出现，给传统税务档案工作带来了诸多的挑战，必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新，并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，以适应未来对档案事业的发展要求。

参考文献：

[1]陈萌.电子档案管理中的问题及对策[J].中外企业家，2015（02）：221.endprint