新时代背景下档案管理存在的不足及创新

姬长进

摘要：档案作为记录重大事件的重要手段，有着独特的存在意义与价值。新时代背景下，信息技术以及管理观念的革新，都为档案管理提供了新的思路。本文以“新时代背景下档案管理存在的不足及创新”为题目。旨在通过对于新时代背景下档案管理存在的不足进行分析，从而档案管理提出创新性的建议。使得档案管理得以高效化。

关键词：档案管理；信息技术；理念创新；高效化

一、前言

（一）研究的背景及现状

本课题的提出以新时代为背景的，新时代所强调的“新”，他即是指是信息技术的新，也指思维观念的新。从二十世纪以来，第三次工业革命的到来，为高新技术的诞生与发展产生了重要的影响，而依靠于第三次工业革命产生的科学信息技术使得电子化的管理模式成为了可能，电子信息化管理作为当前档案管理之中一个有待开发与完善的项目，长期以来收到了相关工作人员的重视。

除此之外，档案管理思维的创新，也是新时代背景下档案管理创新的主要方向之一。思维创新是行为创新的先驱。这就要求了工作人员专业素养的提高与专业技能的掌握。档案管理创新这个课题虽然出现的事情并不长，但是在工作人员的共同努力下，已经建立了相当完备的习题，并对此开设了相应的本科学科。

（二）研究的内容及意义

档案的重要性是不言而喻的，上的国家重大机密的记载，下到公司财务的汇报。档案的存在使得资料有可查询，史政有所记载。在长久的发展当中，岁月沉淀之下的档案已经积累到了相当繁多的地步。本文以“新时代背景下档案管理存在的不足及创新”为题目，其主要内容就是通过结合新时代具有的特点，对于档案管理存在的不足进行全面的分析，并根据这些存在的不足，对于档案的管理提出创新性的建议。

本文的研究意义在于通过对于档案管理的创新性研究，从而提高档案管理的效率。使得档案可以更好的服务于不同层次的人群。发挥更大的作用。

（三）研究的方法及步骤

对于“新时代背景下档案管理存在的不足及创新”这个课题研究的过程中，笔者考虑到这个课题所存在的特点与及时性。采取了一手资料与二手资料共同辅助研究的方法。在保障研究的基础质量基础下，尽可能的进行一手资料的获取。首先，笔者依靠多媒体网互联的便捷，系统的查阅了档案管理的一般模式，并仔细的对于这些案例进行了系统的总结。除此之外，笔者以体验者的身份，通过对于档案管理的参与实践，对于新时代下档案管理处在的不足进行亲身的感受。并且在第一时间对经验以及资料进行了总结与分析，以保证资料来源的及时性。最后，进过对于所有资料的汇集与整理，结合新时代背景下档案管理存在的不足进行详细的分析以后，最后提出自己对于新时代背景下档案管理创新的合理建议，从而完成了本次课题的创作。

二、新时代背景下档案管理存在的不足

（一）档案管理人员理念的偏差

在档案的管理之中，其经常出现的问题是档案在调用的时候需要花费很长的时间。其首要原因应该追溯到管理人员的理念问题。在档案管理的发展历程中，长久积累下来的是“重藏轻用”的理念。因为档案在储存的时候，更多的是储存以作留根。管理人员因为对于储藏的重视从而忽略了再次翻阅的重要。将档案管理边缘化，没有将其形成一个全面的系统，从而导致档案查阅的时间大大加长，这对于平常工作的决策，资料的查询都带来了负面的影响。

（二）档案管理中流程与制度的不明确

档案管理因为其服务于不用的人群层次，具有较大的活力与可变性。因此在流程的制定上并没有系统化的规范。這就导致了档案管理的细节上出现了很多偏差。举例来说，因为流程没有统一化的标准，导致档案的日期标注、归档方法、启用查阅方式都有细微的差异。从而导致了档案管理存在细枝末节的错误。

（三）档案管理两级分化严重

档案管理中存在一个非常明显的两级分化问题，其一是对于档案的过分保护，使其束之高阁，难以再次启用提供参考的资料。其二是档案的保护过于松散，导致资料被不法分子窃取，从而造成损失。这两种情况都是档案管理中经常会遇到的情况，其主要的原因还是对于档案资料的归类的不清，对于其作用了解不清。这就要求我们建立合理的分类系统，以及对于档案管理建立合理的分类标准。

（四）档案管理的信息化程度较低

纵观我国的档案管理系统，很大一部分还停留着纸质记录的模式上，随着新时代背景的到来，人工的信息化记录早已不能满足爆炸性信息的存储。尽管很多单位已经开始了档案管理信息化的改革，但是在改革的过程中，缺少相关的技术工作人员，因此导致档案管理的信息化改革得不到体现，从而为档案管理造成了负面的影响。

（五）专业队伍培养不足

档案管理虽然在大学已经开设了相应的学科，但是其建设队伍还存在一定的落后性。档案管理人员大多没有相应的专业知识，对于档案管理不具备专业的技能。档案管理单位对于档案管理工作人员的招聘条件，一般都是非常低的。这就导致了档案管理中难免会发生一些原则性的错误，从而导致了档案管理的低效化。

三、新时代背景下档案管理的创新研究

（一）新时代下档案管理思维

在新时代的档案管理下，管理思维应该与时代潮流相结合。首先要改正“重藏轻用”的档案管理思维，实现“重藏重用”的全新思维。这就要求档案管理机构的领导对于档案管理进行相应的重视，在档案管理中可以投入更多的经济与精力。与此同时。档案管理人员应该加大自身素质培养、学习信息化时代具有的优势。从而实现创新思维的转变。

（二）定期进行档案管理培训

档案管理技能是一个普遍的技能，因为其服务的人群层次不同，所以具备更多的自主性与创新性。适当的进行档案管理培训，对于管理人员进行全方位的技能讲解，并使得有经验的档案管理员可以分享自己的经验。长久坚持下去，会为档案管理带来更多创新型的改革，从而提高档案管理的效率。

（三）引起档案管理高端人才

随着时代与科技的发展，相关部分在档案管理方面。不但需要先进的设备，更为重要的是需要全方面高科技人才。人才是一个企业发展的源动力与基础所在。对于员工的培养应该是企业战略发展应该重点考虑的问题。无论是对于档案管理专业技能的掌握，还是进行高效率的管理，专业员工都在其中担当了非常重要的作用。关于专业员工的培养，不应该只是技术上的培养，企业还应加入文化、传统与思想道德，从基础的方向让员工了解企业、调动起员工的主动性。

（四）档案管理的信息化

依靠于信息化时代的便利，多媒体管理方式已经成为了新时代下档案管理的主流手段，相较于传统的管理方式。多媒体管理更加精确、高校、便捷。具有大数据处理功能的多媒体设备，会在档案的信息的查询与馆藏的检索中起到非常重要的作用。而多媒体的管理方式，也将是我国、甚至是全世界将要普及的档案管理方式。多媒体设备对于档案存货管理，虽然还存在成本高、难操作等等一系列问题，但是随着信息化社会的进一步发展。相信这些问题都会得到合适的解决。

（五）档案管理的全面化

在档案管理中，不但要注重档案的储藏与应用问题是，还要全方位的考虑到有关档案管理的内容。例如档案的安全问题、火患问题以及借阅问题以及备份问题。都是新时代下档案管理者应该考虑到的。对于档案管理的全面化，不应该局限于管理本身，还要考虑到应用与高效其他相关的问题。

四、总结

档案管理作为有关于信息记载的重要内容，应该受到每一个人的关注与了解。在历史的发展之下，档案管理的模式一次次被革新，档案管理的思维也在随着时代发生着转变。而历史也证实了档案管理在人类发展中的重要作用。本文以“新时代背景下档案管理存在的不足及创新”为题目。开篇课题研究的背景以及现状说起、并介绍了本课题研究的内容及意义，步骤及方法。并结合新时代背景，对于档案管理的不足以及档案管理的创新，分别进行了详细的介绍。希望通过本文的创作，可以为新时代下档案管理的发展提出创新型的建议，从而为提高档案管理效率做出自己的一份贡献。endprint