探究如何利用现代化的管理方法创新完善当前的档案管理

刘国萍

摘要：档案管理现代化是档案管理事业发展的重要途径，现代化的档案管理不仅要求具有现代化的档案管理工作意识，同时还要配合提供相关条件。

关键词：档案管理；现代化；措施探讨

本文主要分析现代化档案管理事业对档案管理工作提出的具体要求，在此基础上总结档案管理现代化的意义，以及促进档案管理现代化的措施。

一、档案管理现代化的基本要求

（一）档案管理的无纸化

档案现代化管理的主要目的在于提高档案管理的准确率，降低传统档案管理方式带来的工作压力，有效节约使用档案管理资源。目前档案管理现代化的最真接标志就是档案管理的无纸化。首先，注重在档案管理工作中普及使用计算机及相关的设施设备，使档案管理依靠先进的信息技术来进行，从而实现档案资料的虚拟存储和运行，实现档案信息的精细管理和快速运行。其次，档案管理在无纸化的时间，还要求构建科学的档案管理工作模式，着力形成档案管理的信息化传递机制，从而消除以往纸制档案传递中带来的问题，使数据信息在各部门之间进行有效的传递，不断提高数据信息的传输效率，实现档案资源的优化使用。

（二）档案管理的微缩化

现代化的档案管理要求有效节省档案管理资源，要求在限定时间内处理现多的档案信息，因此必须实现档案管理微缩化，借助微缩设备实现对档案资源的全面管理。首先，强调使用有效的压缩技术，对各种档案数据资源进行压缩处理，这样可以在有限的存储空间内存储更多的数据信息，并且可以实现数据信息的快速传递。其次，通过压缩技术来提高档案数据的运算速度，解决档案数据信息运算慢的问题，实现围绕现代信息渠道进行档案数据的快速传递目标。第三，通过微缩技术实现档案的安全存储，有助于借助光盘等介质进行数据档案资料的长久保存目标。第四，现代微缩技术是档案数据进行处理和检索的基础，只有在微缩的基础上支持数据的提取，才能发挥出智能化档案数据管理的实际价值。

（三）档案管理的系统化

为了全面提高档案管理工作的效率，解决传统档案管理工作存在的问题，应当使用系统化的方式方法，着力提高档案管理的效率，促进相关部门和人员参与到档案管理工作中来。首先，形成完善的档案数据的运行系统，由专职档案管理人员进行专业的档案制作，由各部门兼职人员协助档案管理人员进行数据信息的收集，以及数据信息的汇总工作。其次，要求档案数据信息在各种环境下進行无障碍的传播和高效使用，保证不因为计算机系统不兼容等问题影响档案使用的效率。

二、现代化档案管理方法的重要价值

（一）现代化管理方法是做好各项工作的基础

档案管理现代化是相对概念，主要指的是对传统档案管理方法的全面改进，从而有效消除档案管理中存在的问题，提高档案管理工作的效率。目前档案管理虽然已经普遍的使用计算机，但是档案管理的理念仍停留在纸制阶段，还需要通过信息技术的普及，实现档案管理的智能化目标，从而推进相关工作的快速发展。首先，档案管理现代化可以推进档案管理实践不断向前发展，有助于针对当前档案管理工作中存在的问题提出创新性的解决方式，全面提高档案管理工作的效率，解决好档案管理中的实际问题。其次，档案管理现代化意味着档案管理工作与前沿的信息技术相结合，可以把各种技术方法运用到档案管理工作当中，有助于促进档案管理技术的革新，目前档案管理技术正在向着智能化的方向发展。第三，档案管理的现代化已经由单纯的档案制作向着档案信息挖掘的方向发展，档案信息的价值日益显现出来，因此使档案管理工作得到更多重视，并且迎来了档案事业发展的黄金时期。

（二）全面提高档案管理系统的物质基础

随着计算机和互联网的快速发展，档案管理现代化意味着档案管理设施设备的更新换代，意味着传统的档案管理工作方式和管理工具逐步的退出历史舞台。推动档案管理工作的现代化，不仅带动了档案管理事业的革命，同时也使相关工作出现全面的革新。首先，档案管理的现代化以信息技术以为依托，信息已经成为最主要的档案管理资源。为了有效的收集信息，就必须进行智能化的软件系统的开发，就必须进行信息设备的更新，就必须以更新现有的信息存储设备、信息检索设备和信息分析设备。其次，为了达到与档案信息化管理相协调的目标，就必须使各部门配合做好信息档案管理工作，同样要加强各部门信息化管理工作，注重办公自动化的升级，有效减少办公系统管理中存在的问题。第三，为了满足信息化档案管理的需要，还要进行相关专业人员的培训，不仅要保证档案管理人员有相关专业技术，同时还要提升相关专业技术人员能力素质，以便配合做好档案管理工作，从而带来整体信息化能力水平的提升。

三、档案管理现代化的主要措施

（一）转变档案管理工作理念

为了实现档案管理现代化目标，必须转变档案管理工作理念，解决传统档案管理工作的问题。首先，树立依靠现代信息科技进行档案管理工作的意识，着力引进先进的管理设施设备，围绕信息化档案管理工作的需要，形成现代化的档案管理工作制度，解决传统的档案管理制度与档案管理工作不适应的问题，同时面向现代化目标对传统的低效档案管理方法进行改革。其次，认真研究档案管理工作规律，建立起现代化的档案管理工作体系，围绕现代化的档案管理工作目标创新性的开展信息技术应用有活动，全面提高档案管理质量。第三，提升档案管理工作标准，普遍标准化档案管理意识，使档案管理的各项要求贯穿于日常工作始终，实现档案信息的有效传递，做到档案在网络化平台中的有效衔接。

（二）加强现代化人才的引进工作

档案管理现代化依靠档案管理人才的现代化，只有注重引进专业的档案管理人才，才能更好满足现代化档案管理工作的需要，切实发挥出信息技术的实际作用。首先，根据档案管理信息化与网络化的发展趋势，引进具有信息化背景的专业档案管理人才，依靠现代化档案管理人才全面提高档案管理工作水平。其次，重点研究当前档案管理工作的各项业务，实现各项业务的专业化操作，不仅要培养档案事业的通才，还要培养档案事业的专门人才，特别是对于档案管理系统的软件开发，档案管理工作的智能化信息检索方向，培养专业化的档案管理人才。第三，对现有档案管理人员全面普及新技术，围绕着现代化档案管理工作的需要，注重普及网络知识和各种先进设施设备的操作使用技能等。

四、结论

做好档案管理工作必须依靠档案现代化途径，着力培养有专业技能的现代化档案管理人才，在有序更新现代化设施设备的基础上实现档案管理的现代化，从而解决传统档案管理中的问题，促进档案管理事业的快速发展。endprint