ERP系统在采购管理中的作用

朱颖

【摘要】ERP系统融合了各种信息的收集功能和资金流的运用与运转功能，在采购管理中具有多种作用，它对于采购管理的整个过程都起到了一定的影响。本文利用对比分析的方法，利用传统采购模式的弊端突显出ERP系统在采购管理中的作用。

【关键词】ERP系统 采购管理 作用

前言：ERP系统，即企业资源计划系统，自上世纪60年代以来，它以当前飞速发展的信息技术作为基础，用系统化的管理思想统筹归纳了采购、库存、生产、销售等多个业务为一体，为企业的决策者提供一个决策运行的平台。对于企业的综合管理来说，特别是采购管理而言，它相对于之前的传统采购模式有着不言而喻的天然优势，对于它的应用，是我国企业在采购管理上的必然趋势。

一、传统采购模式的弊端

企业传统的采购模式一般涉及到两个业务承担部门，生产使用单位和物资供应部门，前者负责需求计划的制定，而后者负责采购计划、询价报价、采购合同的制定、通知发货、检验入库及通知财务付款等环节，这样的流程会造成一下三种问题，一是面对问题无法展开调查，二是成本较大，三是对于采购流程的监控力度不够。

二、ERP系统在采购管理中的作用

ERP系统的发展共经历了三个阶段，分别是MIS系统阶段，MRP系統阶段和MRPII系统阶段。现在整个系统已经趋于成熟，ERP在采购管理中，将会对部门之间的联动性、协调性更加重视，很多企业在采用ERP系统之后会将检验入库、供应商管理及财务付款等业务在采购模块中进行分离，其大体流程如图1所示。

结合图1，ERP系统在采购管理中其生产使用单位会制定需求计划，而物资供应部门负责采购申请、询价报价和采购订单，仓储质检部门负责检验入库，其财务部门负责财务付款。这种系统的应用具有足够的优越性，其具体优越性体现在四个方面，首先是在业务的集成上，ERP系统可以对集团业务具有促进作用；其次，ERP系统的应用具有很强的适应性，它对于不同的会计准则及货币做到集体的处理；接着是ERP系统在采购管理中可以增强分析和计划的能力，对正确战略的制定具有作用；最后是ERP系统在采购管理中可以完成先进科学技术的应用，能够让企业顺应时代发展的潮流。其作用可以分为采购前、采购产品运输过程中和采购后这三个方面。

（一）在采购前的作用

1.对供应链的有效建立

把ERP系统应用在企业采购管理之中，可以对供应链进行有效建立，可以帮助企业建立起供应商的信息档案，依靠供应商提供的资源可以对此信息档案进行分类，进而完成对供应商的选择。产品合格率、价格和产能都是供应商评审时的重要KPI指标。它还能够将供应商的产品目录进行建立，对供应商的产品进行严格的监督，并且将产品的不良率和合格率都形成记录，让采购部门在合格产品之中做出选择。

2.对采购计划的合理制定

建立了整个供应链之后，，需要制定出采购的计划，需要利用ERP系统对产品的订货量、运输方式及订货量等数据进行分类及汇总分析。分析的结果是采购计划人员制定相应采购计划的重要参考。

3.对供应商的合理选择

在实际采购前，需要对供应商作出合理的选择， ERP系统可以对供应商信息完成收集汇总工作，并且将这些供应商进行具体对比，从而可以将供应商的价格、不良率等KPI指标进行直观的展示，也可以对采购部门的量化考评提供根据。在对采购计划制定和对供应商进行合理选择之后，利用ERP系统能够对采购的数额进行自动生成，这些金额信息能够为用款计划的制定具有作用，在经过采购部门和财政部门的共同同意之后，再进行拨款。

（二）在采购产品运输过程中

1.对采购订单的合理下达

在采购过程中，ERP系统的应用可以让采购订单进行合理下达，它可以凭借采购的时间、采购的数量及商品运输的方式等方面自动生成出合理的采购订单，而且，这份订单会依靠ERP系统中的变化做出及时的调整，因此，可以让企业对于特殊情况作出及时地调整。

2.对采购订单的跟催

ERP系统在采购管理中的应用可以根据本身对订单的追踪周期完成跟随计划，在对采购订单的跟催之中，对于产品的生产及运输的进度等信息都能进行实时掌握。这样在某一环节发生问题时，企业的工作人员可以做到及时发现，并且给予生产部门或运输部门及时地提醒。

（三）在采购后的作用

在采购商品的运输完成之后，需要企业对商品进行验收，利用ERP系统将订单的详细信息进行录入，ERP系统能够依靠企业的集成特点和实际流程完成订单的验收工作，而对于总费用的结算工作，利用ERP系统能够将采购所需要用的成本进行计算，而且，ERP系统可以对采购订单进行自动结算，并且对采购所需要的清单完成分析。在对采购订单进行结算之后，ERP系统会对采购管理过程中的所有信息数据进行储存和备份，这样对于之后的再次采购具有指导作用。

结论：综上所述，在采购管理的整个过程中，ERP系统的应用能够对供应链进行有效建立、对采购计划的合理制定、对供应商的合理选择及对采购订单的跟催等方面都有重要作用。目前来看，我国很多企业对于ERP系统在采购管理中的应用还并不完善，仍存在着盲目引进，ERP管理和企业管理不兼容，造成ERP管理水土不服，ERP利用不充分等问题，需要对此作出进一步的完善。

参考文献：

[1]卫亭廷.ERP在企业采购管理中的应用分析[J].科技风， 2016，（02）：276.

[2]蔺云莉.ERP系统在企业采购管理中的应用分析[J].经营管理者，2013，（14）：220.endprint