项目管理中监控方法研究

罗勇

摘 要：以公司科技课题管理为例，陈述了公司科技课题监控现状，分析了公司科技课题项目监控的机制、特点、内容及不足，提出了完善课题管理办法，建立科学的运行机制，建设科学的风险监控体系，采取不同的监管形式，积极培养课题监理，实行信息化监管等改革建议。

关键词：项目管理；监控方法；科技课题

中图分类号：TB

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.21.110

为推动科学技术进步，提高科技创新能力，公司于2002年开始实施科技课题项目，以期解决困扰公司生产科研、经营活动中的技术难点问题。而及时实施课题的监督控制和违规考核，准确、全面地掌控课题进展，是科技管理部门更是公司高层在科技管理过程中最为关注的。

十五年来，通过在公司科技课题立项、节点检查、结题验收等环节的实施评审评议（即，“两评”机制），科技管理部门初步推动了科技课题项目管理监控的有序化。但制约科技管理工作发展的，管理体制、监督机制的不健全不完善，以及反馈不及时等问题并未明显改进。

1 公司科技课题项目监控方法的发展概况

课题任务成功的关键在于人、财、物等资源合理配置到课题任务的各实施过程中去，而实行一套持续的课题管理制度，特别是在课题监控方面列出措施办法尤为重要。

2003年以來，对应公司科技课题的实施，公司先后起草并颁布了专门的《科技课题管理办法》2003版、2007版、2016版，规定了对科技课题实施的过程进行监督，并不断完善了对违反办法的个人、单位予以考核规定，操作性日益增强，起到了一定的监督作用，课题监控工作蓬勃发展。完成了结果导向监督机制的构建，科技委办公室作为课题管理部门、设计所、工艺所作为课题承担单位、生产管理部门（生产部、生产分厂）、人力资源部、财务部等在加强管理和协调的同时，在不同层次上实现了交叉监督；实现了对科技课题申报、审批、管理、验收等全过程的监督，并实现了制度化。

主要课题承担单位如设计所、工艺所，除贯彻公司科技课题管理办法，还依据本单位实际，进一步制定了专门的针对课题实施过程的部门级管理规定，责任落实到课题负责人，实施了可操作的基层监控。

2 公司科技课题项目监控方法的主要内容

从当前公司科技课题项目结果导向的监督机制上分析，目前可分为以下2种机制。

2.1 职能式监管机制

此种监控机制侧重在过程，其主要特点是：科技管理部门根据科技课题项目管理办法，负责对课题实施过程进行监控。在监控组织形式上为：科技管理部门相关科室组成的检查组。

监控的内容为：在课题项目实施过程中，对项目的进展情况每月实施一次检查，按照课题项目的任务节点，比照实际开展情况，重点筛选出未能按计划完成的任务，提出考核、调整或继续执行等要求。

2.2 专家组监管机制

这种监控机制侧重于结果，其主要特点是：结合科技课题项目涉及的学科，设立了对应专家组。在管理上形成了由科技管理部门负责年度总体课题目标的制定，专家组负责提供咨询、给予验收评价，科技管理部门、专家相互支持的管理体制。

监控的具体内容为：在课题项目提交验收后，组织专家对课题项目实施效果和研究开发情况进行考评，重点评审课题项目取得的成果，质询课题实施后遗留问题如何处置，再由课题管理部门监督后续措施落实情况，从而给出最终验收意见。

3 公司科技课题项目监控的不足

公司科技课题管理工作总体上有理有节、基本良好。但由于在管理体制、监督机制等方面还不尽科学和完善，因而对管理工作的质量和效率有不同程度的影响。

存在的主要问题和产生原因：

（1）重立项、轻管理。科技管理部门轻过程管理，重奖励分配。由于受人、财、物等资源限制，偏重于关注重点课题项目的监督，关注一刻，检查工作易演变为走过场，欠缺动态的全过程监控。产生的根源在于课题任务监管缺乏科学性。任何课题项目的实施都必须依据工作计划，相应地工作计划的节点就是监管有效化的关键，这些计划不可能按着自然月的形式安排，但长时间以来，我们的监督检查工作，总是按着自然月、季等固定时间节点，实施集中检查，实际上检查违背了科学规律，浪费了监督资源。

（2）实施监督的办法较简单。目前公司对科技课题想的监督实际上只采用了两种办法，其一是课题组（即课题承担方）按统一表格填报课题任务进展情况，二是科技委办公室实施管理抽查。但检查的时间、内容等浮动多、弹性大，并未完全制度化，监督工作体系化不足。如此，往往不能全面覆盖、深入到课题任务的实施过程，容易顾此失彼，难以掌握课题实施过程的真实情况。产生的原因主要是公司暂无监管的具体程序或方法，同时也缺少信息化、网络化等部门的有效支持。

（3）监管观念落后。监管观念落后，管理方法生硬，为检查而检查，不会也不敢于向课题任务的具体工作延伸，事后诸葛亮多，摇旗呐喊多，切实想办法出主意少。产生的原因是管理者的惰政思想，对课题管理工作或课题任务无欲无求，未考虑发挥帮助服务作用，转变角色参与到课题项目的实施过程中去，没有向着先进监管观念看齐。

4 公司科技课题监控的改革建议

公司提倡以提高工作效率为目标的管理改革，推动了科技管理的创新，与此同时学术界“项目监控”理论日益成熟，科学地管控课题的认识也已有了较大的提高。首先应是开放性、多元性、协作性的课题管理监控体系；其次应在这个监控体系融入监控制度、协作团队、考核标准、信息体系和监控方法、监控对象等多个纬度的具体内容；再次应是真正落实过程监控方法，真抓事干，在课题任务的各节点都动态实施监控。

为进一步使项目管理中监控方法规范化、制度化以及科学化。在此提出如下意见建议。

4.1 脚踏实地，完善现有的《科技课题管理办法》

增加若干管理条款作为课题项目中工作任务的实施指南，补齐管理制度、管理程序中课题负责人、监控人员等的职责权限条款作为基础，以这些文件为依据指导监控系统的构建，并严格遵守、依法监控和管理。

对于课题的监控，打破既有思维，不再由课题管理部门独自实施，而是由课题组长、课题具体实施部门、课题管理部门的相连人员共实施监控。在课题立项阶段就应对重点工作任务、主要工作事项、有关单位（个人）所负的监控责任予以策划，并以签订课题合同的形式，将课题管理单位、课题承担单位（课题组）、生产管理单位、人力资源管理单位、经费管理单位乃至专家组都予书面明确规定。如此建立了监管的约束机制，能够从制度上避免监控缺位和纠纷，保证监管工作的有效性。

4.2 建立健全运作机制，保障课题监控工作科学运行

实施全过程动态的监控，首要事项是突破专家组验收评审以及临时检查的固有监控方式，将零散的点触监控变为系统监控。

公司管理改革强调控制二线人员增长，使人尽其才，才尽其用，不可能以增加专职人员的方式提高监管人员质量。由此具体的监管工作可以通过由科技管理部门向各单位科技联络员授权，设其为“课题监理”经济挂钩，并指导其开展监控工作。课题监理在履职尽责的基础上实施项目监管，保证监管工作的质量。

课题监理作为科技管理的中间环节，能替代科技管理部延伸行使部分职能，且灵活自如。公司级科技课题的实施周期通常为1 年，通过课题监理参与课题管理，可加强对项目实施全过程的动态监督，并根据公司的需求、执行情况，及时调整课题目标。

为充分发挥课题项目监理的作用，完善科技课题的监督与控制，“课题监理”主要职责应包括：

（1）科技课题的监督控制工作对科技管理部门负责。在课题管理方面发挥咨询、服务和建议作用，帮辅课题承担单位（课题组）按照规定动作正确的立项、实施、结题等。

（2）监督职责，对课题项目实施过程的各节点进行监督，出具监督报告。

（3）提供咨询服务，对课题项目实施中的问题能进行协调和解决。

（4）充当沟通纽带代表课题管理部门。问题导向，主动与课题组进行沟通，及时报告问题，从公平公正的角度汇报、反馈，促进问题得到有效解决。

科技课题的监控工作包含大量的日常事务，涵盖评审评议、进展情况跟踪、争议事项协调、课题材料分析等，授权科技联络员为“课题监理”，以必要的经济杠杆进行开放性管理，可极大的调动“课题监理”的积极性，让动态监控课题项目节点真正得以事项，同时也培养了科技管理、项目管理方面的人才，使用人机制有所升华。

4.3 开展风险控制管理，提高监控方法的科学性

任何科技课题实施过程都存在着不确定性，各式各样的风险无处不在，若任其发展，无风险预警、风险防范措施等，将使课题目标难以或不能实现，同时也给公司的经济带来损失。

以往公司的监控模式，都是在问题已经发生后才会监督检查，纠偏工作，名存实亡，事倍无工，全是损失。目前看来，合理的监控模式应是过程的监控，在课题任务的实施过程中不断地动态监控，以便于尽早地发现问题和组织纠正，使损失的人、财、物等资源减少到最小，或及时地调整课题目标，确保课题工作有意义。

动态实施课题项目节点的监控，并作好统计是实施风险控制管理的基础，进而通过风险分析可以有效识别出课题的潜在风险，进而对潜在风险量化评级，订立风险防范计划，实施风险控制，风险控制效果评估等。风险管理工作的具体过程在这里不做展开论述。

4.4 区分好科技课题的重要性及层级，对应组织好监管工作

从经济关联度，依据重要性、急迫性、复杂性等方面可将科技课题以细分出多个层级，但这反而人为造成复杂，不利高效管理。建议简单分为两个级别，即“重要”和“一般”，对不同的级别，倾注不同程度的监控关注，以便降本增效。

重要级课题，对应示范性作用大、科技经济关联度高，应作为重点监管的项目，科技管理部门可考虑直接监管。对于一般级课题，其监控强度上比重要级课题降低一定的档次，授权课题监理进行监管。

此外，所有课题都纳入监控指标体系，由科技管理部门制定监控指标、评判方法、评价工具，保证课题实施的全过程动态监控，异常问题迅捷反馈，使公司领导及时了解课题的发展趋势。

4.5 培养好科技管理人员、科技联络员（课题监理）

课题监督工作需要科技管理人员、科技联络员拥有良好的组织沟通能力，优良的技术背景，解决问题的独立思考能力，以及风险预警能力，掌握必要的技术知识、项目管理知识等。这需要公司人力资源管理部门、科技管理部门从培训机制上保证，科技联络员（课题监理）能力、素质不断提升，以适应监控工作科学化、规范化需要。

4.6 运用信息化技术手段，构建课题监控信息系统

公司科技课题项目类型多、数量大，并呈逐年上升趋势，2017年达到49项，而科技课题主管人员仅1人在岗，必须应用科学的课题管理技术，特别是充分利用公司现有的信息技术，提高工作效率，构建课题监管信息系统。可对公司“知识管理系统”平台进一步开发，镶嵌课题监控模块，做到既可以满足不同層次、人员对课题进展情况知悉的需求，又能起到全面监督和控制课题进展的作用，实现从公司领导层到具体的课题监理人员均可以共同使用的监控信息系统。

参考文献

[1]（美）布朗·海尔著. 王守清等译. 项目管理：基于团队的方法[M].第1版. 北京：机械工业出版社，2012.

[2]谷兴荣主编. 科学学与科技管理方法[M].第1版.长沙：湖南人民出版社，2012.

[3]中国项目管理研究委员会.中国项目管理知识体系与国际项目管理专业资质认证标准化[M].第1版. 北京：机械工业出版社，2002.