档案管理信息系统开发策略与方式

李城

摘要：随着科技、信息技术、大数据挖掘技术的不断发展，现代档案管理工作中更多的采用了档案管理信息系统，作为提高档案管理效率和质量的工作方式，通过档案管理信息系统能够大幅度的提高档案的收集、鉴别、归档、查阅分析、开发、利用等工作的效率。本文对档案管理信息系统开发的策略、方式等进行研究，在此基础上提出对策建议。

关键词：档案管理；信息系统；开发；策略；方式

一、档案管理信息系统开发的策略

随着科技、信息技术、大数据挖掘技术的不断发展，现代档案管理工作中更多的采用了档案管理信息系统，作为提高档案管理效率和质量的工作方式，通过档案管理信息系统能够大幅度的提高档案的收集、鉴别、归档、查阅、分析、开发、利用等工作的效率。开发档案管理信息系统一般可以按照信息管理系统的开发策略进行工作，通常有“自下而上”的开发策略、“自上而下”的开发策略、“自下而上”与“自上而下”相结合的开发策略三种档案管理信息系统的开发策略。一是“自下而上”的开发策略，“自下而上”就是从现行的档案管理工作业务实际出发。首先，明确档案管理过程中收集、鉴别、归档、查阅、分析、开发、利用各个具体的功能和要求，逐渐地由低级到高级建立管理信息系统，无论党政机关、事业单位还是企业的档案管理信息系统其核心功能都是数据处理，因此，“自下而上”的开发策略首先是从收集、鉴别、归档、查阅、分析、开发、利用各项功能的实现开始，然后根据功能的需要逐步实现在管理控制方面的功能。这种策略一般是在建立档案管理信息系统初期条件不够完善的前提下所采用的策略，但是这种“自下而上”的开发策略存在着缺乏整体性规划，实施过程中易出现重大修改等问题。因此， “自下而上”的开发策略适用于工作量较小、功能较为单一的档案管理信息系统的构建。二是“自上而下”的开发策略，这种策略强调档案管理信息系统的规划性、整体性、协调性，从短期、中期、长期进行统筹规划、设计，从局部功能到整体功能的实现入手，能够有效探索合理的档案信息管理系统。“自上而下”的开发策略难点在于要有较强的逻辑性和整体性，但是“自上而下”的开发策略是未来档案信息管理系统走向集成和成熟所指向的发展趋势。三是“自下而上”与“自上而下”相结合的开发策略，这种开发策略实际上是将“自下而上”的开发策略、“自上而下”的开发策略结合起来，充分发掘两种开发策略的优势，弥补两种优势中的不足的一种开发策略，实践证明对于开发各种规模或者大型的档案管理信息系统而言，采用“自下而上”与“自上而下”相结合的开发策略更加具有合理性、科学性、经济性和效益性的特点。

二、档案管理信息系统开发的方式

档案管理信息系统开发方式的选择可以从档案管理信息系统开发的特点、开发的原则以及开发的方式三个方面进行研讨。一是档案管理信息系统开发的特点，对于档案管理信息系统开发应了解其具备的特点，这些特点包括复杂性、创新性、标准性等三个方面的特点。复杂性是各种管理信息系统所共同具备的特点，系统不单要实现各个功能的效能最大化，同时还要满足整体性、系统性的要求。创新性，对于档案信息管理信息系统而言，在传统档案管理的基础上运用现代信息技术进行科学化、系统化、效率化管理是档案管理学的创新性工作，在工作的过程中需要有创新意识和创新思维，因此档案管理信息系统的开发具有创新性。标准性，档案管理信息系统应按照档案管理的标准进行系统研发设计，同时还应该与其他部门、单位的档案管理信息系统相连接，确保信息的畅通。因此，档案管理信息系统的标准化也是其顯著的特点。

档案管理信息系统开发有着严格的要求，开发过程中应按照领导重视原则、用户参与原则、开放性原则、整体性原则、阶段性原则、标准化原则等六个基础性原则进行研发工作。对于档案管理信息系统开发的原则而言，各个原则之间具有相互关联性，在开发的过程中不能单独的只遵循其中一个或者几个原则，而应当兼顾各个原则，进行整体性的开发，通过遵守六个基础性原则及履行符合自身特点的原则的规范式开发，从而实现档案管理信息系统开发的科学性、系统性、质量性与效率性。

档案管理信息系统的开发方式根据项目单位的人力情况、科技情况、研发能力、资金情况、场地情况等多方面因素的综合考量可以采取不同的开发方式，就目前的开发方式而言，档案管理信息系统开发的方式可以分为用户自行开发方式、委托开发方式、合作开发方式、购买软件方式、购买服务方式等多种方式进行开发。

三、结束语

随着科技、信息技术、大数据挖掘技术的不断发展，现代档案管理工作中更多的采用了档案管理信息系统，作为提高档案管理效率和质量的工作方式，通过档案管理信息系统能够大幅度的提高档案的收集、鉴别、归档、查阅分析、开发、利用等工作的效率。在档案管理信息系统的实际开发工作过程中也应注意以下两点：一是注重开发的实用性，档案管理信息系统的开发是为能够更好的开展档案管理工作而服务，因此必须结合档案管理工作的特点、属性进行开发，真正实现档案管理工作质与量的提升。二是注重开发的安全性，档案管理信息系统的开发过程中，因为档案内容的多样性，因此在档案信息管理信息系统的研发过程中应将档案信息保密安全作为重中之重加以保护，从而确保档案信息安全。endprint