浅谈档案管理工作的重要性

李艺

摘要：目前，在各个领域的工作中，多少都会涉及到一些需要保存的信息，这些信息也就是档案，从本质上来说，其具有保存的价值。档案最大的优点就是可以帮助领导层做出合理的决策，此外，还可以作为考察的参照，因此，对于企业科学的研究或者基础的建设都有很重要的意义。档案管理工作只要确保三项内容，就可以了，首先就是档案制度的完善，其次就是构建档案管理的体制，最后就是方案的基础配备要完善。档案管理的工作在不断的发展，以前使用的档案管理方式已经无法适应现在的需求了，因此，需要加入一些新的多媒体文件，比方说图片，或者影像的资料，这些新的资料可以更加直观的将所需要表达的东西展现出来，也更能增强记忆，可以说将档案信息提升了一个档次。档案管理工作应该做到科学、合理，还应该符合社会发展的需求，也更能融入现在社会。对于档案管理工作，对其管理的方式应该做到积极采纳和借鉴的准备，只有这样才能发挥自己所长，补缺自己所短。从长远的角度上来看，档案管理工作也更加具有价值和历史意义。

关键词：档案管理 重要性 措施

一直以来，在事业企业中档案的管理工作起到非常重要的作用，不管是对职工本身还是企业发展都会受到档案管理工作的影响。在档案的管理工作中会记录下职工上学或者工作的经验，这些信息有效的反映一个人的状态，这也是档案管理工作最大的效用了，也为企业用人提供了帮助。因此，人事档案管理工作是事业单位用人的参考。首先，档案管理工作可以促进企业的发展；其次，档案管理工作的价值体现在企业的决策上面。做好档案管理共组的前提就是要清楚现在的状况，要积极的戏吸取和采纳，以便快速的融入到社会发展的管理体系中，才能将档案管理的功效发挥到最大化。

一、做好档案管理工作的必要性

企业是否有业绩或者管理的水平如何都体现在档案的管理工作中。一个企业的发展肯定有很多的成果，这些成果都会详细的记录到档案中，如果想了解一个企业的成果就可以从这些档案中找出，或者在做某些决策的时候也可以从这些档案中发现蛛丝马迹。最近几年来，我国社会经济发展比较迅速，传统的档案管理模式已经无法满足现在的需求，这就需要我们去尝试新的管理方式，让企业的成果更好的展现出来。可以将档案管理工作和企业管理结合在一起，这样的话可以有效分配企业的资源，从长远的角度上来说，对企业的经营和管理意义深远。总的来说，档案管理工作是对社会和企业发展都有意义的工作。

二、档案管理工作目前存在的状况和遇到的问题

随着社会的发展，档案管理工作的价值越来越高，不管是职工还是企业，档案管理工作的意义都非常的大。因此，大多是的单位开始关注档案管理工作，但是，在采取档案管理工作的时候还会遇到一些问题，这些问题主要反映在两个方面，档案管理理念和档案管理模式。档案管理工作涉及到公司所有的部门，因此工作内容非常的繁琐，如果无法和管理上的政策相统一，那么就会影响着企业的进步，特别是在经济形式转变的当下，传统的档案管理理念和模式已经无法满足现下的需求。此外，还有很多的企业本身档案管理工作就不够完善，比方说信息不完整、记录不客观等，这也需要在未来的发展中不断去完善。

三、档案管理最为根本的目的，档案利用

档案管理工作最为根本的目的就是对档案的利用，这也是方便企业领导人做出决策的参照物。可以说，对于档案利用是整个社会发展的必要要求，因此，应当注重档案的开发，首先要多档案系统进行有效的管理，比方说信息的收集、检索和维护，以方便需求者更快的找到自己所需要的信息，这当中最为重要的环节就是对档案的保存，只有这样才能在所需要的时候及时的取出需要的信息。此外，杜宇比较重要的档案一定要有复印或者扫描存档，查阅的时候也要放置复印版，对于元件要妥善的保管。档案管理工作不仅体现在档案管理上面，还应该与时俱进，找出正确的位置，只有这样才能提供整体的档案利用，才能体现自身的价值。

四、档案管理工作在事业单位发展中表现形式

（一）增强档案工作人员的综合素质

随着企业体制改革的加深，对于档案管理工作的首要要求就是档案管理工作者的素质。首先，在人员选取的时候一定要选择有高教育，且有工作经验的人员，要从源头上选取素质高的人员。其次，在日常的工作中，也应当注重人员素质的培养工作，比方说，档案工作者除了基本的专业知识之外，还应当包含其他的知识，比方说，计算机信息技术，还应当有科学的激励机制，只有这样才能适应新时代对档案管理工作的要求。

（二）健全檔案管理机制

档案管理制度如果不健全，那么直接的影响就是企业的发展。特别是在当下，企业必须要健全自身的档案管理机会，还应该注意档案的优化工作，特别是在档案管理工作的流程上面一定要有一个标准化，还应当注重职责的分配工作。

（三）建设档案管理信息化

企业如果想真正的做好档案管理工作就必须要进行改进和优化，必须要做到档案管理工作的信息化，首先，企业的领导者和职工需要转变观念，加强对档案信息化管理的正确认识。其次，对于档案管理工作要有一定的资金的投入，为信息化提供设备上面的保障。最后，就是要注重档案管理工作人员的培训工作，以确保新的技术的使用。

（四）利用档案资料，提高档案资源的利用率

档案资源可以有效的促进企业的发展，因此，在日常的管理工作中，档案工作者要充分的挖掘出档案的价值，还需要优化档案管理的模式，只有这样才能最大程度的利用档案信息。此外，还应该通过网络做到档案的宣传作用，特别是一些面向社会的服务工作，与此同时，还应该做好档案的建设和分类工作，以方便不同的需求者信息的查找，个性化的服务更能有效的利用档案。

五、结语

就目前企业档案管理工作来说，虽然其制度和实施上面还没有完善，但是其存在的问题还是需要引起管理者的高度重视。可以说企业的档案在决策的提出的时候具有借鉴和历史意义，因此，需要档案管理工作对于企业的发展非常有意义。企业只有注重档案的管理工作，才能用严谨、负责的态度去对待日常的管理，才能发挥档案管理的最大效用，为企业的发展提供重要的保障。

参考文献：

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[2]查满林.建设知识型企业档案管理创新体系——21世纪企业档案工作发展战略思考[J].档案学通讯，2000，（01）.

（作者单位：交通运输部北海救助局）endprint