浅谈干部人事档案管理工作

张晓波

摘要：干部人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好干部人事工作的基本前提。加强干部人事档案规范化管理，充分发挥干部人事档案在实际工作中的作用，是干部人事工作的一项重要任务。干部人事档案工作做得好与否，是衡量一个单位、一个部门干部人事工作水平高低的标志之一。

关键词：干部人事；档案管理；

档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。干部人事档案管理工作是组织人事工作的必不可少的重要组成部分，是人才工作、干部工作的基础性工作和关键环节。

1.干部人事档案管理工作所遇到的新问题

1.1人档的分离问题日趋普遍。随着我国改革开放和经济的发展，越来越多的外资企业和私营企业不断发展壮大，它们凭借自己的实力，不断吸收和招纳人才，同时我国对人事变动的政策有所放松，因此，许多人为寻找更好的工作岗位主动放弃现有的职位而流向其它单位。事实上，有些用人单位因受市场经济体质及国外用人制度的影响，只看重人才，不重视档案，所以造成了“要人不要档”、“人档两处”的情况。原用人单位为留住人才，采取“扣档”的办法，这对新用人单位和原用人单位都不利。一方面，新用人单位因缺少档案而不便于对新录用人员的管理、培训、晋升。另一方面，原用人单位因人才流失而对其档案进行徒劳无益的管理，付出不必要的人力物力和财力。

1.2原始档案反复被复印造成了对原件的损害。报考博士需要复印硕士成绩，报考硕士需要复印本科成绩，报考本科需要复印专科成绩，人世以来各个单位学历的要求越来越高，各学院建立信息库也要复印成绩，反复复印一份材料不但对档案材料有损害，也增加了档案人员的工作量。

1.3档案材料用纸不统一。档案工作人员花费了大量的精力剪裁档案，有时会使干部档案遭受到人为地损害。在整理中按《细则》要求，干部人事档案材料应是长26cm，宽18.5cm，对大于规定的材料进行折剪裁，小于规定的进行裱糊，费时费心不说，在利用时由于经常翻动，易造成折处文字磨损，且折处裱糊的多了，使整册档案厚薄不一、高低不平，对于档案的利用价值及其外观都产生了不良的影响。

1.4装订方法对人事档案纸张损害很大。干部档案材料经过鉴别、甄别、分类、排序、剪裁、修衬后，装订成册，有利于保管。但是每当有新的材料需要归档时，就必须把已装订好的档案拆开，放进材料后又重新打孔装订，给档案造成损伤是不言而喻的，大大缩短了档案材料的寿命。

2.如何加强干部人事档案管理工作

2.1 切實做好干部人事档案材料的收集归档工作。近些年来，随着干部人事制度改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求，需要及时调整干部人事档案材料的收集管理范围，将一些能够真实反映干部德能勤绩表现、具有长期考查价值的资料添加到干部人事档案中，为识别干部身份和资质提供基本凭据。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。注重人事档案材料收集，提高人事档案管理质量。干部人事档案管理重点在于要能够客观真实地反映干部的面貌，要具有准确性，干部档案若离开客观、真实，就失去了價值，就失去了生命力。各单位也要研究制定有效措施，切实做好干部人事档案材料的收集管理工作，确保干部人事档案信息的准确性和真实性。

2.2 积极推进干部人事档案管理工作的制度化、规范化、信息化建设，重视干部人事档案工作基础建设 定期了解干部档案工作情况，研究解决遇到的实际问题，加强督导，不断完善、修订、健全档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度等八项制度，做到制度上墙、帐簿成册，并且认真按照规定的制度、规定的程序办事，有效地提高档案工作的准确性和工作效率。加强档案管理工作基础设施建设，严格按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》，将档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开，并按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光）设施要求，配置铁质档案柜和新型档案夹等保管、整理干部档案的有关器械和设备。档案管理设备和档案管理人员水平应当达到“干部人事档案工作目标管理”的标准，同时加强干部人事档案审核整理工作和日常管理工作的指导。实行现代化管理，实现档案管理信息化。充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用，建立和完善干部档案数据库，及时更新，动态化管理干部人事档案信息。

2.3深化档案信息开发利用。笔者通过对有关利用数据的分析与研究，认为可以采取如下3项措施，以档案利用来带动和推进档案业务建设：一是对历年来档案利用数据分析，着力了解档案利用所产生的社会效益和经济效益。通过分析，可以了解档案的自身价值和潜在的利用资源，有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用；二是开展档案利用跟踪服务。档案工作只有“有为才能有位”，而地位的取得有赖于档案人员的自身努力，积极开展送档上门，及时掌握档案利用的新动态、新动向，及时做好跟踪服务。三是结合数据对比分析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料编撰工作。

结束语：

要使干部人事档案更好地为干部人事工作、为经济建设和社会发展服务，就必须改变传统的管理方式，通过服务来促进信息资源的开发：一是实行现代化管理，充分利用计算机在干部人事档案管理工作中的作用，建立和完善干部人事档案数据库，及时更新、动态化管理干部人事档案信息，保证干部人事信息的时效性、真实性和准确性。

参考文献：

[1]王秀芳，李春英.《浅谈如何做好档案指导工作》.

[2]成芳.《建立电子文件（档案）指导、监督机构的必要性》.