档案整理工作分析研究

荣启涛

摘 要：实践证明，档案整理工作是档案管理工作的前提和基础，可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。分析了档案整理工作的程序和内容、基本原则以及归档文件的整理原则。

关键词：档案整理；档案管理；档案全宗；整理原则

档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。

一、档案整理工作的程序和内容

档案整理工作的基本程序包括以下四个方面：第一方面是档案全宗的组织及排列；第二方面是全宗内档案的分类；第三方面是档案案卷的编立和排列；第四方面是档案案卷目录的编制等。这是档案整理工作的主要步骤，这一系列的工作一般由不同的工作部门和人员分别承担，但这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行。

对于档案机构来说，在实际工作中，档案整理工作的内容大体上有三种情况：

1.在正规的工作条件下，档案室所接收的文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工，等等。

2.对整理不善的档案进行局部调整。档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高其整理质量；另外，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，须对其进行调整。

我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情况，但后面两种情况也经常出现，因此，档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序。

二、清楚了解本单位的工作情况是做好档案整理工作的前提

档案是一个单位工作的记忆。对一个单位的档案员来说，究竟哪些文件材料应该归档，应该做到心中有数。对本单位工作越熟悉，收集的文件材料越齐全，档案工作就做得越好；反之，初来乍到，对单位工作陌生，再加上缺乏档案专业知识，要做好档案工作就会困难多多。比如，教育教学工作是学校的经常性工作，教学档案应是学校档案的主体。如果学校的档案员对教育教学工作的过程不熟悉，对教育教学过程中会形成哪些文件材料心中无数，文件材料之间有哪些联系不清楚，那么，在进行教学档案的整理中就不会做到条理清晰。

三、制定合理的归档管理办法

一个切合本单位工作实际的，以职能部门为单位的，融分类方案、归档范围、保管期限为一体的归档文件管理办法，并加以落实，能够大大提高档案整理的质量。

过去的档案归档范围是按照档案的种类制定的，部分概况性的表述与实际工作中产生文件的对应关系存在一定的出入。又由于档案收集整理与日常工作不同步，整理工作经常是在归档移交前进行突擊，耗费人力物力和时间，影响档案整理的质量。而科学的档案管理办法，将归档目录与部门预立卷目录一一对应，使在工作中形成的文件材料一经产生就规范的装入档案盒中，在集中移交时，只需在平时收集整理的基础上稍作调整即可。这个“拿来即用”的目录，既能保证应归档文件收集完整齐全，又能使档案随办随归，减少集中整理的负担，从而大大提高档案整理的质量。

四、在开展档案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理档案，尤其是整理积存档案时不可缺少的计划性文件，是档案整理以前不可缺少的准备工作。制定方案必须在了解档案的数量、内容、成分、所属年度等基本情况的基础上进行全面考虑和周密计划。其内容应该包括：整理工作的要求和方法、分类方案表、工作程序、劳动组织以及大体完成的时间等。

五、注意解决档案整理工作中遇到的问题

在档案整理工作中，会碰到大大小小的问题，需要我们灵活处理。比如，在整理文件中，会碰到无标题或者标题十分简单的文件，这时候就要自拟一个标题。在拟标题时，应根据文件的主要内容，用简练的语言加以概括，同时加上文种的名称。再比如，一个会议或一项工作，如果材料很多，就应把重要的材料放在前面，同时注意材料的分类。如党代会、职代会、团代会、学代会等会议，开头可放会议的批复、请示、议程、日程、报告、决议等材料，还要注意，虽然文书档案保管期限表并没有把会议主持词明确列进归档范围，但笔者通过实践感觉到，主持词实际上清楚地反映了会议召开的过程，对于今后了解会议的情况起到重要作用，因此应该把主持词予以归档。

六、档案整理工作的基本原则

一般情况下，档案整理工作应遵循以下三项原则：

1.档案的整理必须保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理，将有历史联系的档案组合在一起，能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用。

2.档案的整理应该充分利用原有基础。第一，应充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。档案在整理过程中充分利用原有的整理基础，体现了对档案来源的尊重。

七、归档文件的整理原则

归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。归档文件的整理原则有以下几点：

1.保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系体现了文件的形成规律和特点，要求我们在文件整理过程中尽量保持这种联系，不得人为地任意割裂。《规则》所规定的按照年度、组织机构、问题分类法就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件，尊重了文件在时间、来源、内容方面的联系。此外，《规则》规定归档文件在分类方案的最低一级类目内排列时，按事由结合时间、重要程序等排列，也体现了对同一事由或问题文件集中排列的要求。

2.便于保管和利用。档案整理的根本目的，是为了方便其保管和利用。当然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之间的有机联系，区分不同的价值。如不少单位完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列，编制大流水号，不强调事由原则，利用计算机进行关键词检索。这样确实很省事，能够暂时满足一定的现实利用需要。但若干年以后，当档案文件移交进馆后，这种做法的不足之处就会显现：同一事由的文件被分散，关键词检索并不能保证百分百的查全率和查准率。

八、结束语

对于档案方面的管理人员来说，在实际的工作过程当中，应当要立足于单位的实际情况，并且要不断学习以及借鉴较为先进的管理方面的经验，适应当前档案方面的管理工作的最新形势。在这过程当中需要具有较强的保密意识以及具有高度的法制观念以及意识，促进事业单位的档案方面的整理工作走向科学、规范以及法制的道路。

参考文献：

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