大数据时代背景下的档案管理探讨

肖丹丹

摘 要：在大数据时代背景下大数据技术需要引入到档案馆融入智慧城市的建设、档案数据的存储与备份、电子文件的管理、档案工作从实体管理上升到知识管理等方面，本文对此进行探讨的同时还对在档案管理中运用大数据技术的策略进行的介绍；此外，还对把大数据技术运用到档案管理中提出了几点需要注意的问题。

关键词：大数据；档案管理；策略

引言

信息化时代的到来给社会各行各业的发展均带来了机遇，同时也带来了挑战，档案管理工作也不例外。档案管理工作的重要性不言而喻，档案中的各项信息都需要被妥善保管，同时信息也需要不断地被更新及再次储存，以便随时翻看和查阅。而我国现阶段的档案管理工作还存在一些问题，需要被改进。

一、大数据时代下档案管理的必要性

1.1社会发展对大数据技术的需求

当前我国已经逐渐开展智慧城市的建设，这对档案管理工作提出更高的要求，需要相关部门做好大数据分析工作，将档案管理纳入到智慧城市之中，以提升档案管理工作质量。众所周知，档案管理部门所管理的档案大部分都需要进行永久保存，再加上档案量比较大，对管理人员来说工作任务非常重，如果不能进行大数据分析与管理，将会大大降低管理效率，不利于当地社会的发展。因此说大数据档案管理是社会发展的需求，通过大数据、云服务能够更好为公众服务，从而增强各个档案馆的档案信息整合能力，以达到大数据档案管理目标。

1.2电子档案管理对大数据技术的需求

大数据时代下，电子档案的应用越来越多，如果不能做好云储存、云服务，将会影响到档案管理的现代化发展步伐。以往档案管理中，管理人员对电子档案信息的录入工作不够重视，给档案工作带来巨大挑战。电子档案与纸质档案相比，它具有更大的文件价值，能够提升电子档案信息的利用率，因此大数据时代下档案管理工作非常重要，它可以将海量档案信息集中起来，并按照程序来供相应人员进行查询、完善，从而增强档案管理部门的数据服务水平。

1.3档案数据存储与备份服务的需求

随着我国档案信息化管理模式的出现，电子档案的数量越来越大，如果不对这些数据进行存储与备份，将会影响到档案管理的质量，也无法满足用户的档案管理服务需求。而大数据的应用，可以为档案管理部门建立更大的数据库，并通过对用户相关行为数据的分析来不断优化内部存储，提升电子档案的应用效率，最大限度节省档案管理部门的服务成本，从而推动档案管理工作的有序开展。

二、大数据时代下档案管理的应用

2.1实现档案大数据的云储存

大数据时代下能够实现对档案的云储存，这样才能确保电子档案信息的完整性。在进行档案大数据的云储存工作时，需要将其建立在完善的信息化设施基础之上，从而提升信息数据的处理能力，更好满足用户的档案服务需求。比如要做好电子档案大数据服务平台、电子档案软件服务、电子档案硬件服务建设，将档案中的文字、照片、档案查询数据存入到云系统之中，从而帮助管理人员分析出用户的档案服务需求，制定出针对性更强的服务方案。实现档案大数据的云储存，国家与地方政府还要建立云系统，比如地方政府要结合当地档案馆的情况来建立相应的云档案存储管理中心，然后通过网络光纤将这些数据与国家云档案管理中心相连接，实现档案馆档案数据的存储与备份，最大限度降低档案数据丢失的风险。

2.2做好档案大数据的云服务

实现档案大数据的云存储，就要做好档案大数据的云服务工作，这样才能满足更多用户的档案服务需求，从而提升电子档案的利用率。比如在国家与地方政府建立的档案“云”平台上，档案服务人员要借助大数据来分析不同用户的行为，并找到适合本档案馆的服务方式，提升档案数据服务的有效性，以满足用户的查询需求。除此之外，每个档案馆还可以建立自己的档案信息网，让用户通过网络注册相应账户来查询自身档案信息，如果用户发现档案信息出现错误，可以及时与档案馆联系，经过核实后来进行信息的修改，对于不太重要的信息，如联系方式、通讯地址的改变，档案馆则可以让用户自行修改，以确保档案信息的准确性，提升档案服务的水平。

2.3建设相应的数字档案馆

“大数据”与“数字化”紧密相连，在进行大数据技术的应用时，档案馆应该要做好自身数字化建设，形成数字化档案馆，为用户提供更加便利的档案服务，从而达到档案管理工作目标。在建设数字档案馆时，需要不断完善人民群众的档案资源体系，并对不同电子档案进行类型划分，将复杂结构的数据通过数字系统来整理，以提升档案大数据建设水平，满足当地档案服务需求。此外，建设过程中相关人员还要遵循“存量数字化”的原则来做好纸质档案数字化转变，工作人员要从档案管理整体状况出发，按照一定的规则、要求来实现档案的电子化，以提升档案的利用率，同时也能够保护好档案馆中一些重要档案信息，减小查阅对传统纸质档案的破坏。

2.4加强用戶需求数据分析

大数据时代下档案管理的最终目标是更好满足用户的需求，因此在管理过程中相关人员需要加强对用户查询行为的数据分析，利用这些数据来制定符合他们要求的档案管理服务，以提升用户的满意度，拓展档案馆的发展空间。尤其是近些年来随着我国网络信息技术的发展，网络信息越来越丰富，许多群众更愿意通过互联网来获取相关资料，这在一定程度上会影响档案馆的服务范围。因此档案馆需要做好用户需求分析，要加强档案数字化发展，并积极联合其他档案馆来实现资源的共享，提升档案查询、档案服务的便捷性。

2.5提升大数据档案智能检索能力

大数据时代下要想提升档案馆的整体服务能力，就要做好智能化检索设计工作，将馆内不同档案分类化管理，从而提升用户检索效率，缩短检索时间，以提升自身的检索服务能力。此外，技术人员也要做好可视化分析工作，将更多档案数据直观的展现给用户，使其能够查询到自己所需的档案信息。比如可以建立相应的模型，并将数据放入到相应模型之中，并对未来检索数据进行预测，挖掘出更多的算法，从而提升检索的档案检索的精确度，以达到智能化检索要求。

三、结束语

档案管理工作在大数据时代背景下，应当把握好机遇，积极应对挑战。如何应对新形势，这是未来一个时期提高档案管理工作值得探讨的问题，也是值得业内人士不断开创的全新领域。现阶段，我国的大数据技术水平还不高，还有很大的完善和提升空间，随着大数据技术的不断发展，它会给我国的档案管理工作提供更强有力的技术支持，势必会给档案管理工作开创更加广阔的空间。档案管理工作也会在这样的新型技术下，不断得到突破，探索和发现更符合时代需要的档案管理技术，从庞大的档案信息资源中，不断发掘新技术，充分开发和利用大数据时代的有利环境，将档案管理工作的技术水平不断革新，为今后档案管理工作的发展，贡献技术支持。

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