新时期学校档案管理模式构建研究

陈桃

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.22.132

摘 要：学校在开展教书育人工作、活动时会产生很多的档案资料，这些档案资料记录着非常重要的信息，需要给予妥善的管理。而学校档案管理工作作为学校管理工作的重要组成部分，也是支撑学校教书育人工作、活动顺利开展的重要保障。所以，该文围绕新时期学校的档案管理工作展开了一轮深入的研究与探讨，通过对新时期学校档案管理模式构建重要意义的探究，对新时期背景下的学校档案管理模式构建的重要路径进行了详细的介绍。希望通过以下研究与探讨对当前我国学校档案管理工作的发展具有一定的促进意义。

关键词：新时期 现代化档案管理 学校 模式构建

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）08（a）-0132-02

1 学校档案管理对于学校的重要意义

1.1 具有重要的历史参考价值

学校档案的建立是伴随着学校的创立和发展而来的，记录着学校办学过程中发生的大小事件。作为学校的原始资料，学校档案是学校发展最重要的历史见证，在学校的发展过程中具有承上启下的重要作用，能够在对过去学校的工作进行总结记录的基础上，为今后学校的发展提供充足的经验资料，对于学校而言具有重要的历史参考价值。因此，人们应当对学校的档案管理工作给予高度的重视，在新时期不断探索学校档案管理新方法、新模式，以此来为学校的党政管理、教学科研等各项工作服务，为学校新时期的稳定发展奠定一个良好的基础。

1.2 学校教育管理工作的重要依据

学校档案是记录学校教学工作、活动的一手资料，记录了学校教学工作中取得的各种成就以及问题、经验等。其中学校发展材料，优秀教师、党员、学生事迹报告，教学科研成果，单位年底工作总结及上级重要文件等，这些内容能够作为学校今后发展过程中的重要经验依据，能够对学校教学、管理工作的所有活动构成一个综合的反映与说明。因此，可以认为代表学校精神形象的校风校纪之所以能够长久地在学校中被历批学生很好地传承下去，学校档案在其中起到了很好的载体作用，有助于学校的可持续发展。

2 新时期学校档案管理存在的问题

2.1 学校档案管理服务方式较为单一

随着学校教学工作任务量的加大以及新时期对教学改革的不断倡导，对学校的档案管理工作提出了更高的要求，学校档案管理工作难度加大，对档案管理流程的完善性和便捷性提出了一定的要求，要求学校档案管理服务方式能够更加多元化。但就目前情况来看，学校档案管理工作在服务方式上距离多元化仍存在一定的距离，单一化的服务情况普遍存在，严重困扰了新时期学校档案管理模式的构建。具体表现为，一些学校虽然建立了以计算机信息技术为依托的现代化档案管理体系，但是由于过往资料录入不足以及新资料更新不及时等原因，导致学校档案管理者在对教师和学生提供检索服务时，依然多采用传统的人工查阅方式。这种方式不仅增加了档案管理人员的工作负担，而且档案管理人员在未对学生或者教师的档案需求做出明确的情况下，很难查阅到他们想要的档案，从而对教学工作构成延误，不利于教学档案作用的发挥，同时也造成了现代化档案管理资源的浪费，使得多样化的档案管理服务方式难以被开发出来。

2.2 学校档案管理制度规范不健全

学校档案管理是学校历年来所有事物的集体汇总，具有综合性、多样性和复杂性的特点。学校档案存储的信息种类也比较多，如学生的学业信息、毕业信息以及教师的教学成果信息、教学任务完成情况等相关内容，而是否能够对这些档案信息进行规范管理，将对档案的有效使用和存储产生一定的影响。就当前学校档案管理制度建设情况而言，受到学校管理者对档案管理工作不重视的影响，存在着管理制度不健全、管理机制落后以及管理措施不到位等情况，严重影响了新时期学校档案管理模式的有效构建。具体而言，首先，一些学校只是依照国家相关规定对档案进行了宏观管理，而没有结合学校档案本身的实际情况，制定更为细致化的管理制度，导致学校档案管理在信息资料保存、收集等方面出现遗失、迟缓等问题的发生。其次，在大多数学校当中一般都是由各科室直接对本科室档案资料进行管理，重要文件则由科室主要负责人保管，虽设有专人对档案进行保管，但在借阅阶段却存在一定的随意性，不依照借阅手续来进行档案借阅的行为时有发生。最后，一些学校的档案资料在外部保护环境的布设上做得不到位，如，防潮、防火设施数量不足，放置位置不合理；档案柜内防虫、防鼠等措施没有做到位。这些都会严重影响档案资料的安全保管。

3 新时期学校档案管理模式构建促进策略

3.1 促进档案管理人员服务意识的提高

良好的服务意识是支持工作人员能够以良好的工作心态对待工作的最基础性心理保障。就目前学校档案管理模式构建过程中出现的种种问题而言，也多是由于管理人员服务意识不高，没能够对本职档案管理工作的重要意义有一个深刻的认识而引起的。为此，为促进新时期学校档案管理模式的构建，首先需要做的就是努力提升档案管理人员的服务意识，使其有意识地注重自身工作质量以及工作效率的提升。具体而言，首先，学校要对档案管理工作给予高度的重视，使档案管理人员在学校以及各方的领导之下认识到自身工作的重要意义。其次，在对档案管理人员的责任进行明确划分的基础上，要完善档案管理人员的考评机制，对其本职工作进行监督考察，帮助其克服工作中的惰性，通过提升自身工作积极性来不断优化档案管理服务工作。

3.2 促进学校档案管理人员素质的提高

为了更好地促进以计算机技术为依托的现代化档案管理模式在学校中的构建，还需要进一步提高学校档案管理人员的素质，使其在原有档案管理工作技能的基础上具备一定的计算机操作技能。为此可以参考以下几个方面：第一，对目前学校档案管理人员进行计算机技能培训，使得他们能够更好地掌握相关的档案管理信息技术，从而能够更好地满足学校档案信息化工作的需要，为教师和学生提供更好的信息化档案服务，更好地满足他们对学校档案的各种需求；第二，在选择学校档案管理人员的过程中，需要对备选人员的档案管理技能以及信息化技能等综合素质进行全面考核，从而保证所选人员能够满足基本的档案管理岗位需求，能够利用自身的专业知识更好地胜任学校档案管理工作；第三，需要提高学校档案管理人员的岗位素质，从而促使档案管理人员能够安于本职工作，在自己的岗位上发光发热，积极寻求本职工作的创新和突破。

3.3 完善学校档案管理工作的相关制度

学校档案管理模式的构建需要完善的档案管理工作制度来作为保障，以实现各项档案管理工作能够按部就班地进行。为此，首先，学校需要根据学校档案管理工作实际情况，建立完善的学校档案管理工作流程，如，档案的收集方式、档案的分类管理等，必须要对这些流程中的关键环节进行完善，从而能够更好地指导学校档案管理工作的开展。其次，加强对学校档案管理工作的监督力度，从而能够对档案管理人员的工作进行更好的监督，及时指出他们工作中存在的不足，更好地促进学校档案管理工作的开展，为教师和学生提供良好的档案服务。再次，要严格执行档案借阅制度，要求学校全体人员必须依照相关流程和手续进行档案的借阅，有效保障档案的完整性。最后，要对档案室的防潮、防火设施进行购置，并派遣专门人员对这些设备在合适的位置進行安装，严格依照“十防”即防潮、防火、防尘、防霉、防光、防虫、防鼠以及预防有害气体10项内容来执行档案资料室的安全管理工作。

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