基于工作流引擎技术构建流程驱动型HR系统的研究

游玲+江锦超

摘要：传统的HR系统更多的关注人事部门内部工作流程的管理与支持，而忽略了系统对整个人力资源部所有业务流程端到端的支持与管理，忽略了人事部门与其它部门管理者、员工的协同。文章重点从分析了传统人力资源 HR 系统的问题，并在构建的新HR系统中引入工作流引擎解决传统HR系统的问题，以及如何发挥工作流引擎的长处与优势及进行了阐述。

关键词：人力资源；HRMS；信息化管理；工作流引擎；HR

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2017）07-0106-02

人力资源管理系统的建设是大中型企业规范企业内部人力资源管理，通过提升人力资源管理与控制能力，提高企业人力资源管理的效率，进而在服务好企业的内部员工的同时提升员工满意度的有效工具。 近年来，国内企业纷纷实施了人力资源管理系统，通过软件平台达到统一管理集团人员信息、加强集团管控的目的。但是目前市场上传统的人力资源管理系统建设更多的专注于实现人事相关数据的电子处理，以减少人力资源管理部门的工作量与复杂数据的统计工作，以减少人事部门的重复性劳动。只重视人事部门的内部工作流程的管理与支持，而忽略了系统对整个人力资源部所有业务流程端到端的支持与管理，忽略了人事部门与其它部门管理者的协同，忽略了人事部门与其它部门员工的协同。换句话说，人力资源管理系统只是人事部门内部使用的HR系统。未能实现全员参与，整体协同的作用。

1 问题分析

人力资源管理系统本应成为全公司所有人的服务系统，而不是成为人事部门专用的人力资源管理系统。而传统的人力资源管理系统具有以下特点：

（1）系统只是记录所有相关业务流程的电子数据；

（2）人事相关的业务流程仍需要在线下找领导进行签批，这种方式要求员工对人事制度与相应的领导较为熟悉，这种方式对新员工的要求较高；

（3）对于地域分散型企业，线下签批效率低下；

（4）遇到领导出差，签批流程只能等待；

（5）待所有领导签批结束，递交到人事才发现没有假期余额；

（6）签批后的单据仍然需要人事部门的专员录入；

（7）临近发薪日人事专员的单据录入工作挑战巨大；

（8）信息重复容易出错，效率低下；

（9）审批权限复杂，人工识别容易出错，且时效性差；人工操作很容易前后不接续，且缺乏信息反馈；

（10）事务到期没有提醒，容易造成遗忘或遗漏；

（11）口径不一致，数据统计费时费力；

（12）审批流程与权限仍靠人工判断，系统中能看结果却见不到过程与痕迹；

（13）分散的数据需要人工收集、录入、传导及汇总，各种信息与资源无法共享；

（14）软件功能不能良好适应和匹配企业的需求。

传统的人力资源管理系统存在以上弊端，人事专员这种大量的重复劳动没有减少，不仅效率低下，且准确率低。造成企业员工满意度低。这种管理模式既不能满足企业发展的需要，又与当前企业建设人力资源管理系统减员增效的初衷相违背。有的企业将人力资源相关的业务流程放到OA系统中进行签批，但这需要将传统的HR与OA进行良好的集成，不同的系统之间要集成面临的问题是两套系统都需要具备良好的开放性，且需要开发大量的系统接口。为解决以上问题，在人力资源管理系统中引入BPM的工作流引擎技术，利用工作流引擎灵活方便的流程建模工具快速构建人事业务流程。

2 解决方案

工作流的定义：

WfMC的定义[1]：工作流（Workflow）是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行。

Giga Gr oup的定义[1]：工作流是经营过程中可运转的部分，包括任务的顺序以及由谁来执行、支持任务的信息流、评价与控制任务的跟踪、报告机制。

IBM Almaden Research Center的定义[2]：工作流是经营过程中的一种计算机化的表示模型，定义了完成整个过程所需用的各种参数。这些参数包括 对过程中每一个单独步骤的定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立、每一步骤由谁负责以及每个活动 所需要的应用程序。

工作流引擎是一個软件系统，可用来设计、管理、监控工作流的执行，工作流引擎能够解释过程定义、实现与工作流中任务执行者的交互，并且提供接口与外部IT系统进行调用与集成。

工作流引擎是工作流管理系统的一个组件，并能根据角色和条件的不同决定工作流程的流转路由。工作流引擎一般应包括流程建模（节点管理、流向路由管理）、表单建模、数据建模（存储）等重要功能。

工作中纸质的请假签批，通过工作流引擎以电子文稿的方式在员工之间流转，从而提高流程的签批效率。工作流引擎处理涉及流程事务，降低交付成本，缩短交付周期，提高工作效率。

基于工作流引擎构建新的人力资源管理系统，可解决传统人力资源管理系统中人事业务流程管理流程支持的短板，从而让人力资源管理系统可服务全体员工。所有人员可通过“员工自助”模块中的自助请假申请、自助加班申请、自助出差申请完成所有单据的填写与签批工作，签批结果自动进入考勤模块，人事部门不需要再人工的进行签批单据的录入工作，实现了PC、移动端均可提交申请与签批，同时解决了跨地域签批的难点，移动化签批等功能。由于工作流引擎的支持，可按企业的需求自由实现流程的按需定制。

基于工作流引擎构建HR系统架构如图1所示。

基于工作流引擎构建的人力资源管理系统具有了工作流引擎所特有优点：

（1） 系统要具备可伸缩性：即系统要采用分布式部署，具备良好的可伸缩性；高可维护性。endprint

（2）可扩展性：引擎各个服务单元之间依赖于服务接口松耦合，具备良好的可扩展性。

（3）集成能力：工作流平台要能通过连接中心与外围系统实现集成与对接。

（4）图形化流程设计器：使用引擎提供的图形化流程设计器，在平台之上能够快速的实现各类人事业务流程。

基于工作流引擎的人力资源管理还具有以下优点：

（1）工作衔接优化整合——企业内耗减少。

（2）人人可用人人会用——群众基础良好。

（3）表单模板功能强大——超级表单好用。

（4）流程审批智能便捷——签批痕迹链条保存完整。

（5）信息自动记录存储——数据真实准确。

（6）查询统计数据轻松——生成报表容易。

（7）管理业务按需定制——企业发展适应。

3 实施的效果

新的人力资源管理系统在传统HR系统的基础上进行了增强，新HR系统不再是HR部门自己使用的系统，成为了全公司范围的全员协同服务支持系统；工作流一体化，数据信息集中化，数据质量、工作效率的提升大大改观；将组织的规章制度及流程规范化从无形转变为有形，在人力资源管理系统中得以固化，从而保证公司的各项规范与标准得到彻底的贯彻落实；业务流程可以按企业发展的不同阶段进行快速、灵活的调整从而实现系统的敏捷响应。

人事部门取消了重复性的单据录入工作，取而代之的是系统自动化处理从而降低了人事部门的劳动强度，大幅度的提高了人力资源业务流程的流转效率与数据的准确性，直接降低了人力资源管理的成本；提高了全体员工的满意度。实现了人力资源信息系统建设的总体目标，数据及时、准确。达到公司人力资源各项业务管理流程的高度协同、具体业务准确高效之目的。

使人力资源管理部门从繁锁的事务中解脱出来，提高工作效率，解决了企业内部长期存在数据统一的问题，在人力资源管理创新上迈出重要步伐。

通过员工自助模块的自助查询功能，员工可自行查看与自己相关的所有人事信息，进而使得信息查询直接、快捷、方便。不用向人事部门索取信息。明显提高了数据的权威性、唯一性与准确性，降低人事部门数据查询的工作量，大大提升了员工满意度。

在一定程度改进了原有的工作方式和方法。通过对员工的满意度进行调查，以及熟悉员工最关心的问题，进而为员工创造一个舒适的工作环境，激发员工工作的积极性和主动性，不断强化员工对公司的满意度。

4 结语

随着中国在全球经济竞争中地位的不断变化以及法律法规的完善，HR管理在各个行业都越来越显现出它的重要性，企业越来越需要注重技术能力的积聚，依靠技术进步和提高劳动者素质推动创新。在目前全球经济环境的影响下，各个行业的发展都面临着前所未有的挑战，成本增加，利润减少，使得企业不得不对成本结构进行整顿，使得“节流”成为企业首要解决危机的方法。人力成本在各个行业的成本结构中都有着举足轻重的作用。随着企业的发展，企业规模越来越大，签批流程跨地域的特点会更加的明显。工作流引擎的引入无疑能快速解决该问题。

参考文献

[1]羅海滨，范玉顺，cims.tsinghua.edu.cn，吴澄.工作流技术综述[J].软件学报，2000，（07）：899-907.

[2]田素利，张志军. HR系统在人力资源管理中的应用[J].价值工程，2014，（05）：170-171.endprint