论提高科技期刊编辑出版工作效率的方式

贺嫁姿+谭春林

摘 要：提高编辑出版的工作效率，减少甚至消除出版时滞是我国科技期刊从业人员急需解决的一个问题。此文通过研究如何提高审稿阶段和编辑加工阶段的效率来探讨如何提高我国科技期刊的出版工作效率，认为可使用的策略为采用稿件远程处理系统和建立通用的邮件模板来提高审稿阶段的效率，按照设定的流程进行编辑加工和调动作者参与稿件编辑加工的积极性来提高编辑加工阶段的效率。

关键词：科技期刊；审稿；编辑加工；稿件远程处理系统；邮件模板

中图分类号：G232 文献标识码：A 文章编号：1672-8122（2017）08-0127-02

一、引 言

科技期刊是定期连续出版物，期刊编辑人员必须严格按照刊期确定每年的工作周期，在这一工作周期内完成全部的工作流程，如：组稿、审稿、编辑加工、校样处理、签发付印[1]。目前，我国科技期刊出版普遍存在时滞现象[2]，具体表现在两方面，一为作者从投稿到发表的周期较长，特别是核心期刊，一般需要3-6个月不等，笔者就投过一篇论文至《中国科技期刊研究》，投稿至刊出花了6个多月；二为期刊纸质版出版时间的后延，比如月刊，本来月底就要出刊的，非得要下个月才能印出纸质版刊物。科技期刊出版时滞会给科技信息传播的速度、科技成果的时效性等带来诸多负面影响[3]。因此，提高编辑出版工作效率，减少甚至消除出版时滞是我国科技期刊从业人员急需解决的一个问题。本文笔者将结合自己6年多的科技期刊工作经验，仅从提高审稿阶段的效率和提高编辑加工阶段的效率两方面出发，探讨提高科技期刊编辑出版工作效率的具体措施。

二、提高审稿阶段效率的措施

科技期刊的审稿阶段，主要是指作者投稿至编辑部，编辑部逐级对稿件进行审理，然后决定稿件是否采用的过程。目前我国科技期刊主要实行三审制，即责任编辑初审，相关学科专家外审，主编终审，我刊还多一个环节，即副主编（编辑部主任）在相关学科专家外审后复审稿件。提高科技期刊审稿阶段的效率，可以从以下两方面入手。

1.采用稿件远程处理系统。采用稿件远程处理系统对提高审稿阶段的效率具有重要的作用，目前较常采用的主要有北京玛格泰克和勤云科技有限公司的稿件远程处理系统。以本刊为例，在采用稿件远程处理系统之前，本刊采用的是电子邮箱投稿，收到稿件之后，编务需要在稿件记录本上手抄上稿件的作者姓名和题名。通过初审的稿件，还需打印出来纸质版，请外审专家来编辑部取纸质版或编辑部邮寄纸质版给外审专家，审稿专家审完之后还需要亲自送至编辑部或邮寄至编辑部，这个过程很浪费时间，保守估计这个过程需花费1至2个月的时间。

采用稿件远程处理系统，可以大大缩短这个时间，作者经过简单操作注册账号，可以向科技期刊在线投稿，系统收到稿件之后，自动为稿件编上序号，不需要编务手抄。通过初审的稿件，编辑可以在系统审稿专家库中选择相应外审专家，点击“完成提交”即可在线发给外审专家，系统还会自动发邮件给作者和外审专家，编辑部工作人员无需录入收件人地址和邮件的具体内容。作者收到文章通过初审送外审的邮件后，就不会亲自打电话去编辑部询问稿件的进展情况，这样编辑部工作人员可以节约大量接电话的时间[4]。外审专家只需在线下载稿件电子版，审完之后在系统填写审稿意见即可发回编辑部。外审同意发表或修改后发表的文章，编辑部工作人员可将外审意见结合编辑部意见在系统直接发给作者。作者按照修改意见修改稿件再上传修改稿，最后副主编（编辑部主任）复审、主编终审等都在系统中完成。科技期刊编辑部使用稿件远程处理系统，编辑部的所有工作人员都可以在线处理稿件，方便且快捷，既可节约时间，提高效率，又可节约资源。

2.建立通用的邮件模板。在审稿阶段，建立通用的邮件模板可以提高编辑出版的工作效率[5]， [6]。编辑部在稿件审理阶段会给作者和审稿专家发多封邮件。发给作者的邮件主要内容有：告诉作者稿件收到了，稿件的初审通过送外审了，稿件没通过初审退稿，外审没通过退稿，外审通过、副主编复审没通过退稿，外审通过、副主编复审通过修改稿件等。发给外审专家的郵件主要内容是联系其审稿的相关事宜。编辑工作虽然繁杂，但规律性却很强，编辑部给作者和外审专家发邮件的每一个内容都可以制作一份文档模板，在具体操作时，稍作修改甚至不需修改直接将模板发给作者或外审专家即可。以我刊为例，针对外审通过、副主编复审通过、要求作者修改的稿件，我刊会发邮件给作者，邮件内容不仅包括外审意见，还包括编辑部意见。我刊专门制定了一份包括以下内容的邮件模板：（1）外审意见，罗列外审专家的审稿意见；（2）编辑部意见，如：请仔细斟酌全文的语言文字，不要出现任何病句和错别字；请仔细核对全文的量符号、单位、正斜体，确保无误；请仔细核对全文的图、表，确保图名、表名、图表中的内容无误；请确保作者的相关信息完整无误；请确保英文齐全（题名、作者姓名、单位、摘要，关键词的英文都需要）；请按照我刊的论文格式（主页可下载）编辑全文；请按照顺序编码制著录参考文献，在文章中具体引用的位置标注上标；请在xxx（日期）前修改好，文档名前加“修改稿和具体日期”。

三、提高编辑加工阶段效率的措施

科技期刊的编辑加工阶段是指稿件经审稿被录用后，编辑通过编辑加工使原稿件转化为正式出版的科技论文的过程[7]。以我刊为例，在编辑加工阶段，副主编（编辑部主任）将稿件发给某期的执行编辑，执行编辑的工作是统筹整一期刊物的编辑加工，包括给每一位责任编辑安排稿件篇数，统筹全期页数、安排转页，通读全期查看内容是否有误等工作。责任编辑每人负责一定篇数的稿件，从编辑到出版都是一个人负责，因人手不足，我刊没有专门的校对人员，一篇稿件的编辑和校对都是一个责任编辑全程负责。提高编辑加工阶段的效率，可以从以下两方面入手。

1.按照设定的流程进行编辑加工。按设定的流程进行编辑加工，可以加快编校的速度，减少编校错误的出现。责任编辑拿到的稿件虽然是经过审稿、决定采用的稿件，内容已基本完善，但科技期刊不同于社科期刊，编辑加工的过程不仅要确保语言通顺流畅，无错别字，论文编排格式符合本刊的规定之外，还需确保图表内容格式、专业术语、量符号、单位、字体、数字、公式等符合科技期刊的编排规范，需要编辑加工的内容相当多。对此，在编辑加工的过程中，不可能一次就能把原稿转化为正式出版的科技论文，有学者提议将整个编辑加工的流程分五步进行，第一步为论文格式加工，第二步为架构核查，第三步为公式加工，第四步为文字润色，第五步为整体性核对[8]。endprint

我刊设定的流程分三步进行。第一步，对电子版进行深加工。责任编辑从稿件开头看到稿件结尾，在格式上，按本刊的论文格式模板编辑稿件的格式；在内容上，对存有疑问和明确需要作者修改、补充的内容，在文字上标注红色字体或者插入批注，提醒作者核对、补充或修改。在文末还附上一段文字，如：请特别注意正文中标红的地方和每一条批注，按要求一一改过来；请在编辑发给您的这份文档中修改等。第二，对用方正书版系统编辑打印出来的纸质版进行深加工。责任编辑将作者按照自己意见修改好的稿件电子文档发给排版公司，排版公司用方正书版系统排好版，打印出纸质版交回责任编辑手中，责任编辑将纸质版对照稿件电子版原文，先确认书版系统编辑的论文内容与Word电子版的内容一致，然后逐字逐句斟酌稿件，在纸质版上用红笔一一改正所有错误的地方，将改好的纸质版交回排版公司。第三步，核对排版公司第二次交回的纸质版，并再次通读稿件，再查错。先核对排版公司第二次交回的纸质版，检查是否已按照第一次纸质版上标红的意见一一修改，没有修改的地方，继续做好标记，并再次通读全文，确认无任何错误。第四步，与第三步大同小异，由排版公司交回的纸质版可以算为三校了，改动的地方已很少。第五步，由排版公司打印出清样，编辑加工过程基本结束。

2.调动作者参与稿件编辑加工的积极性。编辑跟作者进行口头和书面形式的交流，贯穿于整个编辑加工过程，如何让作者愉快、高效地完成对存疑项和需修改项的核实与修改，积极配合编辑的编辑加工工作，是值得编辑们思考的问题[9]。笔者认为，可充分利用QQ、微信等社交平台，随时随地与作者进行沟通，以调动其参与稿件编辑加工的积极性。笔者每次拿到本刊审稿通过、决定采用的稿件进行编辑加工时，首先找到作者的电话，因为电话一般和微信同号，所以在微信中尝试通过电话号码添加作者的微信，微信通过后又让作者加笔者的QQ。有了作者的微信和QQ之后，笔者在进行本刊工作流程的第一步和第二步的工作中，碰到任何问题都可以通过打字、语音、截图等方式与作者进行多方面、全方位的交流。

此外，编辑在与作者进行交流时，应尽量避免出现不专业的情绪，千万不能给作者发带情绪的沟通意见，有时作者的稿件即使犯了不该犯的错误，我们也应该调整自己的情绪和沟通的节奏，用商量和探讨的语气与作者进行有效的沟通，让作者能在最快的时间内解决编辑的存疑项和编辑让其修改的内容，提高编辑的编辑加工效率。

四、结 语

本文针对我国某些科技期刊出版时滞的问题，主要探讨通过提高审稿阶段和编辑加工阶段的效率来提高我国科技期刊的出版工作效率。本文列举了具体的策略，如采用稿件远程处理系统和建立通用的邮件模板来提高审稿阶段的效率，按照设定的流程进行编辑加工和调动作者参与稿件编辑加工的积极性来提高编辑加工阶段的效率。希望科技期刊编辑部能充分重视编辑出版的工作效率，尽量避免出现出版时滞的问题，从而提高作者、读者对刊物的满意度，促进我国科技期刊业全面繁荣发展。

参考文献：

[1] 全国出版专业执业资格考试办公室.出版专业实务（中级）[M].上海：上海辞书出版社，2015.

[2] 李莘，于光.工程技术学科期刊出版时滞研究[J].编辑学报，2007，19 （4）：264-266.

[3] 孔红春.提高编辑工作效率，缩短期刊出版时滞[J].天津科技，2009（6）：89-90.

[4] 李丽萍.王署明.杨爱丽等.提高编辑工作效率，缩短科技期刊出版周期[J].编辑学报，2011（S1）：45-47.

[5] 孙竹凤.提高学术期刊编辑工作效率的窍门[J].编辑学报，2013（5）： 463-464.

[6] 林国真.优化工作流程，提高编辑工作效率[J].天津科技，2015（4）： 74-76.

[7] 薛子俭，付利.科技论文分步编校法及注意事项[J].中国科技期刊研究，2012（2）：325-328.

[8] 侯翠梅.浅谈科技学术期刊编辑提高工作效率的途径与方法[J].编辑学报，2016（S1）：S39-S41.

[9] 张琳，刘晓涵.提高科技期刊编辑与作者沟通效率的研究[J].编辑 学报，2017（1）：17-20.

[責任编辑：传馨]endprint