重大建设项目档案精细化管理初探

韩宇歆

摘要：建设项目档案是项目建设的真实反映和记录，具有重要的利用价值和实际意义，对建设项目的档案管理展开研究十分必要。

关键词：建设项目；档案管理；精细化；管理措施

随着我国社会经济的快速发展，建设项目的投资规模日益增加，其科学技术水平也越来越高，对建设项目的档案管理工作提出了更高的要求。建设项目档案是建设项目管理和工程建设等工作的重要依据，与项目建设的质量息息相关，并对后续的管理与改建具有十分重要的意义。

一、开展建设项目精细化档案管理的意义

精细化管理是当前比较先进的管理理念，其以普通管理方式为基础，并将其进一步细化后形成全新的管理模式，该种模式强调责任的落实，通过将责任细分的方式，把责任划分到每一工作人员、部门身上，也要求管理者做到尽职尽责，当建设中出现问题时，马上进行纠正。精细化管理以现代化管理方式为主，尽可能将事情变得更加简单，并设置对应的流程，以定量与定性的标准评价工作。

进行建设项目档案管理的主要目的为准确记录项目设计、施工等过程所发生的事情，以规范项目的管理工作，为企业生产建设、经营提供可靠的参考资料。把精细化管理方式纳入档案管理过程中，确定将档案工作落到实处，使得项目的档案管理工作变得更加规范化、制度化。基于现实的角度分析，项目工程在验收之前，必须在验收档案合格的前提下，才可申请其他施工工程的验收。通过精细化管理档案，能够使得档案更加完整、规范，进而提升档案的整体价值，也有利于项目工程更容易被通过；基于长远的角度分析，档案资料能够直接记录建设项目的施工环节，反映出项目不同建设阶段的情况，为建设单位提供资料服务

二、建设项目档案实现精细化管理的措施

（一）精细管理源于制度的细化

制定的规章制度具有较强的可操作性。《基本建设项目档案资料暂行规定》指出：“建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须由一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。”该条款对建设项目建设单位和参建单位档资料案管理做出了明确规定，但是具体落实到各相关单位，由于档案管理制度没有细化，档案工作职责不明确，导致执行力度下降。建设项目档案管理制度的细化，主要是解决各建设项目流程由谁具体负责分管档案资料工作，配备的档案资料管理人员应做什么事，完成的效果如何。建立的建设项目文件材料工作组织与职责，应具有较强的可操作性，要合理细化建设单位、勘察设计单位、项目施工单位、项目监理单位和档案管理部门的职责和操作流程，要求各单位在文件资料的收集、归档工作中应承担相应的职责。

（二）精细管理源于档案收集与整理标准的制定

建设项目档案工作由多各业务环节组成，档案资料收集与整理又是个建设项目档案工作的最基础核心工作之一，建设项目档案收集与整理标准规范具有重要的作用。首先档案部门要把建设项目档案业务指导工作的重点放在通过调研制定的标准上，如制定建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等，建设项目档案文件资料归档范围、保管期限、案卷组卷和卷内文件排列顺序等一系列标准。制定的标准要做到，分类层次清晰，归档范围覆盖档案资料的收集对象，保管期限划分准确，案卷编目与装订规范，检索工具齐全，便于有效利用。档案部门对基层建设项目档案收集与整理中存在的问题，要尽量避免不同的业务指导人员对同一个问题，提出自相矛盾意见的情况出现，要用制定的标准解决问题。

（三）加强重大建设项目建设过程中项目档案的过程控制

按照《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》和《国家重大建设项目档案验收办法》等的要求，项目档案管理工作人员应当在不同的阶段加强对档案工作的审核与监督，明确各个阶段项目档案的收集进度，严把过程质量关，可以按照“谁形成，谁负责”的原则对文件的归档提出质量、移交时间等要求，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节，使建设项目档案始终处于受控状态，克服由于工作时间长、工作量大等问题而出现的拖沓、麻痹等现象，确保重大建设项目档案的齐全完整。可以通过阶段检查、预验收等形式对整个项目过程的档案管理情况进行控制，做好项目档案的验收和检查工作。

（四）加强重大建设项目档案工作队伍建设

重大建设项目档案管理人员的素质直接决定着项目档案工作完成的质量，项目档案管理人员需要具备很强的责任心和沟通能力。项目建设单位可以配备专业理论水平和档案管理水平较高的专兼职档案人员从事项目档案的全过程管理。项目档案管理人员从项目建设初期开始参与项目建设的全过程，包括开箱验收、专题会议、合同签订等，同时向每个参建单位明确自己的职责和要求，明确项目档案需要达到的标准等等，使各参建单位工作人员对项目档案工作能够做到心中有数，以便后续档案工作的顺利开展。在各参建单位中明确兼职档案人员，对他们进行项目档案知识的培训和经验传授，使他们能够熟悉和掌握项目档案相关业务知识。

三、结束语

综上所述，加强重大建设项目档案精细化管理是提高档案管理的有效手段。通过精细化管理大大提高了建设项目档案管理的水平，保证了建设项目的顺利进行。

参考文献：

[1]富铎.谈高速公路建设项目档案精细化管理[J].兰台内外，2016（1）：25.

[2]胡惠萍.全程控制與精细化管理确保建设项目档案质量的实践和探索[J].办公室业务，2016（6）：20.