新时期石油企业办公室工作的科学管理及对策

周莉

摘要：办公室工作在如今的石油企业中一般起着交流沟通、监督指示的作用，它是为石油企业中的管理层、机关单位和基层单位以及普通职工进行服务的。科学有效的办公室工作管理很大程度上影响着整个企业的管理效能，所以，石油企业应当实施有效的管理办法，使办公室工作管理细致入微，更加科学合理，才能使企业发展良好，经济效益和社会效益同时有所提高。

关键词：新时期；石油企业；办公室工作；科学管理及对策

一、石油企业办公室工作具有的管理职能

石油企业的办公室是其重要的职能部门之一，它的职责范围是“参与政务、管理事务、搞好服务”，它是连接企业的行政工作部门和下级各部门单位的枢纽。一般石油企业办公室工作职能包括：会议安排、人事安排、文件管理、印信保管、宣传播报、车辆分配、物资管理、信息处理、后勤供给等方面。综上而言，石油企业办公室在企业中的意义重大，它的办事效率和管理成果关系到整个企业的各项工作能否顺利进行。

二、石油企业办公室工作实施科学管理办法的意义

（一）石油企业办公室具有参谋助手的作用

如今在石油企业发展的新时期善于向管理层提建议和谋略，做好助手工作，是做好办公室工作的根本。一个合格的助手应该以“服务全局”为基础，以“辅助决策”为目的，以“提醒警策”为手段，以企业的中央领导工作为中心开展工作，适时及时的了解下级基层部门的热点问题，了解普通员工的需求和心声，同时向上级反映企业内部存在的各种问題。为管理层做出决策提供思考全面、要点准确的信息，协助管理层做好督查、组织等各项日常工作。

（二）石油企业办公室具有协调服务的作用

基于石油企业的属性来说，其办公室的协调服务是一种工作方法和管理方式，通过对管理层的协助，在自身的工作范围内或者在领导的特殊授权下，借助国家有关政策和规章制度，依靠“办文、办会、办事”来有效沟通，改善个人与个人、部门与部门、单位与单位之间的关系，缩小矛盾和差距，使管理层下达的命令在各层次、各级别之间有效传达，发挥实际功效。

（三）石油企业办公室具有监查督导的作用

监查督导作用是办公室工作的一项重要作用，其具体工作内容就是根据企业召开的工作会议确定的各项决策和工作部署，对各部门各单位的工作进度以及完成质量等方面进行监查督办。认真落实上级党政联席会议、管理层例会等批复的工作事项。了解底层员工的问题和想法，主动向上级提议请示，让管理的整个过程更顺利。

三、新时期石油企业办公室工作科学管理对策

（一）办公室人员管理的细化

1.做好员工定期培训工作。新形势下，企业要定期组织员工进行各种学习培训，提高工作团队的凝聚力。还可以根据企业自身的实际情况，特邀有关专家进行专场讲座。同时要以不同岗位为区分，分批组织职工参加专业的培训，提高工作技能。

2.规范岗位招聘过程。在进行岗位聘任选举过程中，要保证整个过程公开、公平、公正，认真落实各项要求，遵守有关规章制度，全程接受各方监督。

（二）办公室日常工作管理细化

1.认真完成行政文件收发工作。石油企业办公室要仔细做好每天的来文查收办理工作，根据工作单位、收到时间等进行分类，并根据重要程度进行排序，逐一办理。并认真做好每份文件的办理明细情况，合理保留一段时间。对重要文件进行妥善保存，有必要的进行归档存放，保证正常使用。

2.认真落实印信管理工作。办公室要实事求是，对各类信件严格把关。规范印章的使用。各类证明文件、个人信息材料记录等做好分类登记，妥善存档，以备上级或有关单位调用。

3.做好活动组织工作。对于各种大小会议、讲座、培训等大范围多人参与的活动都要由办公室统一组织安排，对活动现场的场地安排、布局设置、新闻报道等逐项安排，科学排布，保证活动顺利进行。

（三）办公室工作管理创新

1.车辆管理创新办法。完善企业内部的车辆管理办法，加强各驾驶员的驾驶技能和综合素质，树立“安全第一”的理念。严格管理所属车辆，防止无证人员私自驾驶，一经发现，严肃处理。

2.采购过程创新办法。严格遵守企业有关采购管理的规定，在节省开支、降低成本的前提下进行采购工作，并保证一切采购工作提前计划而后实施。对采购成功入库的物资进行严格管理，出库需出示许可证明等。

（四）办公室规章制度的完善

首先要对办公室日常管理工作过程有明确规范，所有工作照章办事，提高工作效率，减少工作失误；其次建立奖惩分明的工作机制，工作出错需要接受处罚，对工作效率优秀的员工给予适当的奖励，来激励员工；最后要努力实现信息管理的系统化，充分运用各种信息管理平台，并安排专职人员进行日常维护。

四、总结

在经济全球化的大背景下，大中型企业依靠此背景不断发展不断进步，石油企业办公室作为企业运营中的转接点和反馈点，是连接企业上下、企业内外的重要位置。科学有效的强化办公室工作管理，要正确认识其重要意义，不断完善和改进工作方式，完善有关制度，这样才能推动石油企业持续快速的发展。

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