计算机办公系统优势分析及应用

【摘 要】 文章认为计算机办公系统应用在企业发展中具有节省运营成本，规范企业管理、实现知识传播等优势，分析了计算机办公系统应用中存在的问题，包括办公人员工资观念、计算机水平等方面的问题，以及办公系统的信息安全存在一定的风险，办公系统的功能针对性存在不足等，针对问题提出了对策建议：转变工作观念；提升办公人员的计算机操作水平；健全计算机办公系统信息安全制度和体系；重视办公系统功能的针对性选择。

【关键词】 计算机办公系统；优势；办公人员

办公自动化系统是基于计算机平台创建的一种新型的办公体系，这种办公体系不仅利用现代科技信息技术为支撑取代了人工操作，极大地方便了企事业单位的日常办公，还有利于管理体制和管理结构的进一步优化。然而，在计算机办公系统的不断应用过程中，暴露出了一些不容忽视的问题，面对这些问题，必须要充分分析问题产生的原因，并寻求合理有效的解决办法，進而使办公系统的应用价值得到更大地发挥。

一、计算机办公系统的优势

实现计算机办公自动化能够为企业节省大量的运营成本，如无纸化办公减少了企业办公耗材的成本，规范的工作审批流程可以为员工节省大量的工作时间，完善的信息交流渠道又可以降低差旅费用和电话费用；可以规范企业管理，实现群体协同工作和资源的有效共享，提高员工的办公效率和质量；实现知识传播，摆脱了因人员流动而造成的知识流失；打破时空的限制，可以随时随地实现无缝协同，轻松办公；能够根据需要进行全程跟踪和管控；既方便员工和领导之间的交流和沟通，又能够准确畅通地反馈信息，从而提高了企业的凝聚力和核心竞争力。

二、计算机办公系统应用中存在的问题

1、一些办公人员的工作观念尚未转变

当前，办公人员中尤其是年龄较大的一些人，他们通过长期的工作积累已经形成了一套较为完善的工作流程和程序。而随着网络办公系统的实施，这些办公人员要转变过去熟悉的工作习惯和方式，去适应新的网络办公系统，难免会产生抵触心理。加之他们对网络的不熟悉和对通过网络计算的数据信息产生怀疑，从而导致办公系统的顺利推行遇到了阻碍。

2、办公人员的计算机水平还有待提升

随着网络化的不断发展和计算机办公系统的升级，对办公人员的计算机水平也有了更高的要求。因此，工作人员在想方设法地适应计算机办公系统的同时，还需要提高自身的知识结构和计算机技术水平，并与时俱进，合理选用先进的通信工具和管理方式。只有这样，才能适应企业信息化建设发展的需求，从而提高信息化工作水平，更好地为企业的经济发展做出应有的贡献。

3、办公系统的信息安全存在一定的风险

一般而言，计算机办公系统不仅可以在企业内部进行信息交流，还可以与外网进行信息交流。而在信息交流过程中，办公系统的信息安全可能会存在一些风险：如局域网系统可能会遭到病毒入侵和破坏，不法分子利用系统漏洞进行网络攻击，恶意篡改系统程序，伪造内网的IP地址窃取重要数据信息等。虽然计算机办公自动化系统能够大大提高工作效率，但是计算机网络系统还存在一定的安全风险，这不能不引起我们的高度重视。

4、办公系统的功能针对性存在不足

当前，一些企业在应用办公自动化系统或软件时，尚未有效结合自身企业的实际状况和特点，只是盲目地选择应用系统和软件，这不仅增加了应用系统和软件的推广使用阻力，还降低了工作人员对计算机系统的满意度。因此，在选择办公系统软件时，一定要有严格的要求，既要考虑企业全员应用软件的稳定性，又要有全面而广泛的整合性功能，并能够从其它软件系统中自动获取关联信息。

三、提高计算机办公系统应用建议

1、转变工作观念

随着经济的快速发展和科技的不断进步，办公系统软件也随着技术的成熟日益改进、逐步升级、功能越来越强大，同时也节省了时间，提高了办公效率。作为企业的工作人员，尤其是年龄稍大一些的员工，要与时俱进，转变传统的工作观念，不断提高自身的职业素养，积极主动地去学习和提高自己的计算机水平。与此同时，还要利用现代化的办公设备和计算机技术来代替传统的手工办公的方式，从而大幅度地提高办公效率，提高规范化的管理水平。

2、提升办公人员的计算机操作水平

办公自动化的建设过程与纸质文件的数字化、网络应用以及电子文件的整理等诸多方面都有着密切的联系，要全力推进各项工作的顺利开展，就需要有专业水平较高的计算机服务人员。对企业而言，要提高办公人员的计算机水平，就要定期或不定期对他们开展教育培训工作，使他们都能够掌握办公自动化系统的基础知识和相关的应用技术能力。通过培训逐渐强化他们对办公系统的整体认识，同时也提升了他们的计算机操作水平。

3、健全计算机办公系统信息安全制度和体系

计算机办公系统信息安全维护是计算机工作者必须要面对的一项重要研究课题。要做好办公系统的维护和信息安全的管理，就要做到以下几点：（1）确保信息的安全性和完整性。办公人员在使用计算机办公系统过程中，要对与工作相关的重要文件和数据进行备份处理。同时，还要建立完整的分布式数据库，这样也可以对重要的数据和信息进行备份，从而确保了信息的安全和完整；（2）加强计算机办公系统的日常维护工作。针对系统中安装的杀毒软件和防火墙等病毒防护程序，要及时进行升级处理和安装相应的补丁，确保数据信息在传输、处理和存储的过程中不被非法或恶意的窃取、篡改和破坏。此外，还要保证系统用户操作界面功能模块的使用安全，通过信息加密的处理方式或采取数字签名的方法，防止出现有人超越权限访问系统的情况。

4、重视办公系统功能的针对性选择

办公系统的功能有核心功能，也有延伸扩展的功能，如果每个功能都要购买、考察，既会浪费精力和成本，也会在后期使用中造成闲置。同时，由于不同规模的企业和不同类型的组织对基础管理的侧重点也不同，如：中小企业关注的是文档管理、自由协作和信息发布；中型企业关注的是流程规范、职能分工；大型企业关注的是业务督办、提升效率；集团企业关注的是风险控制、集中管控。因此，各个企业组织不能盲目实施办公系统，而要结合自身的需求和特点来有针对性地购买。

总之，随着计算机办公系统的推广与普遍应用，其为各个企事业单位组织带来的巨大优势是不言而喻的。但是，我们也不能忽视计算机办公系统在运行过程中也暴露出的一些问题，面对这些问题，我们只有积极探寻解决问题的方法，才能更好地提高办公系统的使用效率。

【参考文献】

[1] 史达.受托责任、电子政务与政务公开[j].电子政务，2011（10）13-25.

【作者简介】

高博琰（1988.11-），陕西西安人，西安科技大学网络工程学士学位，现于陕西广播电视台网络部任职助理工程师，负责网络及运维工作.