加强地方市县及以下基层单位档案管理工作的迫切性

摘 要：边沿地区市县及以下的各级档案馆（室）、含其下属的二级单位档案室，如果其档案管理及基础工作欠缺，那就将直接影响着国家档案管理工作的信息化、数据化的进程与速度。本文主要是针对信息数据化时代背景下的边沿地区市县及以下基层单位档案室机构的档案管理工作，在分析其档案管理工作实际情况的基础上；再从切实加强档案管理工作的各级领导和档案基础管理工作的管理常态化、提升档案管理工作者主体的工作能动性、从专业特点和大众需求出发全方位提升档案的利用与服务等几个方面展开，论述了加强边沿地方市县及以下基层单位档案基础管理工作的迫切性。

关键词：边沿地区；基层；档案基础管理工作

根据《档案法》第十三条要求各级档案机构，应该建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。这些对我们各级各类国家机关、企事业单位档案馆（室）档案管理基础工作是一个明确的导向。边沿地区地方市县及以下基层单位档案基础管理工作，含其下属的二级单位档案室，为了能确保其管理跟上时信息数据化进程；其档案基础管理工作必须切实加强，本文主要从以下几个方面进行了探究。

1 边沿地区地方市县及以下基层单位档案管理及基础管理工作实际情况分析

在档案学基础理论中，一般都认为档案价值的实现主要受到以下三个方面的影响：第一、政治、经济、文化等社会发展环境状况；第二、包括档案管理水平、档案学理论研究水平、档案工作者素质等档案管理状况；第三、民众社会的档案意识状况。以上因素同时也是制约档案管理质量和档案管理数字化的重要因素。边沿地方市县及以下的地区由于地方区域特点，经济、文化等各方面的发展均是相对滞后的，档案管理及基础管理工作相对来说是落后的、越往下一级情况愈发明显。比如，本单位档案工作管理制度文件的制定情况不是理想的、没有落到实处细处，大多是广泛的参照国家或省级下发的相关法律法规；参照范围广、条款内容庞杂；给各机关单位的档案管理员特别是兼职管理员带来极大的工作量，并缺乏针对制度和针对性指导作用。各档案馆（室）一般都在一年的第一个季度内要向上一级档案馆（室）移交归档立卷完好的上一个年度的档案材料。有些档案基础管理工作甚至就是会议记录、基本文件及业务工作文件等的收集与整理、简单编目，缺乏科学全面的鉴定和编目编号等基础性档案管理工作环节；边沿地区的市县及以下有些机关单位的二级档案室、乡镇一级的档案管理机构的档案工作实况就是如此。比如某县在2014年的行政执法检查中，有某乡镇人民政府自2010年起不按时归档立卷，根据档案法的相关条款给予了一定数额的行政罚款。分析原因大致如下，领导管理力度不够且单位具体制度相对滞后、档案工作人员业务意识和能力素养较低、档案工作基础管理亟需加强、大众档案意识及档案需求低下等。这些档案管理基础性工作的欠缺将大大影响我国档案事业和档案管理的信息数字化的进程。有某高校做过调查，全国各级综合档案管理共有3300多家，但是完全实现网络信息公开利用的比例比较低，正好说明当今档案管理及信息网络管理等各个方面均有很大的努力空间。

2 切实加强边沿地区地方市县及以下基层单位档案管理及基础管理工作的具体领导

《档案法》规定，要求各级档案机构，应该建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的設施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。《档案法》规定及相关法规条文规定，国家档案管理是实行统一领导和分级管理的；各上一级的档案管理机构对各下一级的有业务上的指导、督促检查等。这些就明确了档案管理的基础管理工作方向，和按照要求必须具备的基础工作制度和设施，不具备的边沿地区地方市县及以下基层单位档案管理基础工作，及时去配置和安排完成；主要是依靠各级单位行政主管和分管领导按按照国家规定的相关要求在上一级档案管理部门的统一领导下分级管理。另外，也在一定程度上依赖于各上一级的档案管理机构的指导和督管到位。像以上某乡镇不能按时归档立卷的情况应该是可以及时督促到位，不至于长时间没有发现和没有及时责令其改正到位。

《档案法》及相关法规规定，要求各级档案机构，应该建立科学的管理制度，便于对档案的利用。单位的档案管理常态化一定程度上依赖于制度，制度必须先行。在单位档案基础管理工作实际中，边沿地区地方市县及以下各级各类档案（馆）室必须及时参照国家相关法律法规条款，认真制定好本单位相关的档案管理制度，各单位及其下属的二级档案管理机构就有了明确的制度管理和工作的参照。建立科学的本单位管理制度尤为重要，可以从如下要求中选取并有针对性的形成规范制度：档案管理、工作岗位、文件材料形成积累归档、档案分类编号、文件材料归档范围及保管期限表、档案借阅利用、工作考核、库房管理、科技图样修补充、保密、特殊载体管理、统计、鉴定销毁等各方面。

3 提升边沿地区地方市县及以下基层单位档案管理工作人员工作能动性，提高档案工作人员业务意识和能力素养

档案工作一般来说包括平时的积累收集、含编号及编目等整理工作、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等工作环节。这些工作具体而又繁杂，档案工作者必须要用心用力、尽心尽力去完成，其中有很多的工作是不可省略、不可替代的。由于边沿地方市县及以下基层档案管理人员中专职人员较少，一般兼职人员、非档案专业人员偏多，特别是兼职档案工作人员档案管理工作的主体能动性、业务能力素养自然就更低。自古以来档案工作环境相对封闭、工作方式单一枯燥，且一般由可以由自己确定工作任务、自己选择工作方式、自我把握工作量的大小。档案工作者的工作责任心的加强尤为重要，充分认识到档案管理中基础管理工作的重要性。同时，档案工作者应该积极外出去参加各级各类培训。一方面去开阔眼界、交流工作经验；一方面去系统学习各级各类法律法规条文，充实和提升自身的业务素养和工作能力。每一个档案工作者、含兼职档案工作者，一定要把提升自身业务理论、素养能力放到重要位置。同时，也要把以计算机为基础的数字化管理能力和信息技术的长期提升，缩短和发达城市的档案网络数据化管理的差距。切实把档案管理基础工作一一做到实处、并能创造性的工作，确保档案管理及基础管理工作的常态化，做好为大众服务的基础工作。

4 边沿地区地方市县及以下基层单位档案基础管理工作应从专业特点和地方大众需求出发全方位提升档案的利用与服务

民众对档案的利用，是当今档案管理工作一个重要目的。档案是宣传教育的生动素材，档案作用有扩展性的特点。档案作用的扩展，一方面是指答案作用范围的扩展，一方面是指作用时间的增长。档案作用的扩展体现了档案本身在社会经济、政治、文化等领域中是存有显性和隐性利用价值的，这些需要档案工作者和大众主动去挖掘和多种方式加以利用。比如：设立阅览室、制发档案的复制品及缩微品、在机关单位档案信息网页上进行档案信息的报道和交流等、举办档案展览、制成回赠礼品等。让档案走近社会，走进大众的心里；以多种方式提高大众的档案意识，提升大众对档案的主动利用。

参考文献

[1]1987年9月、1996年7月，国家发布及修订的《中华人民共和国档案法》.

[2]陈兆祦等著，《档案学管理基础》（第三版），中国人民大学出版社，2005年.

[3]杨波，档案管理基础工作与档案管理现代化[J]，黑龙江史志，2009.23：67.69.

作者简介

丁秀莹，档案馆员，主要从事高校档案管理工作研究。endprint