分析信息时代如何做好档案管理工作

摘 要：对信息时代如何做好档案管理工作进行分析。具体是在阐述信息时代下档案管理的工作模式以及主要特征的基础上，解析信息技术应用给传统档案管理工作带来的影响，具体体现在增加档案储存量，强化档案整理和分类科学性以及为档案检索、利用提供便利等方面上，在此基础上提出了几点强化信息时代中档案管理工作质量的对策。

关键词：信息时代；信息技术；档案管理工作；促进措施

网络信息技术的迅猛发展为信息时代的到来提供了助力，社会上众多行业与工作方式做出一定的调整，档案管理工作也亦如此。目前，档案管理工作被整合进重点发展行业中，在信息时代中，各级档案部门构建信息化档案管理工作模式是极为必要的，这是确保与强化档案管理工作运行科学化与精确化的有效办法。如何将档案资料的实用价值在政府机关中发挥出来，一直是档案管理者重点研究的问题。基于此，本文以信息时代中提升档案管理工作效率为论点，做出如下论述内容。

1 信息时代下档案管理工作的相关内容

1.1 信息时代下档案管理的工作模式

在信息时代下，档案管理工作最大的特征体现在数字化与现代化方面上，实物保管方式几乎不复存在。信息时代中档案管理工作模式与传统档案管理工作之间存悬殊性是极为显著化的，信息时代下的档案管理通常由档案管理专职机构与档案管理组织进行，档案管理人员科学应用现代信息技术收集。梳理与保管档案信息资料，与此同时以信息技术手段为依托，为档案应用者提供信息服务。

1.2 信息时代下档案管理的主要特征

信息时代下档案管理特征通常在以下几方面体现出来：一是严格遵守有关档案管理部门编制的的法律、法规与政策；二是和以往的纸媒档案管理相比较，信息时代下档案管理工作最大的不同为采用电子文件管理模式；三是以信息技术手段为依托，达到档案管理网络化与数字化的目标。

2 信息技术对传统档案管理工作带来的影响

2.1 增加档案储存量

这是采集多样化档案信息的基础条件。在过去档案资料多数是文字、图表与声像资料构成的[1]。信息技术融合进档案管理进程以后，档案的载体演变成电子信息载体，这样信息的存储量变化程度是叹为观止的，例如一张光盘中可以容纳3. 4亿个字词，等同于1700本20万字的图书，可以被视为一个小型图书资料室。

2.2 强化档案整理和分类科学性

在数字化技术辅助下对档案进行编码以后，档案管理人员可以快捷的参照不同标准与规定对电子档案进行梳理与分类，或者对其进行二次调整，上述工作的运行不需要打乱原有纸质档案编排的次序下，保持纸质档案与电子档案的对应。

2.3 为档案检索、利用工作提供便利

应用信息技术手段，从根本上处理了档案资料应用与搜寻的困难，具体是简化了过程的繁琐性，节省了人力资源消耗量，同时体现出快捷性与安全性特征，此时档案工作人员工作压力显著降低。档案资料使用者以网络技术为依托，整体或部分下载所需信息，并且不受空间的限制。从理论上分析，世界上所有的档案都可以在任何一个连有互联网的地方搜寻出来，并被用户安全使用。

3 信息时代做好档案管理工作的办法

3.1 树立档案工作的新兴理念

首先，档案信息资源观和档案信息化建设质量存在直接的关系。传统档案管理进程中，多数情况下会把档案信息看作一种文化资源，主要具备档案信息的凭据价值，但是在信息时代中，档案信息被视为一种经济资源，与此同时将特有的情报价值发挥出来[2]。其次，新时期的档案管理人员应该积极树立档案的公开与开放思想观念，以前档案管理进程中，侧重点在于档案资源的利用的开放性与开发的深度性方面上，但是面对那些处于现行或半现行时段的文件通常采取密封的措施。故此，在档案信息化构建进程中，管理人员应该将工作重点放置在强化现行与半现行文件的开放性方面上，可以借助表编制与现行文件相关的开放政策和法律去实现上述目标[3]。最后，为树立终身学习观念。当下，部分管理者没有认识到档案管理工作中所应用理论的多样性，以及对业务技能提出标准的严格性，所以及时自己没有接受正规教育与培训也能够游刃有余的胜任档案管理工作。但是在信息时代中，伴随着档案信息化建设进程，新技术、新理论不断融入进档案管理工作体系中，此时档案人员面对很多新兴问题，部分问题即使档案专家在处理上也存在较大难度。故此信息时代下的档案管理人员应树立终生学习的观念，从而为档案信息化建设目标的实现做出一定贡献。

3.2 落实档案信息管理标准化建设工作

档案信息管理标准化通常涵盖以下几项内容：一是档案信息收集标准化；二是档案信息存储标准化；三是档案信息管理标准化；四是档案信息网络标准化；五是档案信息管理软件标准化等。档案信息管理标准化可以被视为档案信息化建设的基础性保障，档案信息化程度越高，那么对档案信息管理标准化提出的要求也就相应提高，在其引导与约束下，档案信息化建设工作运行的健康性与有效性才会得到切实保障。所以档案行政与管理部门务必编制相关标准、规范与管理办法，编制相关通用型档案信息标准，常见的有档案日录数据交换格式、档案通用文件格式、档案著录规定、电子档案管理办法、档案管理软件功能规范、档案数据管理安全规定等。在这样的工作模式中，档案数据信息通用、共享与交互目标才会顺利达成，并且在软、硬件环境出现变动过程中档案数据的完整性、安全性也不会受到威胁，高效利用目标的达成也不存在较大难题，此时档案信息化建設处于优良的态势中。

3.3 积极学习新兴档案管理方式

信息时代中，新技术与新方法整合进档案事业发展进程中是是必然的事实，也是优化档案管理工作质量的最佳措施。档案信息化建设可以被理解为将散落在多样化载体上、存在于不同地理方位上的数据资源，以数字化为依托存储下来，继而在互联网技术的协助下把多样化信息资源衔接在一起，资源利用体现出时效性与共享性特征[4]。新技术被应用到每一个档案馆中，把馆藏档案进行数字化处理，在不断的发展中构建一套完善的数字化档案管理工作体系。上述目标的实现绝非是一蹴而就的，需要档案管理人员在实践中积极挖掘潜在信息资源，有效应用计算机、光盘等高端和设施，摸索信息时代中档案管理的新渠道与新办法，推动档案信息化建设进程。

3.4 进行深层次档案信息服务工作

信息时代中，档案部门应积极整改以往“单干”的工作模式，借用自体学科优势特征，主动参与进网络信息资源构建、开发与利用进程中，把握与利用网络化有利机遇，和图书部门、情报部门、博物馆及他类部门构建长效型合作伙伴关系，协同合作、深度挖掘与利用档案信息资源，其宗旨在于提升档案信息编研与深层开发效率。

4 结束语

综合全文论述的内容，认识到当下档案信息化建设的意义，同时掌握了几种做好档案管理工作的办法，一是树立档案工作的新兴理念，二是落实档案信息管理标准化建设工作，三是积极学习新兴档案管理方式，四是进行深层次档案信息服务工作。当然，档案管理者在实践中，也应该树立安全与法制意识，提高整合信息的能力，从而进一步强化档案信息管理工作运行的规范性。

参考文献

[1]季轩.试论在网络信息化时代做好高校外事档案管理工作[J].山东工业技术，2017，02：161-162.

[2]王静.浅析信息时代下如何做好图书档案管理工作[J].民营科技，2016，02：99.

[3]张师师.互联网时代如何做好企业档案管理工作[J].黑龙江档案，2016，04：69.

[4]唐姣丽.信息化时代如何做好医院档案管理工作[J].经营管理者，2015，29：289.

作者简介

王琪峰（1989-），男，黑龙江省哈尔滨人，汉族，初级助理馆员，本科，研究方向：文博图书档案。endprint