新形势下税收档案管理工作存在的问题及改进措施

王永虹

近年来，各级税务机关坚持服务发展大局、服务纳税人、服务基层的导向，顺应税收信息化建设要求，立足档案管理与税收信息化建设同步发展，不断完善工作制度，创新工作机制，将税收管理制度规范化要求延伸到税收管理的各个环节，形成了较好的税收征管资料管理制度体系。把“需求”作为价值取向，注重档案的开发利用，突出利用效益，档案管理水平实现稳步提升，实现了档案为领导决策服务、为基层建设服务、为税收工作服务的目的。但从现实情况来看，目前税收档案还不够科学和完善，主要存在以下问题：

1 当前税收档案存在的问题及原因分析

（一）税收档案存在的问题

1.上级重视与基层轻视的矛盾。省、市税务机关在档案建设方面热情很大，但县级税务机关在税收任务与规范执法的双重压力下，对档案建设工作的认识存在一些误区，普遍存在重税收业务、轻档案建设的惯性思维，有的基层单位对税收档案和档案信息化建设工作认识不够，认为档案管理工作就是粘粘贴贴、抄抄写写，属保管性的工作，是单位的边缘工作，面对庞大的日常工作量，有厌烦和抵触情绪，工作不细致、消极应付，不能保证档案资料的及时性、完整性和准确性。

2.税务部门重视与纳税人忽视的矛盾。税收档案建设的主体是税务机关，各级税务机关已越来越重视档案工作，但由于档案查询调阅平台还未开放纳税人端口，档案实际利用价值还不高，因而纳税人重视程度不够、参与度不高。

3.主管部门重抓与配合部门轻抓的矛盾。随着税源专业化改革的不断深入，基层税务管理部门大都建立了专门的档案管理机构，专门负责档案工作，实现了主管部门重点抓。但由于管理责任不够明晰，档案意识依旧淡泊，各业务部门在日常工作中形成的电子文档不能及时向档案管理中心移交或根本不移交，一旦负责人履新或工作人员换岗，就会将电子文件打包带走，无法形成资料的延续性等等，档案管理配合程度不高。

4.档案完善与深度利用的矛盾。从总体上来说，目前现存的反映税收征管工作的税收档案还不够完整，在质量、规模上有所欠缺，一定程度上难以实现档案利用者的多种需求，在查询、分析、核对和执法检查等综合利用方面效果不佳，档案利用程度低。以苏中某县级地税局为例，档案管理中心成立三年来，接待最多的档案利用者是房屋交易契税资料查询，占全部利用的76%，其他24%为执法检查、风险应对等等，税收工作的很多领域甚至是空白。

（二）税收档案的原因分析

1.法制意识淡泊。包括党委政府、税务机关、纳税人普遍缺乏对档案及档案管理相关知识的了解，对档案管理意识不强。面对税源专业化管理改革的新形势，许多基层税务人员认为随着信息化建设的快速推进，利用综合征管软件和税收法分析监控系统等平台，就完全可以利用现有条件对税源进行实时监控和精细化管理。档案管理被作为一项阶段性、临时性、突击性工作，每年安排一段时间集中整理，而平时档案工作很少顾及，缺乏经常性的档案管理和利用，不能把档案管理上升到法制建设的高度上去。

2.部门整合乏力。在税务部门内部，很多人认为档案工作是档案管理中心的事，与他们无关，缺少部门间协调运转机制，造成内部部门之间、岗位之间的业务衔接不到位、信息沟通及监控网络尚未完善，各自为战，难以达成默契。同时税务机关与其他部门之间的信息共享系统还未真正建立，信息传递不畅通，致使在档案管理中出现了一些“真空”地带。

3.队伍素质不够。大多的档案管理员都是兼任的，这些同志往往把档案管理作为自己工作的额外工作，存在厌烦情绪，有的甚至连档案管理的职责都不清楚。有的地方领导不重视，工作不考核，不能对档案管理人员开展定期的业务培训，不能创造机会让档案管理人员参与各种练兵活动等，久而久之档案管理人员的工作逐渐被边缘化，队伍素质每况逾下。

4.标准要求较低。目前，江苏省地税局已正式使用电子档案管理系统，规范了档案管理的电子化、信息化。但地税部门税收征管档案的分类、装订、归档，至今仍与国家标准档案管理的规范和标准存在差异，基层地税部门在税收征管档案管理方面无法可依，各自为政，档案质量良莠不齐，全、深、高的问题没有解决。

5.管理手段滞后。主要是信息化和现代化程度低。由于缺乏对电子档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用，档案工作自觉地依靠高科技的机制还尚未健全，不能积极主动地适应现代管理方式，不能做到大胆创新、拓展服务，遇到困难时，不是束手无策，就是做表面文章，结果把档案管理信息化搞成了表面化、庸俗化，投入很大的精力开发电子档案管理系统，在实际利用时，却仍依赖纸质档案，导致档案利用效率、效果难以发挥。

2 提高税收档案管理效率的措施

1.规范管理，重视标准。主要是制度化建设和标准化建设的问题，要适应税收现代化的需要。将档案工作列为绩效考核内容，与其他工作同部署、同组织、同考核，明确各岗位人员为资料收集的第一责任人，严格抓好税收档案的收集、整理、归档，注重维护档案的完整与安全，有效保证档案管理各项工作落到实处。结合税源专业化管理的相关要求，在完善业务流程的基础上，制定出规范的档案管理流程和标准，减少档案在业务部门的流转时间，避免资料的散失，提高档案的管理水平。

2.采用信息化管理手段。按照“平台统一、一次录入、数据一致、信息共享、综合利用”的原则，推行纸质税收征管档案和电子税收征管档案并行的管理模式，在纸质资料传递时应提供资料传递单（移交清单），列明附列资料，提高征管资料审核力度、明确采集审核责任、完整大集中征管系统数据、解决纸质征管资料与大集中征管系统数据不一致的情况。从税收征管信息化现实水平的实际出发，严格把好电子数据的录入质量关，制定出统一标准的录入格式及录入项目，高质量、高标准做好税收资料的收集、归档工作，确保电子档案与纸质档案内容的一致性。

3.健全队伍，強化投入。要坚持档案事业与税收事业同步发展的理念，把档案管理工作纳入年度计划，在财力、人力和组织协调上给予充分重视。要专门成立档案工作领导机构，负责协调解决和处理档案工作中遇到的困难和问题，形成“主要领导全面抓，分管领导亲自抓，各个部门具体抓”的齐抓共管工作格局。每个岗位都能形成档案，每个人都是兼职档案员。吸引更多责任心强、素质好的干部充实到档案干部队伍中来，按一定比例安排经费预算，配备高素质的人员，打造一支政治过硬、业务娴熟的税收档案专业化管理队伍。

4.规范管理，重视标准。主要是制度化建设和标准化建设的问题，要适应税收现代化的需要。将档案工作列为绩效考核内容，与其他工作同部署、同组织、同考核，明确各岗位人员为资料收集的第一责任人，严格抓好税收档案的收集、整理、归档，注重维护档案的完整与安全，有效保证档案管理各项工作落到实处。结合税源专业化管理的相关要求，在完善业务流程的基础上，制定出规范的档案管理流程和标准，减少档案在业务部门的流转时间，避免资料的散失，提高档案的管理水平。

5.合力管理、完善信息。来自社会的第三方信息可以弥补纳税人申报提供的涉税信息的不足，可以印证纳税人提供涉税信息的客观性和准确性，可以为纳税评估，日常稽查找寻纳税人税务违法行为提供线索和旁证，可以为税收宏观分析和微观分析提供详实、丰富和客观的数据资料。通过扩大政府部门的信息交换与共享范围，让税务机关根据其他第三方的信息，对来源庞杂的档案资料进行鉴别，“去伪存真”使散存的资料成为有用的档案，真正解决真假档案的甄别问题。充分发挥这些档案资料的作用，及时了解、掌握纳税人的经营状况，收入情况，从中判断纳税人是否存在税收违法行为，达到监控税源的目的，维护税源基础。

6.突出考核，提升绩效。成立税收档案考评小组，完善档案内部考评制度，定期对档案管理工作进行考核评比，对于在档案考评中表现突出、责任心强、有创新意识的档案管理单位和人员实行表彰奖励，对发生损毁、丢失、涂改、伪造或擅自出售、泄密等重大不规范问题实行“一票否决”制，从而引起职能部门及档案管理人员的高度重视，确保档案管理有用。同时建立外部监督制约机制，协同司法、监察及档案行政管理部门等外部行政执法监督部门，对行政执法档案工作进行指导和检查，加大督导考核力度，努力将不规范行为消灭在萌芽状态，从而促进税收的公平、公开、严格执法。