探讨医院档案的信息化管理

摘 要：随着电子化时代的来临，医院档案信息化已成为了时代趋势，因此，档案信息化管理则是临床管理工作的重点内容。医院档案信化管理要求管理工作者明确掌握医院档案信息化管理的特征，了解医院档案信息化管理的现状，并落实医院档案信化管理重点，全面推动信息化管理进程。

关键词：医院档案信息化；管理；探究

在信息技术爆炸态的数字化时代，信息化系统也不断深入医院管理系统，由此，医院档案信息化也应运而生。笔者即在本文中循序渐进地探讨医院档案信息化的有效管理，方便院内人员高效工作[1～2]。

1 医院档案信息化管理的特征

1.1 信息来源多元化

由于档案储存条件普遍较差、档案管理方式落后、信息来源局限性高等因素，档案信息的选择性处理则是医院档案信息化管理的特色行变革内容之一，而档案的信息化改革则帮助管理部门增宽信息采集范围，提高档案信息的实效性，丰富信息来源[3]。

1.2 存储方式多样化

在过去，文本形式是传统档案管理的主要储存方式；目前，医院档案则顺应信息化改革潮流、更多地以图像、文本、影像或声音等电子文件形式出现，增加了存储方式和形式。档案的信息化管理不仅降低了档案存储的空间要求，同时也更高水平地保障了档案的完整性、增加档案寿命。

1.3 信息处理高效性

在医院档案管理的流程中，档案处在服务患者、上级主管部门的同时，更多地服务于医院各个职能部门，因此，强调信息处理的高效性和时效。对此，医院档案信息化管理则科协调各部门工作、提高处理效率，方便各个服务对象更为便捷地获取档案信息。

2 医院档案信息化管理的现状

2.1 档案管理缺乏規范性和标准化

目前，医院档案的信息化管理制度多数尚不完善，且原有制度尚无法满足时代需求，无法应对可能出现的新问题和新情况，部分旧有的档案管理制度甚至已经成为了信息化管理道路上的障碍。其中，管理标准化和规范化则是管理医院电子档案的重要前提。常见问题有：（1）部分医院只重视购置计算机系统等先进通信设备，忽视标准化和规范化建设，计算机系统和信息管理软件并不具备足够的实用性和通用性，耗费巨额资金的信息系统无法发挥对应的经济价值[4]；（2）整体开发缺乏规划性，导致设备及系统的型号和档次参差不齐，信息档案管理的分类标准和编码格式不统一，缺乏整体划一的管理环境和技术性标准；上述现象均严重限制了信息化的合理交流。

2.2 档案管理缺乏安全性

由于档案信息共享是档案信息化管理的基点，网络共享在带来信息化便利的同时也埋下了安全隐患，档案管理的潜在风险较高。目前，黑客入侵和计算机病毒传播等因素都医院信息化档案管理和安全构成了一定威胁。

2.3 档案管理者的专业素养欠缺

据调查，传统的档案管理人员多数仅会单纯的计算机操作、管理工作多凭着历史经验，缺乏系统培训和专业训练，不具备专业的档案管理人员应备素质，因而严重制约了档案管理事业的快速发展。同时，档案管理人员的思维模式已固化，无法充分认识档案信息化管理的必要性，并不主动学习电子文件的储存、检索、传输等专业技术；加之多数院领导对档案管理信息化工作缺乏足够的重视，现有的档案管理人员缺乏有效的管理培训，无法完成纸质档案到电子档案的管理转变，影响管理效率。

3 医院档案信息化管理的优化

3.1 信息化文件规范化管理

（1）改善电子文件归档管理：首先，将文本文件处理为文字文件和表格文件，以正式和定稿电子文件为重点；其次，将相机所摄图片整理为图像文件；此外，借助视频设备和计算机软件将会议或重要活动视频整理归为影像文件；最后，借助多媒体技术生成多媒体文件；上述的各类文件归档需借助各种多媒体设备来呈现，由档案员负责整理、归纳、上交、标识和集中拷贝至永久载体。要求所有文件应一式三份，留一份做查阅检索，一份封存入档，一份异地保存，保证规范化流程。（2）纸质档案的数字化管理：其一，将纸质档案翻拍为数字图像，包括彩色和黑白两种；其二，将拆散的档案经扫描仪扫描为黑白数字图像，后再装订。纸质档案的数字化可以帮助高效管理档案，确保信息的充分利用和高效利用。

3.2 强化安全防范

为强化医院档案的信息化管理，首先应该提高档案人员的安全风险意识，定期接受风险教育，定时更新防病毒软件；医院应具备实时的档案信息监控系统，避免系统崩溃或受外界恶意篡改；出现安全事件时，档案人员应积极汇报上级信息部分，并配合上级领导的指示。

3.3 提高档案管理者的专业素养

为提升档案工作者的专业知识素养，院方应定期对档案人员开展培训；培训要求档案人员熟悉了解信息化管理工作内容，掌握信息化管理工作本领，丰富信息管理、计算机技术和网络安全等相关专业知识储备，并提高对信息化管理的重视、保持高度工作责任心，与时俱进。

综上所述，医院档案信息化顺应时代趋势，管理工作者应明确掌握医院档案信息化管理的特征，了解医院档案信息化管理的现状，并落实医院档案信化管理重点。

参考文献

[1]胡桂周，许统亮，刘瑾.探讨实现医院档案信息化建设的意义与作用[J].广东档案，201124（1）：17-18.

[2]生国栋，丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程，2014（6）：194-194.

[3]郭金菊.医院人事档案信息化管理探讨与实践[J].中医药管理杂志，2013，21（1）：58-59.

[4]刘英霞，贾丽娜.探讨医院档案信息化的管理[J].中国病案，2012，13（2）：68-69.

作者简介

孙玮（1988-），女，山东烟台，本科，档案，助理馆员，滨州医学院烟台附属医院。