从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理

秦文光

面对全球信息化的浪潮以及建设步伐迅速的加快，各大高等院校对人才的需求和利用也日益扩大，人员的流动也不断增加，档案方面的材料在数量和种类上也逐步增多。目前，实现档案信息化的管理，已经成为各大高校人事档案管理工作的一个主要趋势和途径。在今后，人事档案信息化的管理是必将成为时代发展的需要，也是高校人事档案工作的主流，更是高校人事档案管理改革的方向。

回顾以往，人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工作对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。人事档案真实地记载和反映了干部的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。但随着我国政治、经济体制改革的不断深入，以及社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。人事档案工作面临了不少新的挑战，“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多。在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。同时，学校人事档案也出现了许多新情况，新问题。例如：人事档案内容的失真；人事档案材料不全；人事档案管理体制不够全面；人事档案利用范围狭窄等等。

因此，传统的人事档案制度必将走向终结。新的、科学的人事档案制度必将被采纳。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事代理业務，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。所以，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。那么，作为一个正在飞速发展的高等院校而言，人事档案的管理更是需要理性化、规范化、信息化的有效管理。

以往的人事档案管理工作中可能会存在一些问题，比如说：1、档案管理的不够规范；2、对档案的重视程度不够；3、管理力量较薄弱，管理水平不高，管理手段较落后；4、档案室硬件环境设施不齐全；5、档案管理人员专业素质不高；6、信息收集方面可能也存在一些问题等等。所以实现统一规范的管理制度是十分重要的，这样既可以节约人力、物力，也可以让管理工作做到真正的统一规范、有秩序、有质量、有保障、有水平的高效率管理。那么要适应新时期信息化管理的同时，还要解决并完善这些不足或是说解决可以影响到人事档案管理发展的那些因素，笔者认为可通过以下几点来完善我们的当代人事档案管理工作：

首先，要完善人事档案管理制度。人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全的管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。一定遵循《人事档案保管与保密制度》，《人事档案材料鉴别归档制度》，《人事档案材料收集制度》，《人事档案转递制度》《人事档案查（借）阅制度》等五个基本规章制度。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化、信息化的轨道。

其次，要调动档案管理人员工作的积极性。档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

再次，要不断提高档案管理人员的素质，人事档案管理的好坏在很大程度上取决于档案工作管理人员。不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。要加强自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案管理工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

最后，也是重点，一定要采用信息化管理手段。信息化管理手段是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机、档案库存的管理。在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

所以，信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。在网络技术和社会经济不断发展的今天，人事档案的管理应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，不断的解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源，争取早日实现较完整意义上的人事档案管理工作信息化、现代化和资源共享，使人事档案工作更好地服务于社会，从而推进人事档案工作的全面、顺利发展。总之，只有与时俱进，才能提高档案管理的的利用价值，人事档案管理制度的改革、现代信息化档案的建立必将使人事档案焕发出新的生机与活力；必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解；必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献

[1]傅华 《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期

[2]吴建美 《高校人事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》2006年第6期