企业档案信息化建设的实践与思考研究

吴尚芸

摘 要：信息化建设作为企业信息化不可或缺的一部分，企业档案信息化建设对提高企业档案管理效率并且探索企业档案的潜在价值具有重要意义。 但是，如今企业档案信息化建设还没有完善起来仍然存在各种各样的问题，这将要求企业的各层领导及管理人员对档案信息化建设进行深入探究，完善企业文件信息的管理系统加快档案信息化建设的进程并且实现企业的最大利益，本篇文章先概括如今企业档案信息化建设的现状再通过现状分析如今面临的问题并且提出可行性的建议促进信息化的建设。

关键词：企业档案；信息化建设；思考研究

随着经济的高速发展和科技的进步，企业的各级管理信息以及人员信息为了方便统一管理，共同纳入企业的信息化系统。档案信息化建设和档案信息化，现已成为档案事业发展的必然选择。现如今企业为了提高市场竞争力，就需要不断提高自己的信息管理水平的工作。 企业档案信息化建设是企业实现信息化发展的重要途径，也是提高企业整体管理效率的重要内容，所以企业档案信息化的建设对企业应对快速发展的信息社会已是必然选择，逐渐档案信息化将会成为现代企业发展的必要趋势。

1 企业档案信息化建设的现状

目前，企业的管理部门能够利用现有的硬件设施和软件设施来收集和组织企业的业务文件，并提供给各部门下一次使用的机会，信息可以方便灵活的使用， 一些公司也可以大幅度推进信息管理资源整合，集中统一分析企业各种档案信息资源，大大提高记录管理工作的水平。企业信息化的建设少不了数字化建设的各方面人才，由于还有一些传统的企业档案信息化建设更多的是手工操作，运算的能力较为缓慢，已经严重影响了企业的高速运转，落后于其他的现在新兴的档案信息化建设的企业，不利于传统企业的发展。并且企业档案信息化人才也较为缺少，导致如今档案信息化建设发展进度较慢。

2 企业档案信息化建设存在的问题

2.1 企业没有意识到档案信息的重要性

许多企业对档案信息的安全性不够了解以及文件信息的预防措施还不够，也没有实现文件信息得规范管理，对档案信息管理的缺乏关注和信息安全意识缺乏风险意识，严重地依赖单一的一层防御系统，但随着时代的快速发展，这一套防御系统便很快就会过时，已经不适应如今的档案信息化建设，信息化的防御系统的更新速度太慢，日积月累不重视的话会引起档案信息的泄露被不法分子利用带来严重的后果。

2.2 企业管理系统的不够完善以及人才技术缺少

随着越来越多的员工实现档案信息化，以前的档案信息化系统已经不适应现在的发展，为了改变这一现状，上级从国外购进先进的信息化管理系统，完全忽视了公司真正所需要的信息化系统，导致信息化管理系统与企业不符，或者引进的信息化管理系统太过于高端以至于公司的员工不会使用，缺少真正的信息化建设的人才，又或许是只有信息化建设的人才但却没有信息化建设的系统，人才和技术的缺失严重影响到信息化建设的进程。

2.3 企业档案信息化管理发展不平衡

在不发达的地区，一些中小企业不重视档案信息化的建设，甚至有些企业都已经废除了档案信息化部门，没有认识到它的重要性，导致档案系统信息化的发展受到了严重的阻碍，使档案信息化的建设变得可有可无。虽然我国已经对有关的档案信息化建设有了明确的规定，但我国的档案信息化建设还是比着发达国家较为落后，其中的一些规定不易实施，也无法真正下达到中小企业，在大企业已经发展的很好的时候小企业还没有意识到档案信息化建设的重要性，导致信息化建设发展很不平衡。

3 实现企业档案信息化建设的建议

3.1 建立一套完善的可实施的档案信息化建设系统

在原有档案信息化建设的系统上将一些难以实施的规定都删除或加以改正，升级档案信息化管理系统，使大企业和中小企业都可以统一适用，对各种档案资源信息先分类管理再进行统一管理，要充分实现各个环节的信息化管理，根据各种企业的特点，在一些不同的地方要有明确的规定，避免大中小企业信息化建设造成冲突，经过实施升级后的档案信息化系统，最终实现档案系统信息化、电子化和数字化的充分结合，提高企业的经营效益，促进企业的可持续发展。

3.2 培养信息化建设的技术人才

电子信息化的发展使企业信息化建设对企业的影响意义重大，由于人才和技术的缺少使我国的信息化建设的进程落后，所以我们应该有一批能够开拓创新并且拥有先进的技术高素质人才，应该成立专门的信息化建设的队伍，鼓励有兴趣人都参与这个队伍中，提高面试的门槛，只面向一些高学历和高素质的人员，然后经过层层选拔，经过考核，优胜劣汰，最终选出一批优秀的信息化建设人才为我国的信息化建设做贡献，在上岗前一定要进行严格的培训，认真对待，不能徇私舞弊，不适合的就要淘汰，只留下一些真正的人才。

3.3 加强企业员工的整体素质

企业的档案信息化建设不仅仅只是高级上层人员的责任，而是企业的每个员工都有责任与义务贡献出自己的一份力量来促进档案信息化的建设，所以要提高员工的素质，定期召开员工大会，向他们普及档案信息化建设，也可以使他们也出谋划策，让他们正確认识到这也是属于自己的一份责任，将企业的利益当作是自己的利益，与企业的档案信息化建设结合，通过员工与上司之间的配合促进企业的长远发展。

4 结语

企业档案信息化建设是不仅是企业信息化建设的重要组成部分，也是国家信息化建设不可或缺的一部分，社会的高速发展使企业慢慢走向电子化、自动化、信息化的道路，为了提高企业的档案管理水平，档案信息换的建设实践必不可少，对目前的档案信息化的不足进行分析找到对策并且实施，逐渐完善档案信息化的建设，引领它走向正确的发展道理，抓住机遇应对挑战，开辟一个真正的档案信息化时代。

参考文献

[1]景雪.档案信息化现状、存在的问题及建设要点与科技论坛.2009年03期

[2]冯刚.关于我国档案信息化标准体系框架的思考研究.2009年10期

[3]李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策.2011年05期