我国科技计划项目档案信息化建设现状分析与发展思考

近一段时间以来，我国重大科技成果佳讯频传，C919大型客机试飞成功、蛟龙号载人潜水器下潜7000米海洋最深处、我国实现全球首次成功试开采可燃冰、-----还有我国的高铁技术走出国门服务全球高铁建设。这些激动人心科技成果的取得，应当归功于我国本世纪初开始实施的科技计划项目战略。

科技计划项目是以科学技术发展规划纲要为指导，以提高科技创新能力、解决经济与社会发展中的关键共性科技问题为重点，由国家科技计划安排，在一定期限内进行的科学技术研究开发项目。科技计划项目的承担单位或个人在该项目的立项、研究、评估、验收、审计、成果推广应用等全过程中形成的，应该归档保存的各种类型及载体的原始记录就是科技计划项目档案。

1 福建省科技计划项目档案信息化建设的发展概况

1.1 我省科技计划项目档案现状

我省从2003年开始通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理科技计划项目，不仅有纸质材料，而且在科技计划项目管理系统中形成了电子文件材料。据统计，“十二五”期间（2011—2015年）我省共实施各类省级科技计划项目6934项，安排经费20.37亿元。目前福建省科技档案馆共接收管理通过验收（或鉴定）的各类省级科技计划项目档案16436项（包括获得省科学技术奖的科技计划项目）。

推进科技计划项目档案信息化建设首先要明确何为“档案信息化”？按照国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》：以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。完善科技计划项目档案双套制管理，实现科技计划项目档案信息化建设，已成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的课题。

1.2 对科技计划项目档案信息化建设的理论研究

可以说，档案信息化是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。对于科技计划项目档案这一专业门类的档案信息化要如何开展？我省科技管理人员、科技档案工作者从上个世纪九十年年代初开始就不断进行课题研究与探索。主要有《科研档案利用效果调查与开发利用服务方式的研究》（1992年）、《科研档案多媒体管理系统》（2005年）、《福建省档案信息资源发展战略研究》（2006年）、《福建省科研档案信息网络共享研究》（2008年）、《福建省科技计划项目电子文件归档管理研究》（2013年）等。

其中《科研档案多媒体管理系统》研究课题获得了2005年福建省科学技术奖三等奖和国家档案局优秀成果奖三等奖。2013年开展的《福建省科技计划项目电子文件归档管理研究》课题研究针对福建省科技厅信息化建设项目（一期）中科技计划项目管理信息系统、科技奖励管理系统的改进，解决福建省科技计划项目管理信息系统、科技奖励管理系统与科技厅档案管理系统实现顺利对接，通过系统端口完成科技计划项目电子文档的及时有效传输管理问题进行了系统研究。

1.3 对科技计划项目档案信息化建设的实践

福建省科技计划项目档案信息化建设实践应该从1989年开始，到现在二十多年的时间里，大致经历了四个发展阶段：

第一阶段：1989年—2001年，福建省科技档案馆成立，与省计算中心等单位合作，最早是运用WORD文档、EXCLE表格等简单的文字处理系统开始管理科研项目档案目录，实现包括档案卷内目录、案卷目录、档案报表的生成与打印。

第二阶段：2001年—2004年，福建省科技档案馆与省档案馆技术处联合进行课题研究，研制出科研档案多媒体管理系统。首次对我省科技计划项目档案信息化建设从理论研究到具体实践进行了尝试，并进行了试运行。

第三阶段：2004年—2015年，使用科易档案管理系统进行科技计划项目档案管理，并按照国家对档案信息化规范要求逐步开展科技计划项目档案信息化工作。科易档案信息管理系统可以实现全部档案目录数据的规范化管理文件和查询利用等常规档案管理功能。但该系统为C/S结构（客户/服务器模式），无法与福建省科技计划项目管理系统和科技奖励管理系统实现电子文档的接收、传输功能。

第四阶段：2015年至今。在福建省科技厅信息化建设总体规划中开始了福建省科技厅档案管理系统的重新研发及试使用。福建省科技厅信息化建设项目（二期）包含了办公自动化系统、科技计划项目管理信息系统、科技创新平台及机构管理系统、科技纪检监察信息管理系统、科技厅档案管理系统的升级改造或重新研发。档案管理系统是重新设计研发的新系统，新系统基于更高水平的研发，完成后将不再使用现有的科易档案管理系统，新系统与科易系统相比，增加了电子文档保存格式自动转换、元数据自动采集、电子文件封装、跨库查询检索以及全文检索等功能。目前该系统已进入试使用阶段。

为了全面了解福建省科技计划项目档案信息化建设管理系统使用状况，2013年6月省科技档案馆进行相关问卷调查，调查问卷显示，全省情况大致可以分为三种：第一种是自主研发档案管理系统或购买相关软件系统，开展项目档案电子文件归档的单位，这些单位都是大型科研院所和省属企业；第二种是购置了档案管理软件，实现科技计划项目档案的目录级管理的单位，大多数省级科研院所、科技型企业以及各设区市科技局属于这种情况；第三种只有纸质档案，没有相关的档案管理软件的单位。当然这是四年前的调查情况，现在的情况应该会更好些了。

2 国家与部分省市科技计划项目档案信息化建设情况

2.1 国家科技部注重加快建立科技计划项目国家科技报告制度而对科技计划项目档案信息化建设未引起足够重视

2002年科技部启动科技计划项目网络管理工作，开始建设科技计划项目管理系统。科技计划项目管理系统建立起来了，但科技计划项目档案信息化建设制度并未随之建立。由于科技部没有科技计划项目档案专门管理部门，并未开展档案信息化工作。究其原因可能是以建立科技报告制度取代科技计划项目档案信息化建设。实行科技报告制度与科技计划项目档案信息化建设的最终目的都是为了加快科技计划项目成果信息利用和共享。国家層面可能混肴了科技计划项目档案信息化建设与科技报告制度建设，认为科技报告制度的建立就是科技计划项目档案的信息化建设。

由于科技部没有设置科技计划项目档案管理部门，也没有出台相应的科技计划项目电子档案管理的规范要求，所以全国部分省市科技档案部门都从自身管理实际出发，参考国家电子档案的相关法律法规，从2002年左右就开始陆续进行科技计划项目电子档案管理理论研究与实践探索。其中以北京市、天津市、辽宁省、福建省等省市尤为重视，通过课题引领，规范管理，以研究成果带动实践，科技计划项目档案信息化建设取得一定的成效。

2.2 北京市等省市科技计划项目档案信息化建设情况

北京市科委着力于项目档案管理创新的政策设计和配套条件建设。在制度建设上，2008制定印发了《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》，对项目档案的形成、积累、整理、归档、评估作了严格细致的规定。在资源建设上，2002年与北京邮电大学信息安全中心合作，投资340余万元构建北京市数字科技档案馆。管理系统分为收集、检索、管理、统计、操作演示等模块，实现了电子文件归档系统自动鉴定、自动整编、电子签章等功能。

辽宁省科技档案馆开展了《多媒体科技档案计算机网络管理系统研究》、《科技创新与档案信息资源开发利用系统》等课题研究，于2003年与沈阳格瑞特软件有限公司合作完成《科技档案资源平台（数字档案馆）及区域网络服务系统》建设，采用B/S与C/S相结合架构模式。管理系统实现了档案信息采集、整理、检索、保管、利用、统计等网络化管理，解决了内部和外部档案采集的困难，为馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供了支撑平台。

天津市科技档案馆完成了《天津市科研档案目录管理系统的设计与开发运用》、《天津市科研档案信息服务平台建设》等课题研究。天津市科技档案管理系统于2002年开始启用，2007年升级改造，系统采用批量导入的方式，从天津市科委的项目申报系统数据库中提取所需的档案著录数据存入移动硬盘，再批量导入到档案数据库中，并将各个项目信息自动对应到各门类档案的著录项中。并以数字化扫描加工形式建立起科技计划档案原文数据库。

3 对推进我国科技计划项目档案信息建设发展的思考

1.理顺国家与地方项目档案管理机构关系。希望在科技部、国家档案局的共同努力下，进一步健全完善或理顺科技部与各省市科技厅（科委）的项目档案管理机构之间的关系，由国家统一领导项目档案信息化建设，结束当前省市各自为战的状况。做好我国项目档案信息化建设既需要科技主管部门从上至下的统一指挥、档案业务部门的监督指导，也需要全国项目档案同行之间的工作经验交流，促进协调发展。

2.强化项目档案信息化建设意识。加强项目档案信息化意识不仅仅对项目研究人员而言，更是对科技项目的管理者和项目档案的工作者来说的。要明确做好档案工作是行政工作的一部分，是一项政治任务。习总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。项目档案要发挥作用以体现其价值所在，档案信息化建设是充分发挥项目档案作用的有效途径。

3.加强项目档案信息化基础设施建设。主要指项目档案信息网络系统和档案数字化设备，如计算机、扫描仪等，这些是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有配置先进的设施，才能充分发挥档案信息化的整体效益。当前福建省已着手建设云平台，按照要求省级项目电子档案将统一在省云平台管理中心备份保存，此外，还要研究采用移动互联等新兴信息技术的可行性，配置相应的设备仪器，满足项目档案信息化建设发展需要。

4.扎实做好项目档案信息资源建设。“巧妇难为无米之炊”。项目档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。项目档案信息资源建设主要包括馆藏项目档案数字化、项目电子文件的采集和接收以及档案目录数据库建设、数字化档案全文及专门数据库建设等。档案信息资源建设扎实与否是项目档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量项目档案信息化水平的一个重要标志。

5.不断完善项目档案应用系统建设。应用系统实际上就是要有一套行之有效、操作便捷、安全可靠的项目档案管理系统，项目档案应用系统包括项目档案收集、整理、利用、安全等方面，它关系到项目档案信息化建设的质量水平。同时应用系统不仅要满足现在需要，而且要有一定的超前性。项目档案管理系统要满足在整体信息化系统中有效运行、有效链接等功能要求。

6.与时俱进健全项目档案标准规范建设。项目档案标准规范是档案信息化的“交通规则”。无规则不成方圆。目前我国项目档案所遵循的标准规范中，除《科学技术档案案卷构成的一般要求》修订到2008年版，《科学技术档案工作条例》（1980年）和《开发利用科学技术档案信息资源暂行规定》（1988年）等都是二三十年前制订的标准规范，已不合时宜了，国家应及时修订。福建省已按照国家最新档案信息化标准重新制订省级项目档案整理办法。

7.有的放矢推进人才队伍建设。项目档案信息化建设人才保障是关键。在项目档案信息化进程中，需要两方面的人才：一是具有较高档案研究水平、实践经验、知晓一定电脑网络知识的档案人才；二是具有专业电脑网络知识、实践经验、知晓一定档案知识的技术人才。两者相辅相承，互通有无，档案人才负责档案信息化的业务规划，计算机人才负责系统研发。“专业的事还是要由专业的人来办”。毕竟档案与计算机专业是两个截然不同的领域。

8.做好项目档案信息化建设衔接工作。就是要处理好项目档案信息化前项目纸质档案的数字化、信息化工作，与项目档案信息化后项目电子档案实现有效衔接，从而保证项目档案信息化建设的完整性。要坚定不移地贯彻实施国家“存量数字化、增量电子化”战略。一方面加强档案信息化中新产生的电子档案的移交接收与管理，实现“增量电子化”。另一方面应对之前形成的项目纸质档案通过扫描数字化等方式，实现“存量数字化”。

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