浅谈档案管理的网络化及其保护

初旭

摘 要：当今世界随着科学技术的不断发展，网络信息化进程也不断加快，计算机和网络在各领域都得到了广泛的应用。档案管理作为日常管理工作的重要组成部分，面临着现代管理方法和先进网络技术综合运用的跨越式发展的挑战。档案管理工作要想紧跟时代发展的步伐，就必须充分利用网络信息管理的新技术，实现档案管理的网络化。当前，实现各领域中档案管理的网络化是各行各业所共同面对的新课题。文章探讨了档案管理网络化的意义、问题和保护措施，以期能够促进档案管理网络化的实现。

关键词：档案管理；网络化；保护

随着我国档案管理体制的不断改革，以及各行各业服务模式的进一步转变，传统的档案管理模式已经越来越不能适应当今世界计算机网络信息化的发展潮流。因此，实现新形势下档案管理模式的网络化越来越受到各领域的关注，其在加强日常档案管理工作与提高部门管理水平方面具有着非常重大的现实意义。

1 档案管理网络化的含义

所谓网络化是指通过数据传输线路将不同地理范围内分布的多台计算机进行相互连接，从而实现其网络软件之间的资源共享以及网络信息传递的系统。因此，对于档案管理的网络化而言，我们对其含义可以理解为在遵循档案管理相关原则和目标的前提下，档案业务模式最大可能地通过对计算机网络先进技术、先进手段和先进设施的有效利用，从而实现网络技术与档案业务有机结合的动态设计，其能够随着计算机网络技术的不断发展而变化。

2 档案管理网络化的重要性

1、档案管理网络化是保护档案信息的需要

档案管理的目的就是依据《档案法》等相关的法律法规，加强对档案文件信息的录著、整理、查阅与保护，为我国的社会主义现代化建设服务。由于档案管理部门存有大量的档案信息并且还要进行繁琐的调阅、还档等工作，采用档案管理网络化可以通过先进的管理系统实现对这一系列工作环节的科学管理，提高档案信息资源的有效利用率以及档案管理人员的管理效率和服务质量。

2、案管理网络化是时代发展潮流的需要

随着世界范围内计算机与网络技术的广泛应用与普及，各档案管理部门建立档案网上服务功能是顺应时代发展步伐的必要举措。档案管理机构可以通过网络化的档案管理系统，依托本单位的网站组织档案管理服务系统的数据与信息，实现电子档案信息资源的及时检索与调阅，实现档案信息资源的数字化、网络化、自动化与法制化。

3、档案管理网络化具备硬件与软件技术基础

当前，我国各大档案管理部门基本上都实现了部门领导以及管理人员一人一台计算机的配置，这样就为实现档案管理的网络化提供了硬件设备基础；此外，各机构、各部门之间也都建立了局域网，为档案信息资源的共享铺设了一条信息高速公路，为档案使用人员利用电子档案信息共享功能提供了方便，为实现档案管理的网路化提供了前提条件。

3 档案管理网络化的基本功能

档案管理网络化系统应该具备的基本功能主要有以下几个方面：一是实现档案归档方式的转变。通过此功能可以自动生成档案归档的目录，为实现档案归档的日常整理与年终整理提供方便；二是实现档案信息的浏览与保护。通过此功能可以设置档案信息目录与目录查阅卷，保证档案信息资源在处于其他部门终端机的共享状态下时，不会被任意篡改或删除；三是保证档案信息的申请查阅记录真实。通过此功能可以为各级部门各类档案文件信息的查阅设置安全包密码，在出现密码输入3 次错误后能够自动拒绝再次查阅并返回主菜单；四是保证档案信息的查阅记录可靠。通过此功能，可以实现对每时每刻档案信息查阅人员、调阅次数、归档与否等的如实录入；五是实现对档案管理的级别保护。档案信息资源的个人使用权限只能用于修改自身的管理口令，只有终端机的使用者才具有使用本部门档案信息管理的权限；六是实现对档案网络化管理系统的正常维护。譬如对档案信息资源数据的备份、下载、打印等功能的管理与维护等。

4 档案管理网络化的现状

1、档案管理网络化建设意识薄弱

由于受传统档案管理思想的束缚，当前我国很多档案管理机构的领导人员对档案管理网络化建设的意识还比较薄弱，没有充分认识到电子档案管理工作在档案管理机构中的重要地位，导致当前相当一部分档案管理网络化的基础设施简陋，也未设置专职电子档案信息资源的管理人员，造成很多档案文件资料遭到损坏甚至丢失。

2、档案管理网络化建设制度缺失

在很多档案管理机构进行档案管理网络化建设时，缺乏科学合理的档案管理网络化规章制度、实施标准和建设模式，这直接影响了电子档案信息资源的正常管理工作，导致档案管理机构档案信息资源的有效利用率低下，失去了档案文件资料本身所具有的使用价值。

3、网络化档案管理人员专业素质欠缺

目前，大部分档案管理机构中的档案管理人员都没有经过专业的档案管理培训，对运用计算机技术和网络信息技术进行电子档案信息资源管理的手段不甚不了解，导致其档案管理网络化的专业素质参差不齐，日常电子档案信息资源的管理工作处于一种被动状态，无法实现档案管理的网络化，无法达到现代化电子档案资源管理的科學化、规范化与自动化目标。

5 档案管理网络化的保护措施

1、要切实保证档案管理网络化系统的完整性

在各大档案管理机构中，各种档案信息资源都存在着一致性的逻辑关系，其在录入计算机网络管理系统以后就会成为数据库与数据库之间、数据字段与运行程序之间相互依存的逻辑关系，从而共同组成计算机档案管理网络化的数据序，其关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性。因此，档案管理网络化系统的管理人员应该熟悉档案信息数据库之间的逻辑关系，能够在使用和维护过程中出现完整性错误时及时启动检查、维护等相关程序，消除数据库所面临的各种有意或者无意的破坏与威胁。此外，在档案管理网络化系统的实际运行当中，我们可以采用诸如数据拷贝、磁盘阵列、双机热备份以及双击异地热备份等方式设计数据备份方案定期进行数据的转储，以避免出现档案信息资源的完整性错误问题。

2、要切实保证档案管理网络化系统的安全性档案管理网络化系统的安全性是保证档案信息资源安全的关键，一般包括档案管理网络运行安全与网上档案信息安全两个基本方面。所谓档案管理网络运行的安全性就是指档案管理信息资源通过网络软硬件系统的合理设计以及档案信息网络管理人员的规范操作等实现整个档案信息资源管理系统的正常运行，发挥其应有的预定功能。所谓网上档案信息安全则是指在计算机网络环境下，在利用、管理与保护网上档案信息资源的过程中保证档案信息资源的存储与传输安全。在档案管理网络系统的实际操作过程中，我们可以通过加强健全内部管理体制、防范计算机病毒新变化、加强网络电子档案范围权限管理以及完善电子档案管理系统的服务器审计制度等措施来维护电子档案信息的真实完整与安全有效。

综上所述，在当前信息化时代，档案管理的网络化将会越来越广泛地应用到人们的日常工作和生活当中，具有无限的发展空间与潜力。

参考文献

[1]李玉梅.档案管理网络化初探[J].兰台内外，2010，（2）