信息时代高职院校档案管理新途径

斯琴

摘要：在社会档案管理中，高职院校档案管理是极为重要的一部分，可以促进高职院校更好的适应社会发展脚步，是档案完整保存的必然要求，可大大促进档案有效开发。在信息时代下，高职院校做好档案管理工作的前提在于加强档案管理人员的培训力度，充分利用档案资源。

关键词：信息时代；高职院校；档案管理

在高职院校管理工作中，档案管理是极为重要的，也是高职院校人才培养情况的重要标志。所以，在信息化时代中，高职院校档案管理工作能够做好是充分发挥档案价值的极佳手段，在高职院校教学质量提升也可起到积极效果。从社会整体角度上看，档案管理工作也是极为重要的一部分。高职院校档案管理工作在社会档案管理中的作用是不可替代的，为了促使高校档案管理工作得以科学规范发展，就应当首先做好档案信息化建设工作。

一、信息化时代对高职院校档案管理工作产生的影响

在信息化时代下，高职院校档案管理工作面临更多机遇，可大大促进档案管理工作走向规范化发展道路，总的来说，高职院校档案管理实现信息化的关键在于：

1、可促进高职院校更好的跟上社会发展脚步。高职教育工作展开的关键目的在于培养出一线社会人才，在社会不断发展过程中，各个企业对人才的要求也在不断提升，为了与企业要求相符，国家也在加大相关投入力度，高职院校的建校规模也在不断拓宽。高职院校的教育规模得以大幅扩增，进而在档案信息管理上的要求越来越严。

2、是保障档案完整性的基础要求。对于高职院校来说，档案资料包含学生档案、人事管理档案、科研档案等，在学校发展过程中这些档案都是极为重要的，对于高职院校的工作开展都有极大的借鉴效用。传统的工作方式，大多数的档案材料都是采用纸质方式保存，需要占据的空间较大，纸质容易老化、丢失，采用信息化的方式进行档案管理，可大大提升档案资源保存的完整性。

3、可符合档案开发要求。在传统的档案管理模式下，基本都是将档案收集与保管作为工作重点，档案的开发与利用往往受到忽视，从前的档案资料只要归档之后，基本上很少进行再次使用，并且要查找出来具有一定难度，做到资源共享十分困难，档案资源的实际价值想要充分展现出来很不容易。特别是人事档案，这些档案对于人事的任免、考核等极为关键，如果全靠人工来查找，就非常容易出现错误，人员的工作压力也会大大提升。

二、高职院校档案管理工作容易出现的问题

近些年，大多数高职院校都在借鉴高校的档案管理经验，档案管理也逐渐往规范化方向发展，但在发展过程中依然存在诸多问题，主要问题包含以下几个方面：

1、信息化设备建设不完善。近年来科技水平发展极为迅速，诸多高职院校都引入电脑等高科技设备，但是，高职院校档案管理依然没跟上时代发展脚步，档案的整合与归纳依然采用人工法代替，由于人为因素影响，所以出现的错误率极高，对档案管理工作的发展极为不利。

2、管理人员水平参差不齐。在很多高职院校中，并不关注档案管理工作，招聘环节并无严格把控，导致档案管理人员水平参差不齐，还存在某些高职院校为了可留住人才，会让自己的子女与亲戚到院校档案部门工作，这些人员都并无接受专业培训，相关专业知识匮乏，对档案管理的实际意义完全不了解。

三、信息时代高职院校档案管理新途径

在信息时代中，诸多高职院校都渐渐改变发展观念，逐渐形成现代化管理理念，抓住时代发展的机遇，充分利用现代化信息技术来提升档案管理有效性，具体措施如下所示：

1、做好网络建设工作。在高职档案采用信息化管理过程中，进行网络建设是必要基础，也是实现信息化管理的关键步骤，所以必须要加强重视度。传统的档案管理模式，并不需要高科技设备与能力，但是信息时代就不一样，所有步骤都需要网络技术的支持。通过诸多实践表明，在信息时代下，档案管理工作也会变得更加复杂，应当借助专业的网络平台才可促使其顺利开展，该平台中主要包含硬件与软件两大方面，只要设备与软件能够配置完善，就能够保证档案管理的合理性与有效性。

2、加强档案管理人员的培训力度。高职院校档案管理人员的综合素质对档案管理工是否顺利开展有极大影响。当前，诸多高职院校的档案管理人员并非专业人员，对档案管理相关知识与技术都不够了解，并不懂得应当如何开发与管理档案，所以要提升档案管理水平具有极大难度。信息化时代下，档案管理人员必须要掌握全面的专业知识，还必须拥有良好的道德素养，所以学校应当不断加强档案管理人员的培训力度，引导他们培养信息化意识，使得他们那个掌握全面的档案管理知识，其实提升档案管理水平。

四、結语

总的来说，当前我国高职院校档案管理的主要谜底是促使高职院校充分利用档案资源，将档案管理加入到学校发展当中，促进档案管理工作与学校其他工作的协调发展。高职院校是社会人才培养的摇篮，当中有大量的教学、教育、科研等馆藏档案，能够将这些档案充分开发与利用，切实实现它们的价值，可大大促进高职院校的全面发展。

参考文献

[1] 黄梦华.浅析信息时代高职院校档案管理工作创新[J].漯河职业技术学院学报.2012（06）：121-122.

[2] 于淼.对高职院校档案管理工作几点思考[J].辽宁师专学报（社会科学版）.2010（03）：36-37.

[3] 赵俊玲.论信息时代高职院校档案的有效服务[J].人力资源管理.2015（05）：167-169.endprint