深化高职院校档案规范化管理的实践与探索

古雯雯

【摘要】文章围绕如何深化高职院校档案规范化管理的问题，结合档案实际工作，从形成档案工作网络体系，提高专兼职档案员的素质，规范档案管理制度，完善档案设施，提高档案咨询和信息开发利用率几个方面论证总结了对档案规范化管理的实践与探索。

【关键词】高职院校档案；规范化管理；制度；设施；素质

档案工作是高职院校重要的基础性工作。从2008年8月20日发布的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》到2017年2月四川省教育厅和四川省档案局印发的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》，这些文件都强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是一项高校不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。

绵阳职业技术学院简称绵职院，是经四川省人民政府批准、中华人民共和国教育部核准备案的全日制国家示范性高等职业院校。2001年，经四川省人民政府批准，由原四川建筑材料工业学校、绵阳机电工业学校、绵阳工业学校组建成立绵阳职业技术学院。作为一所合并组建的高职院校，绵职院档案管理曾经面临了相当多的问题和困难，后来在学院领导的大力支持和关怀下，学院在深化高职院校档案规范化管理的实践与探索上做了相当多的工作，取得了显著的成效。

一、加强管理，形成档案工作网络体系

近年来，绵职院认真贯彻执行《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高校档案管理办法》《四川省档案工作规范化管理办法》《四川省高等学校档案管理办法实施细则》《四川省重大建设项目档案管理办法》等档案法规文件，按照上级主管部门和绵阳市档案局的指示精神，把档案管理规范化工作放在关系学院大局利益和长远发展的地位，把加强档案管理规范化工作作为促进学院工作全面发展的一个重要方面来抓，紧密结合学院工作实际，推动了档案规范化管理工作的顺利开展；建立了以院长任档案领导小组组长，以档案机构为核心，各部门、院系、课题组、项目组等专兼职档案人员为基础的高职院校档案工作体系，并不断提高专兼职档案员的素质。目前学院已建立了由24人组成的专兼职档案员队伍，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。期间虽然学院领导班子分工几经变更，但学院都进行了相应的调整，进一步加强了组织领导，理顺了关系。

二、强化队伍建设，不断提高专兼职档案员的素质

高职院校必须要重视档案的完整、准确、系统，专兼职档案员要把好材料起草关、文件收集关、鉴定验收关。为此，高职院校应建立档案人员岗位责任制度，在全院范围内开展档案法律、法规、规章学习与宣传。例如绵职院组织学院，组织专兼职档案人员学习、贯彻档案法律、法规、规章及高校有关档案工作的规定、办法和标准规范。檔案人员履行职责应明确清楚。同时，高职院校应在日常工作中对兼职档案员进行业务辅导、培训和指导，比如对兼职档案员在立卷的基本程序和方法等方面予以重点指导，提高专兼职档案员的工作能力和业务素质。

三、规范档案管理制度

（一）建立健全档案工作各项规章制度

绵职院制定了《档案归档制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定和销毁制度》《文件归档管理制度》等规章制度，同时实现制度上墙，使档案从形成到销毁形成了一整套的制度，工作起来有章可循，有法可依。同时，高职院校应根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》以及本省的《高等学校档案管理办法》实施细则起草发布本学院自己的档案归档范围和保管期限表，从源头上加强学院档案的收集工作，促进学院重要档案资料全面完整收集，给学院档案室的分类整理工作提供指导标准。

（二）建立健全档案工作各项报表的编写

高职院校档案室还应在此基础上进一步建立健全档案工作各项报表的编写，主要包括案卷移交目录案卷、案卷备考表、学生档案查档（借档）审批表、教职工人事档案查档（借档）审批表、保密档案借阅审批表、保密档案查阅审批表、档案去向查询申请样本、学生档案移交表、档案材料接收登记表、档案查询委托书样本等，努力做到健全制度，规范管理。

四、日益完善档案设施

高职院校领导应重视档案工作的设施建设，加大对档案工作的经费投入。同时，高职院校档案室应积极主动争取资金，为档案室购买开展档案规范化工作所需的硬件设施，如绵职院就购买了彩色复合影印一体机、移动硬盘、U盘、内置光盘刻录机、可刻录光盘、防磁柜、温湿度测试仪、档案杀虫消毒灭菌设备、照相机、摄像机、空调机、除湿机、加湿机、温湿度调控系统、视频监控系统、网络档案管理软件系统、学院档案室网站等软硬件设施，构建规范化、现代化的档案室硬件框架。在基础设施配备到位后，高职院校档案室应以“数字化档案室”建设为目标，利用标准的档案管理软件，按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求，完整、准确地将档案信息录入到计算机中保存并提供计算机查询，具体来说就是将纸质档案进行扫描数字化，使其成为光盘、磁盘存储的信息，建立起一套档案数据库，并可以在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询利用服务。

五、加强服务工作，提高档案咨询和信息开发利用率

高职院校应主动提供档案信息服务，主动开展形式多样的服务：可以采取分发目录、电话调卷、网络查询等多种服务形式；还可以建立以计算机查询为主体的档案检索体系，使提供和利用档案迅速、准确。同时，高职院校的档案人员必须要熟悉所管范围内的档案及相关业务，做到调卷迅速、准确。在档案借阅过程中应有完备的档案借阅手续，如有借阅登记并且登记手续齐全。高职院校应对档案利用效果进行反馈，做好详细记录，并选编利用效果好的实例。与此同时，高职院校还应该开展多种形式的档案宣传，如开展校史展览，建设档案网站，在校园内布置档案宣传展板等。高职院校档案的信息开发利用还包括通用性编研成果，如编写组织沿革、大事记、全宗介绍，汇编、汇总有关文件、制度、基础数据等资料。另外，开展深层次编研成果也非常重要，如编研科技或科研成果简介，编研会议概要或档案信息简报，编研年鉴或史志，编研利用档案撰写的著作或论文，开展校史研究或出版档案史料等。

【参考文献】

[1]中华人民共和国教育部，国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2008.

[2]四川省档案局.四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准[EB/OL].https：//wenku.baidu.com/view/f599bb05e87101f69e3195db.html，2005.