信息化时代林业调查规划档案管理及措施分析

2017-08-31肖玲娟

花卉 2017年16期

关键词：林业规划档案管理

肖玲娟

（湖南省临湘市林业局湖南临湘 414300）

信息化时代林业调查规划档案管理及措施分析

肖玲娟

（湖南省临湘市林业局湖南临湘 414300）

基于信息化背景，对林业调查规划档案信息化管理，做了简单的论述，同时提出了应对措施。通过构建数据库，为林木生成电子身份证，收集林木各类信息，包括树种与胸径等，为林业调查规划，提供完整的档案信息。利用信息化手段，提高林业调查规划档案管理的科学化与精细化水平，支撑档案管理工作。

信息化；林业调查规划；档案管理；管理措施

现阶段，信息技术快速发展，被广泛的应用于各领域，发挥着积极的作用。在信息化背景下，林业调查规划档案管理工作模式有了新的变化，形成以信息技术为依托的管理模式。运用信息技术，使得档案管理工作更加规范，提高了档案信息的利用率，提升林业调查规划档案管理的信息化水平。

1 林业调查规划档案管理的重要性

林业调查规划档案管理工作，主要包括设备档案与文书档案等的管理。林业调查规划档案资料，其主要来源于林业调查规划工作相关资料，通过及时存储林业资料，收集林业方面的知识与内容，为后期工作，提供大量的数据信息。林业调查规划档案数据信息，主要包括森林资源调查与林业开发规划等，以图片或者文字等形式，实现资料信息存储。

2 林业调查规划档案管理引入信息化手段的必要性

2.1 提升林业规划水平

林业调查规划档案信息化管理，能够形成完备的信息记录，生成大量的电子档案。档案信息的应用，对提升林场管理的规范化程度，有着积极的帮助。基于此，档案信息化管理的实现，有着必要性。因为传统的档案信息载体是纸质，在档案记录与查阅等方面，有着不便之处，影响着管理效率，不利于林场规划管理。而利用信息技术能够解决此难题。

2.2 满足林业调查规划档案管理需求

在信息化背景下，林业规划和信息化管理相互融合，已经成为大势所趋。以大型林场为例，其下属林场数量较多，林场面积大，采取传统的档案管理方式，难以满足管理需求，而信息化档案管理在数据管理方面，有着独特的优势，能够满足档案管理的需求。

2.3 提高档案信息利用的水平

林业调查规划档案管理工作中，利用信息技术，从数据信息收集与整理等全过程入手，为档案信息利用，提供了极大的便利。林业规划管理工作的开展，涉及到林木与动植物等的全面控制，利用信息技术，能够实现档案信息实时调用，同时能够获取相关的林木资源信息，为林业规划工作，奠定坚实的基础，发挥着积极的作用。

3 信息技术在林业调查规划档案管理中的应用对策

3.1 构建林木信息数据库

林业调查规划档案管理工作的开展，信息收集是基础工作，也是重要内容。随着林木资源不断增加，加之林业规划对档案信息的需求越来越高，构建林木资源数据库，有着必要性。湖南某林业管理部门开展古木档案制作工作，采取构建数据库的方式，实行统一的电子编号，将古树木以及古树群等信息，纳入到电子档案进行管理。这需要档案管理人员做好普查数据整理与分析工作，将全部信息录入到电脑中，信息使用者需要登录账号，验证自己的身份，只需要输入编号，通过统一编号与GPS定位，便能够获取全部的信息，包括林木年龄与大小等，比如输入编号43018103，可以获得古树群信息，包括林分平均高度与平均胸径等。建立树木电子档案，为树木办理电子身份证，将树种与直径等信息，进行归类与整理，配上图像，实现电子化信息管理。利用信息化手段，能够提高林木资源保护的水平与效率。总体来说，以数据库的形式，生成档案信息，需要做好前期林业调查与数据录入等工作，加强档案信息管理，为林业规划工作的开展，提供坚实的保障。数据库的应用，能够实现档案资料在线下载与传播，提高档案管理工作效率。

3.2 加强档案数字化建设

对于林业调查规划部门来说，引入信息化技术，已经成为档案管理工作与其它管理工作发展的必然，因此需要加强档案数字化建设。利用先进的计算机与网络通信技术等，作为林业数字化系统的载体，实现林业调查以及规划档案信息资源的共享。这需要加大建设投入力度，建成信息化管理体系，同时还需要构建信息宽带网络，集成数据与图像等资源，以形成功能强大的数字化管理系统，如图1所示。应用信息技术，开展林业调查规划档案管理，能够提升档案利用服务的智能化与信息化水平，实现远程服务以及资源共享，提高档案资料利用的时效性，实现档案资料利用最大化。除此之外，以电子文件的形式，来管理档案信息，能够提升信息的安全性，避免资料丢失，这需要在后期管理工作中，做好数据库运维管理，及时备案档案信息，以保证档案信息的安全性。

图1 林业信息化管理架构

3.3 创新档案服务方式

在信息化背景下，开展林业调查与规划档案管理工作，采用先进的技术，创新档案服务形式，对提升档案资源利用率，有着积极的作用。档案管理部门人员在创新档案服务方面，可通过在网页上设置专题栏目，为档案利用者，提供便利的平台，通过电子邮件的形式，实现和档案室的通讯以及交流。若要保障档案服务的质量，需要做好档案资料的备份管理工作，以确保信息技术在档案管理工作中作用的发挥。通过数据备份管理，能够确保档案信息的安全性，若计算机系统被病毒侵害或者人为破坏等，极易造成数据信息丢失，给林业调查规划管理部门甚至是国家，造成极大的损失。基于此，需要档案管理部门要高度重视信息备份管理工作，采取多种备份形式，包括刻盘或者U盘等方式，以确保系统发生安全问题时，能够快速恢复数据，保护档案成果。