论当前环境下事业单位人事档案管理

李佑蓓

【摘要】本文主要从当前事业单位人事档案管理的现状、存在问题以及当前环境下事业单位提高人事档案管理效率的策略等方面出发，对事业单位人事档案管理问题进行了探讨，旨在为事业单位进行科学的档案管理提供一定的借鉴意义。

【关键词】当前环境；事业单位；人事档案；管理

所谓人事档案管理，是指对人事档案所进行的从收集、整理到保存再到被利用的整个过程。人事档案是对人才在个人经历以及专业素质方面的重要体现之一，对事业单位的人才选拔工作起着重要的参考作用。而在当前环境下，事业单位人事档案管理工作呈现出诸多缺陷，与事业单位的长远发展要求存在背离，因此事业单位必须对这一问题加以重视。

一、管理现状

（一）管理方式。信息化和人工管理互相结合是目前我国事业单位人事档案管理最基本的方式，而且以人工管理为主，计算机为辅助，完全智能化或完全人工管理的情况基本不存在。虽然很多事业单位在档案管理时都配备计算机，但部分单位只是为了配合上级的要求，其实在实际人事档案管理过程中的使用并不是很多。

（二）档案的利用。利用主体和利用率是事业单位人事档案管理的两个主要要素。在利用主体方面，对于事业单位来说，服务应该是人事档案管理的最主要目的，而非管理。而且基于管理原则下的人事档案利用主体应该是多样化的。但目前事业单位人事档案业务都是管理员负责，例如事业单位其他部门的人员想要查阅档案时，都是檔案管理人员在操作；在利用率方面，基本是在进行福利分配、评职称等业务时才会查阅人员的人事档案，人事档案的利用率较低。

二、管理存在的缺陷

（一）管理认知存在误区。在事业单位中，与其他事务相比，人事档案管理在无形中被“边缘化”，并没有处在业务的核心位置。其无论是在业绩的取得方面，还是对单位的贡献方面，都不是非常突出。只有在特殊时期，才会显示出其重要性，因此很容易被忽略。部分人事档案管理人员认为档案管理无非就是简单的抄写、保存以及为查询提供服务，并没有多大难度和意义，对人事档案管理存在误区，重要性意识有待加强。

（二）管理工作整体上存在问题。一方面，档案管理环境有待加强。部分事业单位所设置的人事档案管理环境比较简单，不仅将档案管理之所与日常工作开展的环境“融为一体”，没有专门的档案管理环境，而且在防火、防潮等方面的措施也有待加强。由于人事基本上为纸质档案，因此一旦发生意外情况，极有可能会影响到档案的使用；另一方面，档案管理人员的综合素养与管理工作不匹配。部分档案管理人员并不是对口专业上岗，也没有经过专门的档案管理方面的培训，因此在档案的收集、整理以及归档等方面都不是很熟练，而且在科学性方面也达不到相应的标准。

（三）计算机的利用率不高。计算机的利用率不高是事业单位人事档案管理存在的重要问题之一。很多事业单位在进行人事档案管理时还是以传统的人工管理为主。部分单位虽然使用了计算机，但只是简单地对个人信息进行录入，使用范围较为狭窄，并没有将其大规模、大范围地与人事档案管理相结合，计算机在人事档案管理中的作用受到限制。

三、有效保障人事档案管理效率的渠道

（一）改变管理意识，重视管理工作。改变管理意识，重视管理工作可从两个层面进行。一是事业单位的领导人员。只有事业单位领导人员对人事档案管理加以重视，以正确的态度对待档案管理工作，才能促使下属不断提高对档案管理重要性的认识。事业单位领导层应加强学习，对档案管理的重要性以及对本单位发展的作用进行了解，并不断对下属人员进行普及。二是事业单位的档案管理人员。档案管理人员要与时俱进，从个人和单位的长远发展角度出发，不断更新自身的观念。

（二）不断提高事业单位人事档案管理的水平和手段。一方面，对管理环境进行改善。事业单位应该在重视档案管理的基础上，不断对本单位的人事档案管理环境进行改善，例如开辟专门的空间作为档案室，并对档案室的硬件设置和软件设施进行强化；另一方面，加强管理人员综合素质和水平。事业单位可对人事档案管理人员进行定期培训和学习教育，形式可包括座谈会、观看优秀管理视频以及进行档案管理的专门学习培训等。

（三）提高事业单位人事档案管理的智能化和信息化水平。要提高事业单位人事档案管理的水平和效率，就必须以计算机技术为基础，不断提高管理的智能化和信息化。具体来说，事业单位要将档案管理和计算机技术相结合，使用先进的档案管理软件，不断强化计算机的管理功能，实现建档、归档、收集档案信息、查阅以及保存等一体化，让档案管理工作更加高效。

四、结束语

在我国事业单位改革不断深化的大环境下，人事档案管理也处在新的市场形势之中。由于社会治理以及事业单位内部的管理内容以及要求都发生了相应变化，因此人事档案管理在内容和形式上较之以往也都有了很大不同。这就要求事业单位与时俱进，在新板块中对人事档案管理的内容进行升级，并将其与最新技术相结合，实现人事档案管理的科学化。

【参考文献】

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